Polityka flotowa. Tajemnice regulaminu flotowego

17/12/2018

Niezbędnik flotowca

Regulamin flotowy to jeden z kluczowych elementów polityki flotowej każdej firmy prowadzącej car fleet management. Niezależnie od tego, czy flota składa się z kilku, czy kilkuset pojazdów, dobrze skonstruowany regulamin pozwoli na uniknięcie wielu nadużyć.

Polityka flotowa – co to jest?

Profesjonalnie prowadzony  fleet management zakłada stosowanie się do polityki flotowej . Czym zatem jest polityka flotowa? To nic innego jak zbiór wszystkich zasad związanych z użytkowaniem pojazdów służbowych. Regulamin kierowcy firmowego zapewnia przejrzystość zasad korzystania z samochodów służbowych oraz jasno wyznacza obowiązki i odpowiedzialność konkretnych stanowisk w firmie. 

Dobrze skonstruowana polityka, chroni zatem nie tylko pracodawcę, ale również pracowników.

Regulamin kierowcy firmowego – od czego zacząć

Rzecz najważniejsza, jednak często pomijana – każdy kierowca korzystający z pojazdów firmowych musi być zobowiązany do przeczytania i podpisania regulaminu flotowego. Przy czym pamiętaj drogi Fleet Managerze, że każdy kierowca odnosi się zarówno do przedstawiciela handlowego jak również do managera, kierownika etc. Każda osoba pracująca na stanowisku do którego podlega pojazd służbowy, powinna mieć tę samą świadomość obowiązków, związanych z korzystaniem z samochodów firmowych.

Wygląd ma znaczenie

Nie oceniaj książki po okładce – o ile powiedzenie to ma zastosowanie w wielu dziedzinach życia, o tyle w kwestii estetyki samochodu służbowego – nie ma mowy, żeby się sprawdziło.

Dlaczego? Spieszę z odpowiedzią.

Wyobraź sobie handlowca wysiadającego z brudnego samochodu, z którego po otwarciu drzwi wypadają puste butelki po napoju i zawiniątka niewiadomego pochodzenia – robi wrażenie, jednak nie takie, na którym zależy firmie. Dlatego bardzo ważne jest określenie w regulaminie kierowcy zasad mycia  i dbania o prezencję samochodu.

Budżet flotowy powinien uwzględnić minimum  jedną lub dwie wizyty w myjni samochodowej w miesiącu.  Jak wiadomo, auto firmowe stanowi wizerunek przedsiębiorstwa, szczególnie jeśli jest obrandowany. Warto uwzględnić w zapisach sposób rozliczania za myjnię oraz jej rodzaj czy zakres korzystania.

Warto również wprowadzić zapis o zakazie palenia wyrobów tytoniowych oraz spożywania posiłków w aucie. Jeśli nie przekonuje Cię aspekt wizerunkowy, wiedz, że palenie papierosów czy podjadanie podczas jazdy rozprasza uwagę kierowcy, co często staje się przyczyną wypadków samochodowych. Pamiętaj, bezpieczeństwo Twoich kierowców jest najważniejsze!

Dbanie o auto firmowe jak o swoje własne

Dobrze prowadzony car fleet management powinien nie tylko ułatwiać zarządzanie flotą pojazdów, ale również użytkowanie aut przez kierowców. Dlatego regulamin flotowy powinien uwzględniać informacje regulujące terminy przeglądów, wymiany opon i tankowania paliwa. Dobrze, jeśli Fleet Manager informuje pracowników o nadchodzących terminach wizyt auta u mechanika. Nawiasem mówiąc, może mu w tym pomóc nasz system ;) 

Samochód służbowy do celów prywatnych?

Bardzo ważne, jeśli nie najważniejsze, jest określenie zasad wykorzystania pojazdu służbowego do celów prywatnych. Czy kierowcy mogą korzystać z auta po godzinach pracy? Jeśli tak to w jakim zakresie? Czy mogą jechać autem służbowym na wakacje, czy mogą poruszać się tylko po wyznaczonym terenie? Kto ponosi koszty paliwa, napraw i innych?

Jeśli chcesz udostępnić swoim pracownikom auto służbowe do celów prywatnych, pamiętaj, że musisz posiadać oddzielną zgodę każdego pracownika na monitorowanie samochodu firmowego w czasie poza pracą.

Zwykle kierowca nie może udostępniać samochodu służbowego osobom trzecim, z wyjątkiem sytuacji, gdy w grę wchodzi ratowanie ludzkiego zdrowia lub życia. Zakres udostępniania auta np. członkom rodziny to dobra wola przedsiębiorstwa, co również powinno znaleźć swoje miejsce w  regulaminie flotowym.

Podwójny gaz niedozwolony

Nie wspominam już o tym, że regulamin kierowcy powinien uwzględniać zapis o odpowiedzialnej jeździe zgodnej z przepisami prawa o ruchu drogowym oraz trzeźwości za kółkiem .

O takich przypadkach żadna firma nie chce głośno mówić, jednak znane są sytuacje zwolnienia dyscyplinarnego z powodu przyłapania kierowcy jadącego na podwójnym gazie”.

To bardzo ważny i złożony punkt regulaminu kierowcy firmowego, dlatego warto poświęcić na niego więcej czasu.

Regulamin flotowy = regulamin premiowania kierowców

To, że styl jazdy ma wpływ na koszty paliwa, wiesz od dawna. Dodatkowymi plusami ekonomicznej jazdy są bezpieczeństwo kierowców i mniejsza szkodowość auta. Jak zatem zachęcić kierowców do prawidłowego zachowania za kółkiem? Grywalizacją!

System NaviExpert Telematics oprócz monitoringu gps floty oferuje możliwość zorganizowania konkursu wśród kierowców. Możesz badać styl jazdy, płynność lub jazdę zgodną z ograniczeniami. Aby motywacja nie miała końca, pamiętaj o atrakcyjnych nagrodach! Mogą to być firmowe gadżety, ale polecam pójść o krok dalej i przyjąć inny tok myślenia. Dobrą propozycją, często niewymagającą nakładów finansowych może być:

– zasada pierwokupu dla pracownika użytkującego samochód w momencie wymiany samochodów służbowych na nowe,

– prawo do korzystania z parkingu, gdzie zazwyczaj jest limit miejsc,

– szkolenia z zakresu bezpiecznej jazdy,

– pokrycie kosztów paliwa podczas dalszego prywatnego wyjazdu,

– większy zakres wykorzystania samochodu do celów prywatnych,

– prawo do ponadstandardowego doposażenia pojazdu.

Regulamin flotowy w firmie wzór

Powyżej przedstawione punkty regulaminu flotowego to oczywiście nie wszystko. Dokument ten powinien być bardziej rozszerzony i obejmować swoimi zapiskami m.in.:

– cele polityki flotowej,

– kwestie formalne,

– zasady przekazania i przejęcia samochodu przez pracownika,

– zasady eksploatacji, obsługi oraz dbałość o bezpieczeństwo i stan techniczny pojazdu,

– proces postępowania w razie kolizji lub wypadku drogowego,

– zasady pozbawienia pracownika prawa do korzystania z samochodu służbowego,

– zasady wymiany samochodu służbowego,

– zasady wykorzystania monitoringu gps aut i telemetrii,

– system motywacyjny,

– politykę szkoleniową.

Jak widzisz, regulamin flotowy pomoże zadbać o interesy Twojej firmy oraz będzie wsparciem dla samych kierowców.

Masz więcej pytań na temat fleet managementu? Zapraszamy do kontaktu!