Optymalizacja kosztów floty – gdzie ucieka budżet i jak ograniczyć wydatki w 90 dni?

Koszty leasingu, paliwa, serwisu czy ubezpieczenia są dobrze widoczne na fakturach. Znacznie trudniej policzyć wydatki powstające pomiędzy tymi pozycjami: dodatkowe przebiegi, pracę silnika podczas postoju, różnice w spalaniu między pojazdami, sposób jazdy kierowców czy czas poświęcany na ręczne zestawianie danych z kilku źródeł.

Przy większej flocie nawet niewielka różnica w koszcie kilometra zaczyna mieć znaczenie. Jeżeli 50 pojazdów przejeżdża łącznie 200 tys. km miesięcznie, wzrost kosztu o 10 groszy na kilometr oznacza 20 tys. zł w skali miesiąca. Optymalizacja kosztów floty powinna więc zaczynać się od ustalenia punktu odniesienia i sprawdzenia, które elementy rzeczywiście odpowiadają za odchylenia. Horyzont 90 dni pozwala zebrać dane bazowe, wskazać powtarzalne źródła kosztów, wprowadzić działania i porównać pierwszy pełny okres po zmianach z sytuacją wyjściową.

Gdzie flota generuje koszty, których nie widać w miesięcznych zestawieniach?

Jednym z pierwszych obszarów wymagających analizy jest paliwo. Sama faktura pokazuje, ile firma wydała, ale nie wyjaśnia, dlaczego podobne samochody generują różne koszty. Potrzebne są informacje o przebiegu, trasach, tankowaniach, czasie pracy silnika oraz sposobie użytkowania pojazdu. W odpowiednio wyposażonych samochodach dodatkowym źródłem informacji może być magistrala CAN. Zakres dostępnych parametrów zależy od pojazdu i zastosowanego urządzenia, ale może obejmować m.in. przebieg, poziom paliwa, spalanie, obroty silnika czy użycie pedału przyspieszenia.

Kontrola paliwa GPS obejmuje więc szerszy proces niż sam odczyt poziomu paliwa. Historia lokalizacji dostarcza informacji o trasach i przebiegach, dane z pojazdu opisują jego eksploatację, a karty paliwowe dokumentują transakcje. NaviExpert Telematics umożliwia import danych z kart paliwowych i przypisywanie kosztów do konkretnych samochodów. Tankowania można dzięki temu analizować razem z przebiegiem i historią wykorzystania pojazdu. Mechanizm importu został szerzej opisany w materiale o kartach paliwowych w systemie NaviExpert Telematics.

Kolejnym obszarem jest styl jazdy. Powtarzające się gwałtowne przyspieszenia, hamowania czy jazda na wysokich obrotach mogą zwiększać zużycie paliwa i wpływać na eksploatację. Dane pozwalają porównywać kierowców lub grupy pojazdów i wskazywać miejsca wymagające dalszej analizy. Ecodriving w firmie można wtedy oprzeć na rzeczywistych parametrach jazdy, zamiast na jednej wartości przyjętej dla wszystkich samochodów. Więcej o zależności między telematyką a wydatkami paliwowymi znajduje się w materiale jak monitoring GPS floty pomaga obniżać koszty paliwa.

Do kosztów dochodzi idling, czyli praca silnika podczas postoju. Samochód nie zwiększa wtedy przebiegu, ale nadal zużywa paliwo. Podobny efekt powodują dodatkowe kilometry. Jeżeli każdy z 50 pojazdów wykonuje miesięcznie 100 km przebiegu niezwiązanego z zadaniami służbowymi, łącznie daje to 5000 km wpływających na koszt paliwa, przebieg serwisowy, zużycie opon i pozostałych elementów eksploatacyjnych. Dane o trasach, postojach i geostrefach pomagają ustalić, czy jest to pojedyncze zdarzenie, czy powtarzalny element sposobu wykorzystania floty.

CAN, serwis i flota mieszana – kolejne miejsca, w których powstają koszty

Bieżący przebieg pojazdu pomaga zarządzać terminami obsługi technicznej, a dostępne dane diagnostyczne mogą wskazywać problemy wymagające sprawdzenia. Połączenie tych informacji z historią napraw pozwala analizować koszty serwisowe w szerszym kontekście. Jeżeli dana grupa samochodów charakteryzuje się określonym sposobem eksploatacji i jednocześnie częściej wymaga wymiany konkretnych elementów, można sprawdzić, czy występuje powtarzalna zależność. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset pojazdach takie odchylenia zaczynają mieć wymierny wpływ na budżet. Szerzej organizację procesów przy większej skali opisuje materiał jak zarządzać flotą 100+ pojazdów.

Przy zarządzaniu flotą mieszaną dochodzą procesy charakterystyczne dla LCV i HGV. Monitoring GPS, CAN, e-TOLL i tachograf realizują różne zadania, ale mogą być obsługiwane w jednym środowisku telematycznym. NaviExpert Tacho umożliwia zdalne, automatyczne pobieranie DDD z tachografu i kart kierowców oraz ustawianie harmonogramów odczytów. Automatyzowany jest etap pozyskania plików, natomiast analiza czasu pracy kierowców pozostaje osobnym procesem. Ogranicza to zależność pobierania danych od fizycznego powrotu samochodu do bazy. Więcej o tym procesie znajduje się w materiale o zdalnym pobieraniu danych DDD w rozproszonej flocie.

Przy mieszanym parku pojazdów znaczenie ma także liczba osobnych narzędzi i procesów administracyjnych. Dane o trasach, paliwie, eksploatacji oraz procesy związane z e-TOLL i DDD mogą być obsługiwane w jednym środowisku. Przy dużej skali ograniczenie ręcznego raportowania i przenoszenia danych pomiędzy systemami samo w sobie staje się jednym z obszarów możliwych do zmierzenia.

ROI z telematyki – model dla 10, 20 i 50+ pojazdów

Potencjalny efekt finansowy można oszacować na podstawie kosztów, które flota już ponosi. W poniższym modelu uwzględniono przebiegi, spalanie, modelową cenę paliwa 6,20 zł/l, dodatkowe kilometry, idling oraz czas przeznaczany na ręczną obsługę danych.

Wielkość floty	Typ pojazdów	Główne źródło oszczędności	Szacowany miesięczny efekt
10 pojazdów	Osobowe / handlowe	ograniczenie dodatkowych przebiegów + zmiana kosztu paliwa dzięki analizie stylu jazdy	ok. 1 500-3 000 zł
20 pojazdów	Mieszana: LCV + osobowe	paliwo + idling i postoje + ograniczenie ręcznej pracy administracyjnej	ok. 4 000-8 000 zł
50+ pojazdów	Mieszana z HGV	paliwo + CAN + idling + automatyzacja obsługi DDD, e-TOLL i danych flotowych	ok. 15 000-35 000 zł

Dla 10 pojazdów przyjęto 30 tys. km łącznego przebiegu miesięcznie oraz średnie spalanie 8,5 l/100 km. Oznacza to około 2550 litrów paliwa i koszt około 15,8 tys. zł miesięcznie. Różnica odpowiadająca 5-10% tego kosztu wynosi około 800-1600 zł. Ograniczenie dodatkowego przebiegu o 1000-1500 km miesięcznie, przy modelowym koszcie zmiennym 0,80 zł/km, daje kolejne 800-1200 zł. Łączny efekt wynosi około 1,5-3 tys. zł miesięcznie.

Przy 20 pojazdach przyjęto 60 tys. km miesięcznie i średnie spalanie 9,5 l/100 km. Koszt 5700 litrów paliwa wynosi około 35,3 tys. zł. Różnica odpowiadająca 5-10% kosztu paliwa to około 1,8-3,5 tys. zł. Do tego dochodzi 700-1500 zł związane z ograniczeniem idlingu i powtarzalnych postojów oraz 25-40 godzin mniej pracy administracyjnej. Przy koszcie 70 zł za godzinę daje to kolejne około 1,8-2,8 tys. zł. Łączny efekt wynosi około 4-8 tys. zł miesięcznie.

Dla 50+ pojazdów przyjęto 250 tys. km miesięcznego przebiegu i średnie spalanie mieszanej floty na poziomie 18 l/100 km. Oznacza to 45 tys. litrów paliwa o wartości około 279 tys. zł. Różnica odpowiadająca 3-8% tego kosztu wynosi około 8,4-22,3 tys. zł. Do tego dochodzi 2-4 tys. zł związane z ograniczeniem idlingu oraz 70-120 godzin mniej ręcznej pracy przy raportowaniu, obsłudze danych paliwowych, DDD i innych powtarzalnych procesach. Przy koszcie 70 zł za godzinę daje to dodatkowo około 4,9-8,4 tys. zł. Łączny efekt wynosi około 15-35 tys. zł miesięcznie.

Do wyliczenia ROI należy zestawić uzyskany efekt finansowy z kosztem rozwiązania telematycznego:

ROI = (wartość uzyskanych korzyści – koszt telematyki) / koszt telematyki × 100%

Przy miesięcznym efekcie 4000 zł i koszcie telematyki wynoszącym 1600 zł korzyść po uwzględnieniu kosztu systemu to 2400 zł, a ROI wynosi 150%.

90 dni – od pomiaru kosztów do pierwszej oceny efektów

Pierwsze 30 dni służy zbudowaniu punktu odniesienia. W tym okresie można uruchomić urządzenia, zebrać dane dotyczące przebiegów, paliwa, postojów i sposobu jazdy oraz uporządkować informacje kosztowe. Pojazdy warto podzielić na porównywalne grupy, ponieważ samochód handlowca realizujący krótkie przejazdy miejskie będzie miał inny profil kosztowy niż LCV wykonujący regularne trasy międzymiastowe.

Między 31. a 60. dniem zebrane informacje można przełożyć na konkretne działania. Przy podwyższonym spalaniu analizie podlega styl jazdy oraz czas pracy silnika podczas postoju. Przy dodatkowych przebiegach można sprawdzić sposób użytkowania samochodów, powtarzające się trasy i geostrefy. Jeżeli problemem jest czas administracyjny, można uporządkować import kosztów, raportowanie oraz procesy związane z pojazdami dostawczymi i ciężarowymi.

Dni 61-90 pozwalają zestawić pierwszy pełny okres po zmianach z bazą zebraną na początku. Ponownie można policzyć koszt kilometra, zużycie paliwa, dodatkowe przebiegi, czas postoju czy nakład pracy administracyjnej i przełożyć różnicę na wartość finansową. Horyzont 90 dni pozwala w ten sposób przejść od diagnozy kosztów do pierwszej oceny efektów wprowadzonych działań.

FAQ – optymalizacja kosztów floty