Zarządzanie flotą

Karty kierowców - narzędzie pozwalające zarządzać danymi pracowników

Każdemu kierowcy przydzielona jest karta kierowcy, w której zawarte są jego podstawowe dane osobowe. Dodatkowo, znajdują się tam informacje o przypisanym aucie, czasie i kilometrach pokonanych w dniu dzisiejszym oraz wyniku stylu jazdy z ostatnich 30 dni. Wszystkie niezbędne informacje znajdują się w jednym miejscu, co z kolei pozwala na sprawny monitoring floty.

zobacz także „Karta kierowcy” 0:59

Karty pojazdów

Analogicznie do kierowców, pojazdy również posiadają swoją kartę. Znajdują się tam wszystkie dane samochodu, które z poziomu karty możesz edytować. Oprócz tego w zakładce Zdarzenia masz możliwość dodania, edycji oraz usunięcia zbliżającego się zdarzenia jak przegląd techniczny czy wymiana opon. Koniec z zapominaniem o odnowieniu ubezpieczenia czy wizycie u mechanika.

Posiadasz w swojej flocie auta pulowe? Karta pojazdu to miejsce, w jakim zaznaczysz, które pojazdy są przypisane do konkretnych kierowców, a które wchodzą w skład samochodów pulowych. Wszystkie informacje na wyciągnięcie ręki za pomocą sprawnego monitoringu GPS!

zobacz także „Karta pojazdu” 1:08

Zarządzanie czasem pracy zgodnie z RODO

RODO – skrót dobrze znany wszystkim flotowcom - także nam. System działa zgodnie z zasadami wyznaczonymi w nowym rozporządzeniu. Możesz być pewien, że zarządzasz danymi pracowników w odpowiedni sposób. Oprócz określenia godzin pracy firmy, możesz potwierdzić uzyskanie zgód pracowników na monitoring auta służbowego w ich czasie prywatnym. Więcej o RODO we flocie samochodowej.

Koszty floty

Znalezienie skutecznego sposobu na obniżenie kosztów floty spędza sen z powiek każdego flotowca. Dlatego w zakładce Koszty floty możesz sprawdzić całkowite koszty floty, przejechane kilometry, koszty w złotówkach na kilometr oraz wpływ stylu jazdy na koszty paliwa. Po przejrzeniu tych statystyk wnioski nasuwają się same. Wiesz, który parametr wymaga optymalizacji i gdzie szukać oszczędności.

Monitoring GPS znajduje zastosowanie w wielu przedsiębiorstwach transportowych, gdzie pracodawcy zależy na wglądzie w dane dotyczące jazdy kierowcy oraz kosztów z tym związanych. Takie zarządzanie flotą pojazdów jest dużym usprawnieniem dla pracodawców, ponieważ mają możliwość szybkiego pozyskiwania informacji na temat każdej jazdy. Koszty floty to miejsce, w którym również zaimportujesz dane z karty paliwowej lub dodasz fakturę.

zobacz także „Koszty floty” 0:35

Import danych z karty paliwowej

Jeśli karty paliwowe są dla Twojej floty wybawieniem, na pewno spodoba Ci się ich import w naszym systemie. Aby wgrać wszystkie pozycje z karty paliwowej, wystarczy w zakładce Koszty floty kliknąć w jeden przycisk. Co więcej, NaviExpert Telematics skanuje zawartość pliku i przypisuje odpowiedni koszt z karty do pojazdu na podstawie numeru rejestracyjnego. Dzięki temu faktury dopasowywane są do konkretnych pojazdów wpisanych do systemu. Proste, szybkie i przyjemne!

Ewidencja kosztów na podstawie wprowadzonych faktur

Lubisz mieć porządek w finansach? Będąc w karcie pojazdu, masz możliwość dodania faktury za usługi świadczone na rzecz konkretnego pojazdu. W tym miejscu znajdują się również faktury zaimportowane z karty paliwowej. Oprócz listy znajdującej się u dołu karty pojazdu, możesz również wyeksportować raport kosztów do pliku Excel – w jednym miejscu będą znajdować się wszystkie niezbędne dane. Zarządzanie flotą pojazdów, a więc m.in. monitoring GPS i inne działania oraz procesy wchodzące w skład monitoringu floty, to duże usprawnienie dla firm, które specjalizują się w transporcie.

Kalendarz zdarzeń z notyfikacjami

Kalendarz to tak naprawdę rozbudowany organizer. W nim możesz ustawić przypomnienia o przeglądach, serwisach, ubezpieczeniach i innych, w odniesieniu do konkretnego pojazdu. Odtąd nie trzeba przeszukiwać tony dokumentów, aby znaleźć informację o dacie przeglądu. Wszystko masz w jednym miejscu. Nasz kalendarz ułatwi organizację pracy wielu przedsiębiorcom, dlatego warto skorzystać z dobrodziejstw nowoczesnych technologii. Opcja wysłania przypomnienia na adres e-mail to wygoda gwarantująca, że nie zapomnisz o żadnym ze stworzonych wydarzeń. Dodatkowo wszystkie zdarzenia przypisane do konkretnego auta, pojawią się automatycznie w jego karcie pojazdu.

zobacz także „Kalendarz” 1:03

Przyporządkowanie kierowców do działów

Chcesz wiedzieć, jaki styl jazdy prezentują poszczególne działy w Twojej firmie? Tworząc profil nowego kierowcy lub będąc w karcie już istniejącego, kliknij opcję edytuj i dodaj dział, do którego należy. Będąc na liście kierowców, za pomocą filtra możesz sprawdzić, jak się sprawy mają u konkretnych działów.

Oprócz stylu jazdy, przyporządkowanie do działów jest uwzględnione również w raporcie tras, który możesz eksportować do pliku Excel.

zobacz także „Karta kierowcy” 1:00

Raporty i eksport danych do Excela

Chcesz sprawdzić, jak w danym okresie czasu jeździli Twoi kierowcy? Wejdź w zakładkę Raporty, w której znajdziesz 4 rodzaje raportów możliwych do pobrania w pliku Excel. Dostępny jest raport stylu jazdy, kosztów, przejechanych tras oraz raport postojów. Nie zapomnij wybrać okresu: 7 lub 30 dni, maksymalnie 3 miesiące wstecz. Wygenerowane raporty pozwolą na zewnętrzne przedstawienie danych zbieranych przez system, co jest dużym ułatwieniem dla firm, szczególnie jeśli zainwestujemy w dobrej jakości monitoring GPS i zarządzaniem flotą pojazdów.

zobacz także „Raporty” 1:04