10 wartości dla flot dealerskich, czyli telematyka w dużej skali

Czy zdarza się Twoim pracownikom zapomnieć o wypełnieniu ewidencji pojazdu? Zarezerwowany pojazd testowy znajdował się w innym salonie niż był zamówiony? A może po zwrocie auto było uszkodzone, ale nikt się nie przyznaje? Takie sytuacje generują niepotrzebne koszty. W czasie kiedy rynek automotive zalicza spadki, szczególnie w dużych flotach sieci dealerskich i wypożyczalniach minimalizacja kosztów jest teraz wyjątkowo ważna. Standardowe usługi zarządzania flotą nie są w stanie zaspokoić specyficznych potrzeb ASO. Dlatego potrzebujesz rozwiązania dedykowanego flotom dealerskim i wypożyczalniom. Potrzebujesz NaviExpert Telematics. 

1. Garnitur szyty na miarę

Platforma NaviExpert Telematics korzysta z technologii, które pozwalają na płynną obsługę flot z setkami pojazdów w czasie rzeczywistym oferując przy tym dedykowane flotom dealerskim funkcjonalności, m.in. takie jak:

• automatyczna ewidencja przebiegu na cele 100% odliczania podatku VAT, 
• obsługa wielu rodzajów umów najmu i użyczeń obejmujących klientów b2b i b2c, 
• łatwe przepinanie urządzeń GPS między pojazdami, 
• obsługa aut pulowych,
• długi okres archiwizacji danych historycznych,
• integracja z istniejącymi systemami w firmie.

W przypadku gdy zachodzi potrzeba dodania lub poszerzenia zakresu indywidualnych funkcjonalności dla organizacji – z nami jest to możliwe.

2. Szczegółowa ewidencja przebiegu pojazdów

Jednym z kluczowych elementów automatyzacji zarządzania flotą w kontekście rozliczania podatku VAT jest przejrzystość eksploatacji i przebiegu pojazdów na potrzeby Urzędu Skarbowego. Szczególnie dotyczy to wykazania użycia aut w 100% na potrzeby działań firmy, czyli możliwości 100% odliczania podatku VAT od kosztów z tym związanych. Istnieje wyraźne rozgraniczenie rejestrowania godzin pracy oraz godzin tzw. prywatnych (w przypadku gdy dealer dopuszcza taki typ eksploatacji pojazdów floty). Efektem są raporty ewidencji przebiegów, które po wewnętrznej akceptacji księgowej są gotowe do przekazania do Urzędu Skarbowego. Więcej o rozliczaniu kilometrówki. 

3. Obsługa wypożyczeń krótko- i długoterminowych

Dla sieci dealerskich, czy wypożyczalni kluczowa jest obsługa w perspektywie różnej długości trwania najmu. Część floty to auta pulowe. Ich wypożyczanie to często krótkie trasy kilkugodzinne. Są to pojazdy przypisywane ad hoc do kierowcy. Do kontroli aut pulowych została stworzona dedykowana aplikacja mobilna, za pomocą, której kierowca w łatwy sposób przypisuje do siebie pojazd. Czytaj artykuł na temat aut pulowych. 

Inne trasy bazujące na użyczeniach lub umowach to krótkie trasy testowe np. potencjalnych klientów, trwające kilka godzin lub nawet kilka dni. Obsługiwane są też trasy serwisowe realizowane przez pracowników (do warsztatów, stacji diagnostycznych czy stacji paliwa). Analogicznie dla wypożyczalni są to najmy krótkoterminowe w okresach dziennych lub tygodniowych. 

W systemie także uwzględniana jest specyfika najmów długoterminowych, do których zawierana jest umowa użyczenia na okres nawet kilku lat. System NaviExpert Telematics jest przygotowany na każdy typ wypożyczenia niezależnie od czasu trwania, ale także rodzaju dokumentu i klienta (b2c lub b2b).

4. Rozbudowana administracja systemem

W dużych podmiotach, takich jak sieci dealerskie lub wypożyczalnie, floty osiągają wielkość kilkuset czy nawet kilku tysięcy pojazdów. Tak duże floty zarządzane są przez grupę osób dedykowanych do poszczególnych obszarów zarządzania flotą. Usługa NaviExpert Telematics dostarcza rozbudowany system poziomów przyznawania ról administracyjnych. Taki podział odpowiedzialności poszczególnych administratorów może dotyczyć działów w firmie lub regionów, administrację dostępami, czy wstępną weryfikacją lub ostateczne zatwierdzanie ewidencji przebiegów przed przekazaniem do Urzędu Skarbowego. Każda z tych operacji może być wykonywana przez inną osobę posiadającą dostęp do kluczowej dla niej funkcjonalności platformy.

5. Pełna kontrola nadużyć… jeśli potrzeba

Tak w przypadku flot dealerskich, jak i innych, bardziej “standardowych” flot, dużym problemem mogą być oszustwa generujące koszty dla firmy. Są to przykładowo:

• świadome wykorzystanie pojazdów do celów prywatnych,
• zawyżone koszty tankowania,
• zbyt wysokie szacunki napraw powypadkowych pojazdów, 
• przypadki kradzieży pojazdów,
• mandaty za przekroczenia drogowe wystawiane na firmę.

Duża precyzja z jaką działa system NaviExpert Telematics, gwarantuje dokładnie odwzorowanie czasu, przebiegu tras oraz liczby przejechanych kilometrów. Co za tym idzie – możliwość oceny np. ilości zatankowanego paliwa do przejechanych km i wykrycia nadużyć na podstawie raportów generowanych z systemu. Na bazie obserwacji godzin przejechanych tras flotowiec wie czy przebiegi odbyły się w godzinach prywatnych. W każdym momencie zarządzający flotą ma możliwość sprawdzenia, kto w danym czasie kierował pojazdem, aby przerzucić koszt ewentualnego mandatu na kierowcę, jeśli firma ma ustaloną taką politykę. W przypadku kradzieży i odcięcia zasilania urządzenie nadal odsyła pozycje ułatwiając odnalezienie pojazdu dzięki wewnętrznej baterii urządzenia.

Wisienką na torcie jest moduł crashdetekcji, w którym flotowiec może szczegółowo przeanalizować okoliczności wypadku, w efekcie oszacować realność wyceny szkód. Przeczytaj artykuł o crashdetekcji.

6. Bezkosztowa wymiana urządzeń w nowych pojazdach

Modułem rejestrującym trasy i inne dane pojazdu może być jedno z 3 urządzeń: NaviExpert OBD, NaviExpert Easy lub NaviExpert Secret. Różnią się one m.in. trudnością montażu. Dla podmiotów, których kierowcy pojazdów powinni mieć utrudniony dostęp do urządzenia rekomendowane jest urządzenie z ukrytym montażem do akumulatora – NaviExpert Secret lub NaviExpert Easy (obejrzyj film jak zamontować urządzenie). Z kolei tam gdzie potrzebny jest prosty montaż przez kierowcę sprawdzi się NaviExpert OBD. Przy zakończeniu umowy leasingowej lub zbyciu pojazdu takie urządzenie można fizycznie przełożyć do nowego pojazdu i przypiąć do niego w systemie. Zacznie ono rejestrować dane nowego pojazdu, a historia tras i przebiegów starego pojazdu nadal będzie dostępna w systemie. Proces ten jest bezkosztowy i może być samodzielnie realizowany przez firmę.

7. Nie tylko bezpieczeństwo na trasie

Zgodność z RODO i bezpieczeństwo danych osobowych. to w dużych organizacjach, kluczowy temat. System NaviExpert Telematics przetwarza olbrzymie ilości danych dlatego rygorystycznie spełnia aktualne wymogi prawne i zapewnia najwyższe zabezpieczenia danych osobowych. Jest dostosowany do wymogów RODO, co więcej daje flotowcowi elastyczne narzędzia wspierające zabezpieczenie danych osobowych w firmie, np. w zakresie godzin pracy floty, rozróżnienia tras prywatnych, czy decyzji dot. anonimizowania danych w czasie prywatnego użycia pojazdów. Dowiedz się więcej o RODO.

8. Pełne wsparcie przy wdrożeniach

NaviExpert Telematics z sukcesem realizuje strategię indywidualnych wdrożeń w dużych flotach. Przykładem jest ostatnie wdrożenie w jednej z największych firm dealerskich w Polsce. Proces ten obejmował precyzyjne określenie potrzeb klienta, wybranie i dopasowanie rozwiązań oraz finalne wdrożenie. W przypadku tej implementacji, dodatkowym wyzwaniem była synchronizacja z wprowadzanym równolegle systemem do cyfrowego obiegu dokumentów WorkFlow Plus. Rozwiązanie to implementowane było przez podmiot zewnętrzny – firmę SunCode Sp. z o.o. Tak skomplikowany proces wymagał od nas stałego wsparcia. Dostarczamy je w trakcie każdej implementacji umożliwiając płynne połączenie systemy NaviExpert Telematics z innymi programami w firmie.

9. Automatyzacja i digitalizacja procesów

Projekt wdrożenia systemu do zarządzania flotą wspierającego cyfrowy obieg dokumentów wymaga doskonałej organizacji i komunikacji. Ze strony NaviExpert Telematics wartości, którym hołdujemy to:

• transparentna komunikacja, 
• zrozumienie potrzeb klienta,
• terminowe dostarczanie rozwiązań. 

W trakcie wdrożenia przeprowadzamy cykliczne spotkania u dealera mające na celu doprecyzowanie wymogów i pomoc w udoskonaleniu procesów na poziomie biznesowym. Przejście z tradycyjnych mechanizmów bazujących na obiegu papierowych dokumentów na procesy zautomatyzowane i zdigitalizowane jest bowiem procesem fundamentalnie zmieniającym styl pracy organizacji.

10. Skuteczna (współ)praca w SCRUMie

Zadanie tak dużego kalibru udaje się osiągnąć dzięki usystematyzowanej współpracy zespołów, zarówno po stronie klienta, jak i w zespołach wykonawczych. W NaviExpert Telematics pracujemy na co dzień w metodologii SCRUM, która jest metodyką zwinną, idealnie sprawdzającą się w projektach IT. Całość procesu wdrożenia jest rozpisana na etapy. Docelowe rozwiązania powstają we współpracy, nie tylko z prowadzącym menedżerem po stronie dealera, ale również angażują osoby, które na co dzień będą miały bezpośrednią styczność z systemem. Daje to efekt lepszego dopasowania do wymogów firmy i rzeczywistych użytkowników systemu (działu księgowości, czy menedżerów floty). 

Zespół realizuje planowane zadania w okresach dwutygodniowych oddając do użytku ustalone funkcjonalności. W konsekwencji płynnego wdrażania w przyrostach, pierwsze efekty są szybko zauważalne.

To tylko przegląd części ważnych wartości naszego kompleksowego rozwiązania dedykowanego sieciom dealerskim i wypożyczalniom. Jeżeli jesteś zainteresowany szczegółową konsultacją jak możemy zoptymalizować dla Ciebie, nie tylko zarządzanie flotą, ale również procesy biznesowe zapraszamy do kontaktu. Po prostu porozmawiajmy :).