4 minuty czytania
Zarządzanie flotą samochodową w rozproszonym środowisku to częste wyzwanie: dane techniczne w jednym systemie, terminy przeglądów w kalendarzu ściennym, pliki Excel z przypisaniem aut do działów, a informacje o pojazdach podwykonawców w wiadomościach e-mail.
Centralna Ewidencja Pojazdów (CEP) w NaviExpert Telematics rozwiązuje ten problem, łącząc dane techniczne, ewidencyjne i finansowe wszystkich pojazdów w jednym, spójnym rejestrze. Co to oznacza w praktyce? Mniej pracy ręcznej, brak przegapionych terminów, przejrzyste rozliczenia kosztów oraz prostą obsługę, do której nie potrzebujesz wsparcia działu IT.
Czym jest Centralna Ewidencja Pojazdów?
Podstawą Centralnej Ewidencji Pojazdów jest ujednolicona karta pojazdu. Niezależnie od tego, kto tworzy wpis i kiedy go dodaje, każde auto opisane jest na podstawie stałego, przemyślanego szkieletu danych. Zestaw danych podstawowych i finansowych obejmuje:
- markę,
- model,
- numer rejestracyjny,
- VIN,
- dział,
- rok produkcji,
- przebieg,
- typ paliwa,
- spalanie deklarowane i szacunkowe,
- pojemność i moc silnika,
- formę prawną,
- strefy,
- ID biznesowe e-TOLL,
oraz dane techniczne pojazdu, takie jak:
- typ pojazdu,
- przypisane urządzenie,
- czy tachograf.
Te pola są predefiniowane i niedostępne do usunięcia, co gwarantuje porządek i spójność w całej bazie firmy.
Dopasuj ewidencję do swoich potrzeb – własne pola w kilka kliknięć
Każda firma ma swoją specyfikę i potrzebuje gromadzić unikalne informacje. W NaviExpert Telematics nie musisz prosić działu IT ani czekać na wsparcie techniczne, aby rozszerzyć kartę pojazdu o własne dane. Administrator floty może samodzielnie dodać nowe pola bezpośrednio z poziomu Ustawień.
Jak dodać własne pola do karty pojazdu?
Administrator floty rozszerza kartę pojazdu samodzielnie, z poziomu Ustawień po zalogowaniu do panelu.
Dla każdego własnego pola można wybrać nazwę oraz jeden z 8 typów danych:
- tekst,
- liczba,
- liczba całkowita,
- data,
- data i godzina,
- data ze zdarzeniem w kalendarzu,
- pole wyboru tak/nie,
- oraz MPK (miejsce powstawania kosztu — kategoria księgowa używana do przypisywania kosztów do konkretnego działu lub projektu).
Opcjonalne jest dodanie jednostki miary albo zmiana pola w listę rozwijaną z własnym słownikiem wartości..
Włączenie pola w ustawieniach od razu pokazuje je na kartach wszystkich pojazdów floty – bez konieczności konfiguracji każdego auta z osobna.
Koniec z przegapionymi terminami. Jak działają automatyczne przypomnienia – OC, przegląd, wymiana opon?
Brak ważnego przeglądu czy polisy OC generuje niepotrzebne koszty i ryzyko operacyjne. Mechanizm zdarzeń w NaviExpert Telematics pilnuje kluczowych dat za Ciebie.
Wystarczy dodać pole typu „data ze zdarzeniem w kalendarzu” i wskazać, z jakim typem zdarzenia ma być powiązane – np. „Ubezpieczenie OC”. Gdy wpiszesz konkretną datę na karcie pojazdu, system sam zakłada odpowiadające zdarzenie w module Zdarzenia, widoczne w kalendarzu w ujęciu miesięcznym i dziennym
Utworzone zdarzenie możesz dalej edytować – ustawić cykliczność, dodać przypomnienie, lokalizację czy kontakt do osoby odpowiedzialnej.
Kontrola dostępu i przejrzystość dla zespołu
Ustawienia obejmują także kto widzi poszczególne przypomnienia. Zarówno dla kierowców, jak i zarządców subflot dostępne są 3 poziomy uprawnień: niewidoczny, widoczny, widoczny z możliwością oznaczenia jako wykonane.
W efekcie termin wpisany raz na karcie pojazdu trafia automatycznie do kalendarza całej floty, zamiast żyć wyłącznie w pamięci jednej osoby albo w osobnym arkuszu.
Cały mechanizm zarządzania zdarzeniami – w tym zdarzenia oparte o przebieg pojazdu, a nie tylko datę – opisaliśmy szerzej w osobnym artykule o module Zdarzenia.
Po co firmie historia zmian przypisania pojazdu?
Częstym problemem w zarządzaniu flotą jest jednoznaczne ustalenie, do kogo i w jakim okresie pojazd był przypisany. NaviExpert Telematics automatycznie rejestruje pełną historię zmian przypisania pojazdu do jednostki (właściciela/działu), a także historię zmian numerów ewidencyjnych i rejestracyjnych. Pozwala to jednoznacznie ustalić, do kogo i w jakim okresie pojazd był przypisany. Przekłada się to na dwie kluczowe korzyści biznesowe:
- Sprawne i dokładne rozliczenia: Wiesz dokładnie, do którego działu lub projektu przypisać koszty eksploatacji danego auta w konkretnym miesiącu. Oszczędzasz czas na ręcznym odtwarzaniu faktur i przeszukiwaniu maili.
- Pewność dowodowa i bezpieczeństwo: W przypadku otrzymania mandatu, wystąpienia szkody komunikacyjnej lub sporu gwarancyjnego masz udokumentowany ślad, kto administrował i odpowiadał za pojazd w danym momencie.
Czy CEP obejmuje też pojazdy podwykonawców?
Jeśli Twoja firma korzysta z floty mieszanej – łącząc własne samochody z usługami przewoźników zewnętrznych – nie musisz prowadzić osobnych rejestrów.Ewidencja obejmuje zarówno pojazdy stanowiące własność firmy, jak i pojazdy podmiotów zewnętrznych świadczących na jej rzecz usługi transportowe. Dla firm korzystających z floty mieszanej – części własnej i części podwykonawców – oznacza to jeden rejestr niezależnie od tego, kto jest formalnym właścicielem konkretnego auta, zamiast osobnej ewidencji prowadzonej poza systemem dla każdej współpracującej firmy transportowej.
Zarezerwuj 30 minut na rozmowę
Zobacz kartę pojazdu, konfigurację własnych pól i automatyczne przypomnienia na przykładzie zbliżonym do Waszej floty.
