RODO we flocie samochodowej

11/06/2018

Niezbędnik flotowca

25 maja 2018 roku był dniem, w którym większość firm w Polsce wstrzymała oddech. Tego dnia weszło w życie Rozporządzenie dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych.

Celem rozporządzenia jest zapewnienie większego zakresu uprawnień dla osób, których dane są przetwarzane. Praca Fleet Managera to praca z ludźmi i w dużej mierze związana jest z przetwarzaniem danych osobowych, dlatego też zmiany nie ominęły branży Car Fleet Management.

Co się zmieniło?

Po 25 maja do Kodeksu pracy zostały dodane nowe przepisy.

Zgodnie z art. 222 KP przetwarzanie przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 2 (imię, nazwisko, numer PESEL) jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy dotyczą one stosunku pracy i osoba ubiegająca się o zatrudnienie lub pracownik wyrazi na to zgodę w oświadczeniu złożonym w postaci papierowej lub elektronicznej.

Co to oznacza dla zarządzania flotą samochodową? Aby móc monitorować gdzie poruszają się kierowcy w pojazdach służbowych, pracodawca musi uzyskać na to ich pisemną zgodę.

RODO w serwisie NaviExpert Telematics

NaviExpert Telematics posiada funkcję monitoringu pojazdów GPS, która jest wzbogacona o podział na trasy prywatne i służbowe. Co to oznacza dla Ciebie jako administratora danych w świetle nowych przepisów?

  • aby móc przetwarzać dane lokalizacyjne i telematyczne kierowcy w ramach jego czasu pracy musisz uzyskać na to wyraźną zgodę. Przy czym brak zgody nie może powodować negatywnych konsekwencji dla danego pracownika
  • aby móc przetwarzać dane lokalizacyjne i telematyczne kierowcy, który korzysta z samochodu służbowego w celach prywatnych, a nie w ramach obowiązującego go czasu pracy, musisz uzyskać odrębną zgodę pracownika

Na konieczność uzyskania dodatkowej zgody od kierowcy wskazuje art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Monitoring floty pojazdów – jak to robimy w NaviExpert Telematics

Dodatkowo rozporządzenie uwzględnia prawo pracownika do:

  • dostępu do swoich danych
  • edycji danych
  • usunięcia danych

W serwisie NaviExpert Telematics dodaliśmy narzędzie umożliwiające wykonanie tych operacji. Znajdziesz je w Menu -> Zarządzanie danymi pracowników.

Zarządzanie danymi pracowników

Zarządzanie danymi pracowników.

UWAGA! Zaznaczenie opcji „usuń wybrane” skutkuje trwałym usunięciem danych kierowcy. Jeżeli chcesz, aby dany kierowca był uwzględniony w raportach za poprzednie miesiące, usuń go jedynie z listy kierowców w zakładce Lista kierowców.

 

Starcie RODO kontra Fleet Manager wcale nie musi kończyć się wygraną tylko jednej strony. Ważne, aby korzystać z narzędzia, które dostosowuje się do zmieniającego się rynku i zasad na nim panujących. Takim narzędziem jest NaviExpert Telematics.