5 minuty czytania
Standardowa sytuacja: Twoi pracownicy korzystają z aut służbowych w godzinach pracy i poza nimi. Auta są podpięte pod system monitoringu, abyś mógł lepiej zarządzać flotą. Nie chcesz jednak monitorować tras pokonywanych przez swoich pracowników w ich czasie prywatnym. Sprawdź, jakie możliwości w tym zakresie daje Tobie NaviExpert Telematics.
Krok 1 – sam decydujesz, co monitorujesz
Celem naszego systemu jest zapewnienie maksimum efektywności i usprawnienie organizacji pracy. Intuicyjny panel administracyjny pozwoli Ci nie tylko pozyskiwać informacje dotyczące floty, jej kosztów i pracowników, ale umożliwi także weryfikację stylu jazdy kierowców, ewidencję przebiegu i monitoring aut. Nasz system podlega nieustannym modyfikacjom, a jedną z ważniejszych wprowadzonych zmian był moduł czasu pracy pracownika, o którym pisaliśmy tutaj.
Możliwość podziału tras na służbowe i prywatne pozostaje do dyspozycji flotowca – Twoja firma może, choć nie musi monitorować tras, które pracownik pokonuje autem służbowym poza wyznaczonymi godzinami pracy. Prywatne podróże służbowym samochodem bywają traktowane przez pracodawcę jako bonus dla pracowników, zdarzają się jednak sytuacje, w których używanie aut w czasie prywatnym jest ściśle zabronione.
Krok 2 – pracujesz z intuicyjnym interfejsem
W celu włączenia opcji monitorowania tras pokonywanych samochodem służbowym w czasie prywatnym, wystarczy w zakładce Czas pracy, w panelu administracyjnym zaznaczyć checkbox Zgody (pracowników na podgląd przejazdów w czasie prywatnym), a następnie uzupełnić godziny czasu pracy firmy. Ta zmiana wymaga oczywiście wcześniejszego uzyskania zgody od pracowników, o czym dodatkowo przypomina systemowa notka. O możliwościach monitoringu tras prywatnych pisaliśmy tutaj. Poniżej krótki tutorial.
Po zalogowaniu się do panelu rozwiń menu główne w prawym górnym rogu i przejdź do działu Czas pracy. Dział podzielony jest na kilka części:
1. Zaznacz checkbox Zgoda, jeśli jako administrator floty posiadasz zgody pracowników na monitorowanie ich przejazdów podczas korzystania z aut służbowych.
2. Określ w jakich godzinach chcesz monitorować przejazdy aut służbowych, w tym godziny pracy firmy. Jeśli nie masz zgody na wgląd do tras prywatnych swoich pracowników, wówczas trasy rozpoczęte poza godzinami trwania czasu pracy firmy będą zaliczane do tras prywatnych i nie będziesz mieć do nich wglądu. Jeśli pozostawisz godziny w ustawieniu domyślnym (00:00-24:00) wówczas cała doba będzie uznawana za czas pracy firmy i wszystkie trasy będą oznaczone jako służbowe.
3 i 4. Zadeklaruj czy soboty, niedziele oraz święta będą automatycznie uznawane za czas prywatny, niezależnie od ustalonych godzin pracy. Jeśli zaznaczysz te pola, wszystkie trasy przejechane w takie dni będą widoczne tylko jeśli masz zgodę na wgląd do tras w czasie prywatnym.
5. Zaznacz, jeśli chcesz otrzymywać alerty oraz maile w wypadku, gdy pojazd w Twojej flocie będzie się poruszać w czasie deklarowanym jako prywatny (poza godzinami pracy firmy).
6. Zaznacz gdy chcesz, aby Twoi kierowcy mieli możliwość oznaczania tras jako prywatne lub służbowe w aplikacji mobilnej. Jeśli wyznaczysz godziny pracy firmy, to w aplikacji trasy będą oznaczone zgodnie z wybranymi przez Ciebie ustawieniami, ale kierowcy będą mogli je edytować. O dokonanej przez nich edycji Ty, jako administrator, nie jesteś informowany, ale wszystkie zmiany zobaczysz w panelu po rozwinięciu szczegółów trasy (znaczek strzałki po prawej stronie kafla trasy).
- Widok tras w wypadku braku zgody na wgląd do tras prywatnych, bez przejechanych tras:
- Widok tras w wypadku posiadania zgody na wgląd do tras prywatnych:
- Widok tras w wypadku braku zgody na wgląd do tras prywatnych, z trasami przejechanymi w czasie prywatnym. Zobaczysz tylko liczbę km przejechaną w trakcie tras prywatnych, ale nie liczbę tras, styl jazdy lub dane adresowe:
Krok 3 – zmniejszasz koszty utrzymania floty
Kolejne udogodnienie w zarządzaniu flotą to wprowadzenie do NaviExpert Telematics geostref. Po zalogowaniu się do panelu administracyjnego, w odpowiedniej zakładce zaznacz na mapie wybrany obszar, podaj nazwę strefy i przyporządkuj do niej dział lub pojazd. Opcja ta pozwoli Ci nie tylko na lepszą organizację pracy i zmniejszenie kosztów utrzymania floty, ale także pomoże wykryć nadużycia i ewentualne kradzieże – każde przekroczenie geostrefy to dodatkowe powiadomienie! Co więcej, jeżeli kierowca korzysta prywatnie z samochodu a ma włączony monitoring tras prywatnych, również objęty jest ochroną.
Krok 4 – dbasz o kierowców i ich styl jazdy
Tworząc system do zarządzania flotą myśleliśmy nie tylko o pracodawcach, ale także pracownikach. Aplikacja NaviExpert Telematics (dostępna w Google Play i App Store) bada i ocenia styl jazdy kierowców, analizując m.in. płynność i bezpieczeństwo jazdy. Do dyspozycji kierowców oddajemy szereg statystyk, w tym możliwość zmiany statusu trasy z prywatnej na służbową i odwrotnie. Zapewni to ochronę pojazdu również wtedy, kiedy jest wykorzystywany w czasie prywatnym.
Ostatnia funkcja zależy jednak od uprawnień, które przydzielisz w panelu administratora. Gdy nie umożliwisz pracownikowi opcji zmiany typu trasy, wówczas przycisk nie będzie widoczny:
Krok 5 – nie martwisz się rozliczeniem z ZUS-em
Aplikacja umożliwia także prowadzenie tzw. kilometrówki, nad którą czuwa Fleet Manager. Nasz system pozwala na proste wygenerowanie raportu ewidencji przebiegów, który jest eksportowany w formie zgodnej z wymogami Urzędu Skarbowego. Więcej informacji na temat automatycznie generowanej kilometrówki dla celów VAT i PIT znajdziesz w jednym z naszych poprzednich artykułów.
Jeśli posiadasz zgody na wgląd do tras prywatnych i wyznaczyłeś godziny pracy firmy, wówczas w raporcie tras będziesz widzieć wszystkie trasy przejechane przez pojazdy, oznaczone odpowiednio jako prywatne i służbowe. Jeśli jednak takiej zgody nie posiadasz, w raporcie będą widoczne tylko trasy służbowe. Jeżeli czas pracy firmy ustawiłeś od północy do północy, wówczas wszystkie trasy będą oznaczone jako służbowe:
Monitorowanie tras prywatnych pokonywanych służbowym autem to także korzyści w postaci dokładniejszej analizy stylu jazdy i natychmiastowej pomocy w przypadku wypadku lub kradzieży.
Nasz system zarządzania flotą to elastyczne narzędzie, które pomaga w organizacji pracy zarówno pracodawcy, jak i kierowców. Ty decydujesz, czy monitorujesz pracownika tylko podczas wyznaczonych godzin pracy, czy także podczas podróży prywatnych. Poprawiaj kulturę jazdy razem z nami!
