Łatwe sposoby na zmniejszenie kosztów floty firmowej

„Where’s the money Lebowski!?” No właśnie, gdzie są pieniądze, które Twoja firma wydaje na flotę? Zapewne spore sumy unoszą się w powietrzu w postaci trującej chmury gazów… albo leżą w przydrożnym rowie w formie uszkodzonego zderzaka. Jeśli i Ty zastanawiasz się, jak zmniejszyć koszty floty w firmie – dobrze trafiłeś!

Total cost of ownership – łączne koszty użytkowania pojazdów we flocie

Jeśli zmniejszenie kosztów floty firmowej leży Ci na sercu – warto przyjrzeć się temu, co ma wpływ na budżet, którym zarządzasz. Wyjdźmy od tajemniczego skrótu TCO. To łączny wydatek na eksploatację pojazdu od pierwszego do ostatniego dnia korzystania. Na kompletny koszt użytkowania samochodu składa się wiele czynników. Jednymi z najważniejszych są:

• koszty zakupu lub leasingu pojazdu,
• koszty ubezpieczenia,
• koszty paliwa lub elektryczności,
• koszty obsługi technicznej,
• koszty części zamiennych,
• utrata wartości pojazdu pod wpływem czasu,
• koszty opłat drogowych i postojowych,
• koszty amortyzacyjne.

Przy pomocy kalkulatorów można wyliczyć TCO i wybrać odpowiedni moment na odsprzedanie pojazdu, co pozwoli na ograniczenie kosztów floty w firmie. Oczywiście w miejsce auta, którego się pozbędziemy, najczęściej wchodzi nowe, dlatego warto dogłębniej przyjrzeć się temu, co ma ogromny wpływ na składowe całkowitego kosztu utrzymania aut we flocie. Korzystając z usługi monitoringu pojazdów i stylu jazdy kierowców NaviExpert Telematics, pomożemy Ci zmniejszyć wydatki na paliwo, części zamienne i zdobyć argumenty do wynegocjowania niższej ceny ubezpieczenia.

Zarządzenie flotą pojazdów, czyli… monitoring

Czym jest monitoring pojazdów? Wielu osobom kojarzy się z systemem GPS – i słusznie! Podstawową funkcją urządzeń telematycznych korzystających z tzw. „GPSa” jest właśnie namierzanie pojazdu, czyli ustalanie jego lokalizacji. Na co w tym zakresie pozwala nasz system? 

• Monitoring liczby przejechanych kilometrów i kontrola paliwa czyli, podgląd aktualnego stanu licznika;
• Oglądanie mapy z lokalizacją pojazdów wchodzących w skład floty wraz z informacją o stanie poszczególnych pojazdów (które z nich się poruszają, a które stoją);
• Przeglądanie przejechanych tras z ostatnich 3 miesięcy
• Monitoring i zapisywanie danych o prędkości pojazdu względem obowiązujących ograniczeń prędkości;
• Wizualizowanie tras z zachowaniem kierowcy (przekroczenia dopuszczalnej prędkości, gwałtowne hamowania i przyspieszenia)
• Zautomatyzowane monitorowanie pracowników, informacje o tym, czy poruszają się w wyznaczonych miejscach (geostrefy).

Co daje monitoring pojazdów w praktyce i czy może nam pomóc w zarządzaniu zespołem pracowników korzystających z aut firmowych? Jako pierwszy zadziała aspekt psychologiczny. Wiedza kierowcy o tym, że jego auto jest monitorowane bezpośrednio wpłynie na poprawę zachowania za kierownicą i na zlikwidowanie lub skrócenie dodatkowych postojów. Większa kontrola pracowników oznacza też koniec podróży samochodem służbowym poza wyznaczonymi godzinami. Jeśli obawiasz się, że pracownicy będą odłączać urządzenia – uspokajamy: o każdorazowej próbie wypięcia lokalizatora zostaniesz poinformowany.  

Zarządzanie flotą pojazdów czy zarządzanie mobilnością pracowników?

Czas odpowiedzieć sobie na bardzo ważne pytanie, trapiące każdego, kto zarządza flotą pojazdów. Czy mój pracownik potrzebuje samochodu służbowego do pełnienia swoich obowiązków? Tego również dowiesz się dzięki usłudze monitoringu! Jeśli auto służy wyłącznie jako bonus pracowniczy, być może tańszym rozwiązaniem będzie danie pracownikowi podwyżki? A jeśli auto jest rzeczywiście potrzebne do pełnienia obowiązków, ale nie jest wykorzystywane stale, to może pora zacząć myśleć nie o zarządzaniu flotą, a zarządzaniu mobilnością pracowników? Jeśli na parkingu stoi kilka aut, samochody zajmują miejsce, generują stałe koszty, ich wartość spada, to na pewno warto rozważyć opcję redukcji części floty i wykorzystania aut w systemie pulowym. W zarządzaniu takimi autami również pomaga system NaviExpert Telematics. Alternatywą dla pracowników, którzy jeżdżą mało mogą być vouchery na usługi firm przewozowych – korporacji taksówkarskich, czy np. Uber, Bolt lub wynajem krótkoterminowy.

Nie jesteś fleet managerem? Zajmujesz inne stanowisko, ale zarządzasz pracownikami terenowymi – serwisantami lub np. przedstawicielami handlowymi? Świetnie! Nasz system jest bajecznie prosty w użytkowaniu, a dostarczy Ci wielu nowych narzędzi do optymalizacji ich pracy. Dzięki dokładnej pozycji pojazdu na mapie będziesz wiedział kogo wysłać w dane miejsce, aby zaoszczędzić na paliwie oraz czasie.

Styl jazdy i jego wpływ na portfel

Co wspólnego mają ze sobą styl jazdy i koszty floty w firmie? To proste, styl jazdy jest oceną zachowania pracownika za kierownicą. Składają się na to m.in.: dostosowanie prędkości do aktualnie panujących ograniczeń prędkości, gwałtowność przyspieszania i hamowania. W naszym teście dowiedliśmy, że wysoka ocena stylu jazdy koreluje ze sporymi oszczędnościami na paliwie. Różnica w spalaniu pomiędzy dynamiczną a ekonomiczną jazdą wyniosła  -16,8%.W NaviExpert Telematics udostępniamy wiele statystyk dotyczących kosztów prowadzenia floty. Jedną z nich jest koszt utrzymania pojazdu na każdy przejechany kilometr. Ta statystyka bazuje na informacjach o stylu jazdy, a także danych pobieranych z kart paliwowych oraz fakturach VAT. Wysoka cena utrzymania pojazdu jest pierwszym sygnałem świadczącym o nieekologicznej jeździe lub o złym stanie technicznym pojazdu. 

To jednak nie wszystko, styl jazdy ma też wpływ na stan samochodu i stopień jego zużycia. Na bazie 3 samochodów (Skoda Fabia, Seat Leon, Volkswagen Passat) wspólnie z grupą Volkswagen przeprowadziliśmy analizę częstotliwości wymiany części samochodowych w stosunku do stylu jazdy. Dzięki tym informacjom wiemy, że ekonomiczny styl jazdy pozwala zaoszczędzić aż 36% kosztów na częściach eksploatacyjnych.

Kolejnym profitem z monitoringu stylu jazdy jest możliwość negocjacji ceny ubezpieczenia. Ekonomiczny styl jazdy z zachowaniem zasad eco-drivingu to nie tylko zaoszczędzone pieniądze na paliwie i częściach eksploatacyjnych, ale też zwiększenie bezpieczeństwa na drogach i zmniejszenie szkodowości (co pośrednio też przekłada się na zmniejszenie kosztów floty w firmie). Ubezpieczyciele chętniej dają zniżki flotom, w których został wprowadzony monitoring pojazdów zapewniający analizę stylu lub ekonomiczności jazdy. Im lepszy wynik kierowców tym większe szanse na dużą zniżkę.

Monitorowanie pracowników – niekomfortowa konieczność czy zabawa z nagrodami? W celu maksymalizacji oszczędności należy wpłynąć na kierowców i zmienić ich nawyki. Bardzo ważna jest więc odpowiednia motywacja pracowników. W tym pomoże Ci moduł wykorzystujący mechanizmy grywalizacyjne. Umożliwia on organizację konkursów motywacyjnych dla kierowców. Podczas takiego konkursu – trwającego zwykle miesiąc – system analizuje styl jazdy kierowców. Pracownicy mogą obserwować nie tylko swoje wyniki, ale także to, jak wypadają w rankingu na tle innych kierowców z całej firmy lub określonego działu. Nagrodą w takim konkursie może być np. wynajęte na weekend luksusowe auto, premia, nagroda rzeczowa lub coś innego, co wpadnie do głowy organizatorowi konkursu. Możliwości jest dużo!

Drobne zmiany, które nic nie kosztują

Każdego fleet managera zżera szukanie sposobów na ograniczenie flotowych wydatków. Szczęśliwie, ogólnodostępna wiedza oraz specjalistyczne badania mogą w tym pomóc.

Jeden z darmowych i prostych do zrealizowania sposób to sprawdzenie ciśnienia w oponach. Testy Niemieckiego Stowarzyszenia Nadzoru Technicznego udowodniły, że zbyt małe ciśnienie powoduje spalanie większe o 4%. Można pomyśleć, że to niby nic, ale przy dużej flocie wydającej 50 000 zł na paliwo, uda się nam zaoszczędzić aż 2 000 zł. Lepszy stan portfela oraz środowiska, przyjemnie i pożytecznie!

Kolejnym ze sposobów na małe oszczędności jest edukacja pracowników na temat ekonomicznego stylu jazdy. Szybka i brawurowa jazda powoduje szybsze zużywanie się części oraz większe spalanie. Jeżeli jednak masz odpowiedni budżet, możesz połączyć fizyczne szkolenie przeprowadzone przez instruktorów jazdy wraz z kontrolą pracowników, a dokładniej monitorowaniem ich stylu jazdy w terenie. Obejrzyj webinar w celu uzyskania większej wiedzy na ten temat.

Bardzo dużym udogodnieniem i opcją na lepsze monitorowanie pracowników jest karta paliwowa. Umożliwia ona m.in. tańsze tankowanie, ale także daje fleet managerowi bardzo dokładny wgląd w wydatki na paliwo. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszym artykule o kartach paliwowych.

Odpowiednia konserwacja i ogólne dbanie o pojazd to nie tylko zwiększenie bezpieczeństwa i uniknięcie mandatów, ale też dobra wizytówka firmy. Wyobraź sobie, że Twój pracownik przyjeżdża do klienta w brudnym samochodzie, z obitym zderzakiem w akompaniamencie niepokojących odgłosów zużytych części. Będzie to w najlepszym wypadku wyglądać … tragicznie. Warto nie tylko kontrolować sposób wykorzystania aut firmowych przez pracowników, ale też uświadamiać ich o wszystkich zagrożeniach i kosztach płynących z zaniedbania pojazdu służbowego – od mandatów i powodowania niebezpieczeństwa na drodze po utratę wizerunku i mniejszą sprzedaż.

NaviExpert Telematics to rozbudowany system z wieloma narzędziami, które pomogą Ci zoptymalizować koszty floty w firmie. Jeżeli jesteś zainteresowany naszymi rozwiązaniami wypełnij formularz kontaktowy lub napisz e-mail na flota@naviexpert.pl.

1. Od czego zacząć optymalizację kosztów floty w firmie?

Profesjonalne zarządzanie flotą pojazdów to przede wszystkim weryfikacja wydatków. Zacznij od analizy TCO, czyli łącznych nakładów finansowych związanych z eksploatacją pojazdu. W analizie stylu jazdy i zachowań kierowców pomogą Ci profesjonalne narzędzia takie jak NaviExpert Telematics.

2. Czy monitorowanie pracowników z NaviExpert Telematics pomoże w zarządzaniu flotą?

Tak! Dzięki kontroli pracowników wykorzystujesz aspekt psychologiczny i realnie wpływasz na poprawę kultury jazdy. Monitorowanie kierowców pozwala także weryfikację realnych potrzeb – być może nie wszystkie auta z floty firmowej są wykorzystywane i narażają Twoją firmę na straty?

3. Jak styl jazdy wpływa na koszty floty w firmie?

Na podstawie przeprowadzonych testów wiemy, że dynamiczna jazda jest znacznie mniej korzystna pod względem finansowym niż ekonomiczny styl jazdy. Jeżeli kierowcy jeżdżą rozsądniej, oszczędzasz nie tylko na paliwie, ale także na kosztach wymiany części eksploatacyjnych.

4. W jaki sposób budować nawyki ekonomicznego stylu jazdy u kierowców?

Proste rozwiązania są czasami najlepsze. Obejrzyj webinar prowadzony przez nasze specjalistki: Agnieszkę Himel i Katarzynę Jurdeczkę i edukuj kierowców, wpływając na budowanie dobrych nawyków ekonomicznej jazdy. Nasz system umożliwia także wykorzystywanie mechanizmów grywalizacyjnych, które dodatkowo motywują pracowników