Monitoring floty pojazdów GPS – kompletny przewodnik: jak działa, ile kosztuje i jak wybrać system

Monitoring floty pojazdów GPS często kojarzy się przede wszystkim z mapą pokazującą aktualną pozycję samochodów. Dla osoby zarządzającej flotą lokalizacja jest jednak tylko jednym z dostępnych źródeł informacji. Znacznie więcej można wyczytać z historii przejazdów, postojów, przebiegów, sposobu wykorzystania samochodów czy danych dotyczących stylu jazdy i eksploatacji.

Dobrze dobrany system pozwala więc nie tylko odpowiedzieć na pytanie „gdzie jest samochód?”, ale również sprawdzić, jak pojazdy są wykorzystywane, gdzie powstają niepotrzebne kilometry, które auta mają długie postoje albo jak różni się sposób jazdy poszczególnych kierowców. Zakres dostępnych informacji zależy od zastosowanego urządzenia, sposobu jego połączenia z samochodem oraz możliwości systemu telematycznego. Dlatego wybór monitoringu najlepiej rozpocząć od określenia danych, których firma rzeczywiście potrzebuje.

Jak działa monitoring floty pojazdów GPS?

Podstawą monitoringu jest urządzenie znajdujące się w samochodzie. Moduł lokalizacyjny określa położenie pojazdu, a zebrane informacje są przesyłane do systemu dostępnego przez internet. Fleet manager może dzięki temu sprawdzać samochody bez konieczności bezpośredniego kontaktu z kierowcą czy oczekiwania na powrót auta do bazy.

Urządzenia mogą być instalowane na kilka sposobów. Jednym z rozwiązań są lokalizatory podłączane do gniazda diagnostycznego OBD, które można stosunkowo łatwo przenosić pomiędzy kompatybilnymi samochodami. Dostępne są również urządzenia montowane na stałe i podłączane do instalacji elektrycznej pojazdu. Sposób podłączenia ma znaczenie nie tylko dla samego montażu, ale również dla zakresu informacji, które można pozyskać.

Prosty lokalizator może dostarczać przede wszystkim danych o pozycji i przebiegu trasy. Bardziej rozbudowany system telemetrii i monitoringu GPS floty może wykorzystywać także informacje dostępne z samochodu. Nie oznacza to jednak, że każdy lokalizator automatycznie przekazuje dane o paliwie, obrotach silnika czy diagnostyce. Zakres dostępnych parametrów zależy między innymi od zastosowanego urządzenia oraz konkretnego modelu pojazdu.

Na mapie można obserwować położenie pojazdów, a historia tras obejmuje między innymi miejsce rozpoczęcia i zakończenia przejazdu, datę i godzinę oraz pokonany dystans. W zależności od dostępności danych z samochodu opis trasy może zawierać również dodatkowe parametry eksploatacyjne. Historia przejazdów jest dostępna do trzech miesięcy wstecz.

Jakie dane daje monitoring GPS i do czego można je wykorzystać?

Przy większej liczbie pojazdów samo sprawdzanie aktualnej lokalizacji szybko przestaje wystarczać. Fleet manager częściej potrzebuje odpowiedzi na pytania, dlaczego jeden samochód wykonuje więcej kilometrów, skąd biorą się długie postoje, które pojazdy są wykorzystywane najmniej albo czy różnice w kosztach mogą wynikać ze sposobu jazdy.

Odpowiedzi wymagają zestawienia danych z większej liczby przejazdów. System telematyczny może dostarczać informacji o trasach, postojach, przebiegach, sposobie wykorzystania samochodów czy zachowaniach kierowców za kierownicą. W zależności od dostępności danych można również analizować wybrane informacje dotyczące paliwa, tankowań, spalania, obrotów silnika czy błędów diagnostycznych.

Osobnym źródłem informacji jest analiza stylu jazdy kierowców. Obejmuje ona między innymi gwałtowne przyspieszenia i hamowania oraz przekroczenia prędkości. Fleet manager może analizować wyniki konkretnego kierowcy oraz całej floty, a kierowcy mają dostęp do własnych statystyk w aplikacji mobilnej. Dzięki temu dane mogą być wykorzystane jako podstawa do rozmów o sposobie jazdy, szkoleń czy systemów premiowych opartych na mierzalnych zasadach.

Przydatnym mechanizmem są również geostrefy. Zamiast stale obserwować samochody na mapie, można zdefiniować określone obszary i analizować wjazdy oraz wyjazdy pojazdów. Pozwala to sprawdzać na przykład wizyty w bazie, oddziałach firmy, punktach obsługi czy innych lokalizacjach istotnych z punktu widzenia organizacji pracy.

Przy większej flocie znaczenia nabiera także sposób przepływu informacji pomiędzy systemami. Jeżeli lokalizacja znajduje się w jednym narzędziu, dane kosztowe w drugim, a zestawienia są ręcznie łączone w arkuszach, dostęp do większej ilości danych nie musi oznaczać sprawniejszego zarządzania. W takiej sytuacji przydatna jest integracja systemu telematycznego przez API, która pozwala pobierać między innymi listę pojazdów, trasy z wybranego przedziału czasu, ostatnią lokalizację, stan licznika oraz – jeżeli informacja jest dostępna dla danego samochodu – poziom paliwa.

Ile kosztuje monitoring GPS floty?

Nie istnieje jedna cena monitoringu GPS, ponieważ pod tą nazwą mogą kryć się rozwiązania o bardzo różnym zakresie. Inny będzie koszt prostego lokalizatora służącego głównie do ustalania pozycji samochodu, a inny systemu korzystającego z dodatkowych danych pojazdu, raportów, alertów czy integracji z narzędziami używanymi przez firmę.

Koszt wdrożenia należy rozpatrywać przede wszystkim jako połączenie ceny urządzenia oraz abonamentu za dostęp do systemu i transmisję danych. W zależności od rozwiązania mogą dojść do tego koszty montażu, dodatkowych urządzeń lub czujników, integracji albo funkcji przeznaczonych dla konkretnego rodzaju floty.

Porównując oferty, dobrze jest policzyć cały koszt korzystania z systemu, a nie tylko miesięczny abonament. W kalkulacji mogą znaleźć się:

• urządzenie i jego montaż,
• miesięczny dostęp do systemu,
• transmisja danych,
• dodatkowe moduły i urządzenia,
• integracje z innymi systemami,
• przenoszenie urządzeń pomiędzy samochodami,
• warunki umowy i rozbudowy systemu o kolejne pojazdy.

Różnica kilku złotych miesięcznie za samochód będzie zauważalna przy dużej flocie, ale sama wysokość abonamentu nie mówi jeszcze, które rozwiązanie będzie tańsze w użytkowaniu. Jeżeli przygotowanie podstawowego zestawienia wymaga później ręcznego łączenia kilku źródeł danych, część kosztu przenosi się z rachunku za system na czas pracy osoby zarządzającej flotą. Z drugiej strony firma potrzebująca wyłącznie lokalizacji kilku pojazdów nie musi płacić za rozbudowaną analitykę, z której nie będzie korzystać.

Monitoring GPS pracowników – o czym musi pamiętać pracodawca?

Jeżeli samochód jest przypisany do konkretnego pracownika, dane dotyczące jego lokalizacji mogą jednocześnie pozwalać na ustalenie aktywności osoby korzystającej z pojazdu. W takiej sytuacji monitoring GPS nie jest wyłącznie rozwiązaniem technicznym służącym do zarządzania samochodami.

Kodeks pracy pozwala na stosowanie innych form monitoringu, jeżeli jest to konieczne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania powierzonych pracownikowi narzędzi pracy. Do takiego monitoringu stosuje się odpowiednio obowiązki przewidziane w przepisach dotyczących monitorowania pracowników.

Pracodawca powinien określić cel, zakres oraz sposób stosowania monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu, jeżeli nie jest objęty układem zbiorowym lub nie musi posiadać regulaminu pracy. Trzeba również poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu GPS nie później niż dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Osoba rozpoczynająca pracę powinna natomiast otrzymać odpowiednią informację na piśmie przed dopuszczeniem do wykonywania obowiązków.

Samo ustne poinformowanie pracownika o zainstalowaniu GPS nie wystarcza. Pracodawca powinien również prawidłowo określić cel, zakres i sposób stosowania monitoringu oraz dopełnić obowiązków informacyjnych wobec pracownika.

Osobnej analizy wymaga sytuacja, gdy samochód służbowy może być wykorzystywany również prywatnie. System technicznie może rejestrować przejazd także po godzinach pracy, ale możliwość zebrania danych nie oznacza automatycznie, że pracodawca może wykorzystywać je w dowolnym celu. Zasady monitoringu trzeba więc dopasować do sposobu użytkowania samochodów i zakresu niezbędnego do osiągnięcia określonego wcześniej celu.

Jak wybrać monitoring GPS dla swojej floty?

Wybór systemu najlepiej rozpocząć nie od porównania katalogów funkcji, ale od listy problemów, które mają zostać rozwiązane. Jeżeli firma chce sprawniej organizować pracę zespołów terenowych, najważniejsze mogą być lokalizacja, historia przejazdów i geostrefy. Jeżeli celem jest analiza eksploatacji floty, większe znaczenie będą miały przebiegi, styl jazdy, koszty, dane paliwowe czy możliwość zestawiania informacji z wielu pojazdów.

Kolejnym krokiem powinno być sprawdzenie zgodności systemu z posiadanymi samochodami oraz sposobu instalacji urządzeń. Jeżeli konkretne parametry mają później wpływać na decyzje fleet managera, ich dostępność trzeba potwierdzić jeszcze przed wdrożeniem, zamiast zakładać ją wyłącznie na podstawie ogólnej listy funkcji.

Znaczenie ma również sposób korzystania z danych. System może gromadzić wiele parametrów, ale niewiele z tego wynika, jeżeli znalezienie potrzebnej informacji za każdym razem wymaga eksportowania danych i budowania własnego arkusza. Przed wyborem warto dlatego sprawdzić sposób prezentacji tras i postojów, możliwości raportowania, dostępność alertów, obsługę kierowców korzystających z różnych samochodów oraz możliwość integracji z innymi rozwiązaniami używanymi w firmie.

Dobrym etapem przed pełnym wdrożeniem jest test systemu na kilku rzeczywistych pojazdach. Pozwala sprawdzić zakres otrzymywanych danych, wygodę obsługi panelu oraz to, czy raporty odpowiadają na pytania faktycznie pojawiające się podczas zarządzania flotą. System można przetestować przed podjęciem decyzji o wdrożeniu go na większą liczbę samochodów.

O wyborze powinno więc decydować przede wszystkim to, czy system dostarcza dane potrzebne do uporządkowania konkretnych procesów flotowych. Liczba funkcji sama w sobie ma mniejsze znaczenie niż możliwość szybkiego przejścia od informacji o pojeździe do decyzji dotyczącej jego wykorzystania, kosztów lub sposobu eksploatacji.