Dzięki importowi pliku z terminami dni wolnych kierowców NaviExpert Telematics automatycznie oznaczy wszystkie trasy wykonane przez tych kierowców w podanych terminach jako trasy prywatne – a nie służbowe. A wszystko po to, by flotowiec mógł polepszyć i zautomatyzować kolejny proces w zarządzaniu flotą pojazdów.

Dlaczego warto wgrywać pliki z urlopami i L4?

Manualne oznaczanie tras prywatnych i służbowych bywa czasochłonne i podatne na błędy. W NaviExpert Telematics staramy się i w tym temacie usprawnić pracę fleet managera. Już kilka lat temu dodaliśmy w ustawieniach zakładkę “Czas pracy”, w której administrator floty może zaznaczyć godziny pracy w firmie. Dzięki temu system automatycznie, na podstawie zapisanych ustawień, oznacza trasy kierowców, jako służbowe lub prywatne.

PRZECZYTAJ -> https://telematics.naviexpert.pl/blog/czas-pracy-dlaczego-uwzglednilismy-go-w-naviexpert-telematics/

Flotowiec w każdej chwili ma możliwość zmiany trasy z służbowej na prywatną i odwrotnie w panelu. Może to zrobić również sam kierowca z poziomu aplikacji. Tym razem poszliśmy o krok dalej. Dajemy możliwość wgrania pliku zbiorczego z urlopami wszystkich kierowców w postaci pliku CSV do systemu. Na tej podstawie NaviExpert Telematics w sposób automatyczny zmieni typy tras pokonanych w tych terminach ze służbowych na prywatne.

Oczywiście wiąże się z tym kilka kluczowych korzyści:

• Oszczędność czasu: Automatyczne przypisywanie statusu tras eliminuje konieczność ręcznego przeglądania i oznaczania każdej trasy, co jest szczególnie istotne przy dużych flotach.
• Dokładność: System samodzielnie przypisuje odpowiednie oznaczenia tras, minimalizując ryzyko błędów ludzkich.
• Przejrzystość ewidencji: Wszystkie trasy są oznaczone zgodnie z ustalonym harmonogramem dni wolnych oraz L4, co ułatwia późniejsze rozliczenia i analizę danych.

Jak zaimportować plik z dniami wolnymi?

Proces importu dni wolnych jest prosty, intuicyjny i składa się z kilku kroków:

1. Przejdź do sekcji Kierowcy.
2. Kliknij przycisk u góry Importuj dni wolne.
3. Załaduj plik w formacie CSV z terminami dni wolnych dla kilku kierowców. Wzór takiego pliku możesz pobrać bezpośrednio z otwartego okna do wgrywania pliku.

Plik powinien zawierać kolumny z nazwiskami kierowców, datami ich dni wolnych oraz typem urlopu. Po zaimportowaniu pliku system automatycznie oznaczy trasy w te dni jako prywatne, nadpisując wcześniejsze oznaczenia. To znaczy, że trasy w tych dniach, zarówno te już wykonane, jak i przyszłe, zostaną oznaczone jako prywatne.

Dodatkowe funkcje na karcie kierowcy

Po zaimportowaniu pliku zbiorczego można zarządzać dniami wolnymi również indywidualnie dla każdego kierowcy na karcie kierowcy. Można przeglądać, edytować, dodawać nowe dni wolne oraz pobierać istniejące terminy urlopów dla danego kierowcy. Warto pamiętać, że po usunięciu urlopu z karty kierowcy, system ustawi status tych tras zgodnie z polityką czasu pracy firmy.

Możesz również pobrać dodane terminy urlopów danego kierowcy.

Uprawnienia do nowej funkcji

Dostęp do funkcji importu dni wolnych posiada administrator floty. Subflotowcy również mogą korzystać z tego modułu, o ile zostaną im nadane odpowiednie uprawnienia. 

W razie wątpliwości, jak poprawnie przygotować i wgrać plik z urlopami, przygotowaliśmy film instruktażowy, który krok po kroku wyjaśnia ten proces.

Nowa funkcja w systemie NaviExpert Telematics to krok w stronę jeszcze większej automatyzacji i usprawnienia zarządzania flotą. Dzięki możliwości importu pliku z dniami wolnymi, menedżerowie flot mogą zaoszczędzić cenny czas, uniknąć błędów i utrzymać transparentność oraz poprawność ewidencji tras względem stanu faktycznego. 

Staramy się ciągle rozwijać nasz system, wprowadzając nowości, które realnie wpływają na efektywność i komfort zarządzania flotą. Dlatego warto być na bieżąco i korzystać z pełni możliwości, jakie oferuje NaviExpert Telematics.

A w razie dodatkowych pytań, zachęcamy do kontaktu z nami.