Likwidacja „wysp technologicznych” w logistyce. Dlaczego duża flota potrzebuje jednego, spójnego ekosystemu GPS?

W dużej flocie problemem rzadko jest brak danych. Znacznie częściej chodzi o ich rozproszenie. Lokalizacja pojazdów działa w jednym systemie, koszty paliwa są analizowane w drugim, dokumentacja znajduje się w arkuszach, a informacje o serwisach, przebiegach i umowach są przechowywane jeszcze gdzie indziej.

Każde z tych narzędzi może poprawnie realizować swoje zadanie. Jeśli jednak systemy nie wymieniają danych, pracownicy muszą ręcznie łączyć informacje, przygotowywać zestawienia i sprawdzać ich aktualność. Przy flocie liczącej ponad 100 pojazdów taki model obciąża nie tylko dział floty, ale też logistykę, księgowość, serwis i osoby odpowiedzialne za zarządzanie operacyjne.

Ukryty koszt „wysp technologicznych”, z czym mierzą się duże floty?

Wyspa technologiczna to system, baza danych lub proces działający niezależnie od pozostałych narzędzi wykorzystywanych w firmie. Może nią być osobna aplikacja do monitoringu GPS, system kart paliwowych, platforma TMS, program serwisowy albo arkusz prowadzony przez jeden dział.

Przy niewielkiej liczbie pojazdów ręczne porównywanie informacji bywa jeszcze możliwe. W rozbudowanej organizacji każdego dnia powstają dane dotyczące tras, postojów, tankowań, przebiegów, terminów, usterek i sposobu użytkowania samochodów. Im więcej pojazdów, oddziałów i osób uczestniczy w obsłudze floty, tym trudniej zachować ich spójność.

Jeśli dane nie trafiają do wspólnego środowiska, firma ponosi koszty, które nie zawsze są widoczne w budżecie flotowym:

• pracownicy poświęcają czas na przepisywanie i porównywanie informacji,
• raporty powstają z opóźnieniem,
• poszczególne działy pracują na różnych wersjach tych samych danych,
• błędy są wykrywane dopiero podczas rozliczeń,
• trudniej ustalić koszt pojazdu, kierowcy lub trasy,
• wiedza o procesach pozostaje w lokalnych arkuszach lub u pojedynczych pracowników,
• automatyzacja obejmuje tylko wybrane fragmenty pracy.

Sama liczba aplikacji nie musi być problemem. Trudności zaczynają się wtedy, gdy każda z nich działa osobno, a przepływ informacji zależy od ręcznej pracy zespołu.

Jeden ekosystem GPS zamiast pięciu aplikacji – co zyskuje dyrektor operacyjny?

Dyrektor operacyjny nie potrzebuje kolejnego panelu pokazującego położenie samochodów. Potrzebuje obrazu floty, który pozwala ocenić koszty, wykorzystanie pojazdów i odstępstwa od przyjętych zasad.

Ekosystem GPS może łączyć dane pochodzące z urządzeń telematycznych z informacjami kosztowymi, serwisowymi i organizacyjnymi. Lokalizacja, przebiegi, postoje, poziom paliwa czy styl jazdy przestają funkcjonować jako odrębne rekordy. Można zestawić je z dokumentami kosztowymi, przypisaniem pojazdów, strukturą firmy i okresami rozliczeniowymi.

NaviExpert Telematics łączy informacje z urządzeń telematycznych, takie jak poziom paliwa, wykryte tankowania i styl jazdy kierowców, z kartami paliwowymi, fakturami oraz zestawieniami transakcji. Pozwala analizować zmiany kosztów w wybranych okresach, porównywać pojazdy i ustalać koszt każdego przejechanego kilometra.

Dla dyrektora operacyjnego oznacza to mniej raportów przygotowywanych ręcznie, szybsze porównywanie oddziałów i łatwiejsze wychwytywanie odchyleń kosztowych. Organizacja staje się też mniej zależna od lokalnych arkuszy oraz wiedzy pojedynczych pracowników.

Wspólne zasady raportowania ułatwiają rozwój floty. Gdy do struktury dołączają kolejne oddziały lub grupy pojazdów, nie trzeba dla każdej z nich tworzyć osobnego sposobu zbierania i porównywania informacji. Te same reguły, zakresy danych i uprawnienia mogą obowiązywać w całej organizacji.

Centralizacja danych jako fundament Business Intelligence

Dane eksploatacyjne mówią, ile kilometrów przejechał samochód, gdzie się zatrzymywał i ile paliwa zużył. Dopiero połączenie ich z kosztami pozwala odpowiedzieć na pytania ważne z perspektywy zarządzania: który pojazd generuje największe wydatki, skąd wynika ich wzrost i jak wyniki różnią się między kierowcami, działami lub okresami.

NaviExpert Telematics pełni funkcję systemu Business Intelligence dla flot. Łączy dane eksploatacyjne i kosztowe, a następnie umożliwia ich analizę od poziomu całej floty do konkretnego pojazdu. Pozwala również sprawdzać zależności pomiędzy przebiegiem, zużyciem paliwa, naprawami, serwisem oraz stylem jazdy kierowców.

Centralizacja nie sprowadza się więc do przeniesienia informacji do jednego panelu. Jej celem jest uporządkowanie danych w taki sposób, aby można było ustalić przyczyny zmian kosztów, porównać wyniki różnych części organizacji i wskazać pojazdy wymagające dokładniejszej analizy.

Znaczenie ma także wspólny sposób liczenia wskaźników. Jeśli każdy oddział przygotowuje raporty według własnych zasad, te same pojęcia mogą oznaczać coś innego dla floty, księgowości i zarządu. Jedno środowisko pozwala oprzeć decyzje na porównywalnych danych.

Automatyzacja przepływu informacji między biurem a drogą

Przy dużej liczbie pojazdów zespół nie może ręcznie obsługiwać każdego zdarzenia. System powinien aktualizować wybrane informacje, przypominać o terminach i przekazywać sygnały do osób odpowiedzialnych za dany obszar.

NaviExpert Telematics zapewnia zdalny podgląd stanów liczników i powiadomienia o przekroczeniu limitów przebiegu. Umożliwia również prowadzenie rejestru wykorzystania aut pulowych, tworzenie ewidencji przebiegu, zarządzanie pojazdami w rozproszonej strukturze oraz obsługę kalendarza przeglądów, ubezpieczeń, serwisów i wymiany opon.

Informacja powstająca w samochodzie może zostać wykorzystana przez dział floty, księgowość lub serwis bez przepisywania jej do kolejnego arkusza. Ogranicza to liczbę telefonów, wiadomości i dokumentów uzupełnianych po zakończeniu trasy.

Automatyzacja nie zastępuje decyzji pracownika. Skraca czas między wystąpieniem zdarzenia a reakcją firmy i pozwala zespołowi skoncentrować się na sytuacjach wymagających sprawdzenia.

Otwarte API – jak połączyć telematykę z systemami TMS i ERP?

Rozbudowany system telematyczny nie musi zastępować wszystkich narzędzi działających w przedsiębiorstwie. W wielu organizacjach TMS, ERP, system księgowy czy platforma serwisowa pozostają głównymi środowiskami pracy.

Dane GPS mogą trafiać do tych systemów automatycznie przez API. NaviExpert Telematics udostępnia między innymi listę pojazdów, trasy z wybranego okresu, ostatnią lokalizację, stany liczników, poziom paliwa oraz informacje o pojazdach aktywnych danego dnia. Dostępność części danych zależy od sposobu ich odczytu i możliwości konkretnego pojazdu.

System TMS może korzystać z informacji o trasach i aktualnej pozycji samochodów, a ERP przetwarzać dane dotyczące przebiegów. Aktualne stany liczników mogą również zasilać narzędzia odpowiedzialne za serwisowanie lub rozliczenia.

Każda aplikacja nadal realizuje własne zadanie, ale nie działa w oderwaniu od pozostałych elementów infrastruktury. Pracownicy korzystają z danych w systemach, które już znają, bez ich ręcznego przenoszenia pomiędzy kolejnymi panelami.

Jak integracja działa w rozbudowanej organizacji?

W Grupie Cichy-Zasada NaviExpert Telematics został połączony z dwoma systemami zewnętrznymi i dopasowany do procesów floty dealerskiej. Integracja objęła automatyczną ewidencję przebiegu pojazdów wykorzystywaną przy rozliczeniach z Urzędem Skarbowym, zarządzanie samochodami pulowymi oraz kontrolę sposobu ich użytkowania.

Wspólne środowisko obsługuje różne rodzaje umów, w tym leasing i wynajem, a także wspiera planowanie wynajmu samochodów oraz usług serwisowych. Elektroniczny przepływ informacji pozwolił ograniczyć papierowy obieg dokumentów w procesach objętych integracją.

Jeden ekosystem nie musi więc oznaczać jednej aplikacji. Może składać się z kilku wyspecjalizowanych systemów, które wymieniają dane i wspólnie obsługują pojazdy, umowy, wynajem, serwis oraz rozliczenia.

Jak zaplanować spójny ekosystem dla floty 100+ pojazdów?

Wdrożenie telematyki w dużej flocie nie powinno rozpoczynać się od wyboru listy funkcji. Najpierw trzeba sprawdzić, jak informacje przepływają między działami, gdzie są przepisywane ręcznie i które czynności powodują najwięcej opóźnień.

Innych danych potrzebuje firma transportowa, innych sieć serwisowa, dealer samochodowy czy przedsiębiorstwo zarządzające zespołami terenowymi. Różnice dotyczą struktury uprawnień, sposobu raportowania, zakresu integracji oraz zasad użytkowania pojazdów.

Przed wdrożeniem należy ustalić:

• z jakich systemów korzystają poszczególne działy,
• które dane są ręcznie przepisywane lub porównywane,
• gdzie pojawiają się opóźnienia i niespójności,
• jakich raportów potrzebuje kadra zarządzająca,
• które czynności można zautomatyzować,
• jakie informacje powinny być wymieniane przez API,
• jak system ma rozwijać się wraz ze wzrostem floty.

Celem nie jest wdrożenie następnego panelu. Chodzi o stworzenie środowiska, w którym dane z pojazdów mogą być wykorzystywane przez flotę, logistykę, księgowość, serwis i osoby odpowiedzialne za zarządzanie operacyjne.

Przy flocie liczącej ponad 100 pojazdów punktem wyjścia powinna być analiza obecnych procesów, narzędzi i sposobu raportowania. Pozwala ona ustalić, które informacje należy połączyć, gdzie potrzebna jest integracja i jakie czynności NaviExpert Telematics może przejąć lub zautomatyzować.