Wzrost cen paliw – czyli jak dokładnie monitorować koszty floty

W ostatnich miesiącach Fleet Managerowie zostali postawieni przed nie lada wyzwaniem. Podwyżki cen paliw znacząco nadwyrężyły budżet, przez co obecnie trzeba mierzyć się ze skrupulatnym prowadzeniem wydatków flotowych. Jak wszystko zliczyć, aby nic nie umknęło? Jak zaoszczędzić na prowadzeniu floty? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule. 

Poniższa grafika pokazuje, że w stosunku do 2021 roku najbardziej poszkodowani mogą czuć się Flotowcy, którzy zarządzają pojazdami na olej napędowy. Od września 2021 do września 2022 roku cena Diesla wzrosła, aż o 36%. W przypadku benzyny mówimy o wzroście 21% (98) oraz 12% (95), a także 11% dla LPG.

Managerze floty, co z tym zrobisz? Jak zaoszczędzisz? 

W obliczu większych kosztów utrzymania floty ostatnią rzeczą, o jakiej się myśli jest inwestowanie. Prawda jest jednak taka, że inwestowanie pozwala w dłuższej perspektywie… zaoszczędzić. 

Aby zwrot z inwestycji był pewny, należy dobrze do tego podejść. Niestety nie mamy wpływu na ceny paliw, ale to na co każdy Fleet Manager ma pośredni wpływ, jest styl jazdy kierowców. Zatem jak zmotywować kierowców do ekonomicznej i bezpiecznej jazdy?

My proponujemy takie rozwiązanie:

• montaż urządzeń w samochodach służbowych
• zbieranie danych, czyli badanie obecnego stylu jazdy kierowców
• dedykowane spotkania online z instruktorem bezpiecznej i ekonomicznej jazdy
• ponowne zbieranie danych, czyli badanie postępów swojej floty
• uruchomienie konkursu na najlepszy styl jazdy
• ponowne zbieranie danych, czyli badanie postępów swojej floty

Tak wygląda nasz plan szkoleniowy, który nazwaliśmy Flota 2.0.

Rozwiązanie to przynosi znakomite efekty, dlatego, że jest dopasowane do potrzeb Twoich kierowców. 

To, że styl jazdy ma wpływ na koszty floty potwierdzają testy, w których dowodzimy, że ekonomiczny styl jazdy obniża koszty paliwa o 16,8% oraz koszty części eksploatacyjnych o 36%.

Jak zbierać dane na temat wydatków floty?

Karty paliwowe

Bardzo dobrym rozwiązaniem dla firm są karty paliwowe. Czym one są i jak działają? Jest to sposób na bezgotówkowe rozliczanie zakupów paliwa oraz innych produktów lub usług na stacjach benzynowych. Z wyglądu i działania przypominają kartę płatniczą. Rozliczenia otrzymujemy co miesiąc, najczęściej w formie arkusza kalkulacyjnego, ale zdarzają się też inne formaty. 

Teraz zajmiemy się dodawaniem tegoż arkusza do systemu NaviExpert Telematics. Pozwoli nam to na dokładne monitorowanie wszystkich płatności (na stacjach benzynowych), jakich dokonali nasi pracownicy. Po pierwsze należy przygotować plik rozliczeniowy, czyli pobrać go na komputer. Następnie zaloguj się do panelu flotowca NaviExpert Telematics. Wejdź w zakładkę “koszty floty” i wybierz opcję “import z karty paliwowej”. W wyświetlonym okienku wybieramy typ karty paliwowej i dodajemy wcześniej przygotowany plik. I to wszystko… 🙂

Resztę wykona za Ciebie nasz system, który automatycznie wczyta wszystkie dane i przypisze je do odpowiedniego pojazdu. 

Ważne! Przed dodaniem karty paliwowe do systemu, nie dokonuj żadnych zmian w arkuszu. Może to spowodować błędny kosztorys lub brak wczytania raportu do systemu.

Usługę kart paliwowych oferuje praktycznie każdy koncern paliwowy. Jednakże przed wyborem należy zapoznać się ofertami i dokonać analizy, która z kart paliwowych będzie nam najbardziej odpowiadała. 

Faktury VAT 

Żeby w pełni monitorować wydatki całej floty, będzie potrzebne coś więcej niż tylko karty paliwowe – przecież nie wszystko jesteśmy w stanie załatwić na stacji benzynowej. Do prowadzenia pełnego kosztorysu, będą potrzebne nam jeszcze informacje o kosztach ubezpieczenia, przeglądu samochodu lub jego ewentualnych napraw i wymiany części. Te i inne koszty można wprowadzić do systemu, dzięki dodaniu faktur VAT. 

Wystarczy zebrać wszystkie faktury i wprowadzić je w zakładce “koszty floty”. Następnie należy kliknąć przycisk “dodaj fakturę”. Tam wypełniamy wszystkie dane i klikamy „zapisz”. Koszty zostaną przypisane do konkretnych pojazdów.

Zakładka koszty floty – czyli wszystkie przydatne informacje w jednym miejscu 

Dla wygody Fleet Managerów powstała jeszcze jedna zakładka – koszty floty. Tam Flotowiec znajdzie wszystkie bieżące statystyki dotyczące kosztów prowadzenia floty, czyli: 

1. suma kosztów z faktur oraz kart paliwowych za miesiąc, w którym został dodany ostatni koszt.
2. suma kilometrów przejechana przez wszystkie monitorowane pojazdy we flocie w miesiącu, w którym został dodany ostatni koszt.
3. koszt jednego km przejechanego przez flotę, obliczany na podstawie kosztu całkowitego
   i przejechanych kilometrów. Jeżeli koszt rośnie to oznacza, że wzrosły wydatki poniesione na flotę.
4. styl jazdy jest jedną ze zmiennych, które wpływają na wydatki poniesione na paliwo. Zwiększając procent ekonomicznego  stylu jazdy floty, możesz ograniczyć wydatki ponoszone na paliwo.
5. rozkład kosztów na poszczególne miesiące. 
6. procentowy podział kosztów na: paliwo, eksploatację, autostrady i inne. 
7. w zależności od wybranej statystyki są to: 
   1. wydatki w zł/km ponoszone na poszczególne pojazdy we flocie (dane za pełny miesiąc poprzedzający datę ostatniego dodania kosztu),
   2. styl jazdy kierowców we flocie (dane za pełny miesiąc poprzedzający datę ostatniego dodania kosztu). Im lepszy styl jazdy, tym mniejsze wydatki na paliwo,

W obecnych czasach, kiedy liczy się każda złotówka, panel służący do kompleksowej obserwacji kosztów floty jest na wagę złota.  Jeśli potrzebujesz więcej informacji o tym, jak efektywnie zarządzać kosztami floty, skontaktuj się z nami. 

Przeczytaj również: