Jak wybrać system dla floty 100+ pojazdów?

Wdrożenie monitoringu GPS w niewielkiej flocie często sprowadza się do podstawowej lokalizacji pojazdów i możliwości sprawdzenia przebiegu tras. Sytuacja wygląda jednak inaczej w przypadku przedsiębiorstw zarządzających flotą 100 lub więcej pojazdów. Przy takiej skali narzędzie przestaje pełnić wyłącznie funkcję lokalizacyjną, a zaczyna wspierać organizację codziennej pracy floty, analizę kosztów oraz kontrolę wykorzystania pojazdów i czasu pracy kierowców.

Dla wielu firm transportowych wybór odpowiedniego rozwiązania wpływa nie tylko na możliwość śledzenia pojazdów GPS, ale również na efektywność zarządzania flotą pojazdów, planowanie tras, analizę kosztów paliwa czy integrację danych z innymi systemami wykorzystywanymi w organizacji.

Przy dużej flocie sam GPS przestaje wystarczać

W przypadku kilku lub kilkunastu pojazdów podstawowy lokalizator GPS często okazuje się wystarczający. Przy flocie liczącej 100, 200 lub więcej pojazdów potrzeby organizacyjne wyglądają już inaczej. Fleet manager musi kontrolować nie tylko lokalizację pojazdów w czasie rzeczywistym, ale również analizować dane dotyczące kosztów floty, wykorzystania pojazdów, terminowości dostaw czy efektywności tras.

Dobrze zaprojektowane oprogramowanie do zarządzania flotą powinno umożliwiać:

Dopiero połączenie tych obszarów pozwala efektywnie zarządzać flotą pojazdów przy dużej liczbie aut i kierowców. Sama lokalizacja pojazdów bardzo szybko przestaje być wystarczająca, jeśli przedsiębiorstwo chce ograniczać koszty paliwa, analizować opóźnienia czy poprawiać organizację dostaw.

Wielkość floty zmienia sposób korzystania z narzędzia

Przy dużej skali rośnie liczba danych, użytkowników i procesów operacyjnych. Platforma wykorzystywana do monitorowania floty musi więc umożliwiać szybkie filtrowanie informacji, generowanie raportów oraz analizowanie zdarzeń bez konieczności ręcznego sprawdzania każdego przejazdu.

Duże znaczenie ma również wygoda codziennej pracy. Menedżer floty korzysta z takich danych każdego dnia, dlatego liczy się nie tylko liczba funkcji, ale również szybkość działania, czytelność raportów i możliwość łatwego odnajdywania informacji dotyczących konkretnego pojazdu lub kierowcy.

Jakie funkcjonalności mają największe znaczenie?

Przy dużych flotach rozwiązanie telematyczne powinno przede wszystkim porządkować dane i ułatwiać analizowanie codziennej pracy floty. Sam monitoring GPS pojazdów najczęściej okazuje się jedynie punktem wyjścia.

Największe znaczenie mają zwykle funkcje związane z analizą danych operacyjnych:

monitorowanie pojazdów i kierowców,
analiza stylu jazdy kierowców,
raporty dotyczące kosztów paliwa i zużycia paliwa,
kontrola postojów i pracy na biegu jałowym,
geofencing, punkty POI i raporty odwiedzin,
monitorowanie wykorzystania pojazdów,
analiza opóźnień i terminowości realizacji zleceń.

Dla wielu przedsiębiorstw znaczenie mają również dane związane z czasem pracy kierowców oraz odczytem danych z tachografów. Pozwala to zestawiać informacje dotyczące tras i aktywności pojazdów z rzeczywistą organizacją pracy kierowców.

Coraz częściej analizowane są także dane dotyczące stylu jazdy kierowcy. Dotyczy to między innymi pracy na biegu jałowym, gwałtownego przyspieszania czy przekroczeń prędkości. Takie informacje pomagają szybciej wychwycić pojazdy generujące ponadprzeciętne zużycie paliwa lub nieefektywne przejazdy.

Integracja z innymi systemami staje się koniecznością

Przy dużej liczbie pojazdów monitoring floty bardzo rzadko działa jako niezależne narzędzie. Dane dotyczące GPS, paliwa, czasu pracy kierowców czy realizacji dostaw najczęściej muszą być powiązane z innymi rozwiązaniami wykorzystywanymi przez przedsiębiorstwo.

Dlatego przed wdrożeniem warto sprawdzić możliwości integracji z:

systemami TMS,
oprogramowaniem ERP,
kartami paliwowymi,
danymi z tachografu,
narzędziami do planowania tras i logistyki.

Brak integracji bardzo często prowadzi do sytuacji, w której dane są rozproszone pomiędzy wieloma środowiskami, a analiza kosztów floty wymaga ręcznego zestawiania informacji.

Monitoring GPS to nie tylko lokalizacja pojazdów

W wielu przedsiębiorstwach monitoring GPS nadal kojarzy się głównie z możliwością śledzenia pojazdów. Przy dużej flocie jego rola wygląda jednak znacznie szerzej.

Dane dotyczące lokalizacji pojazdów, tras, postojów czy stylu jazdy kierowców zaczynają wpływać bezpośrednio na:

kontrolę kosztów paliwa,
organizację pracy kierowców,
wydajność floty,
planowanie tras i dostaw,
wykorzystanie pojazdów,
analizę opóźnień.

Dla wielu firm inwestycja w monitoring GPS dla floty staje się więc elementem szerszego procesu związanego z organizacją transportu i kontrolą kosztów operacyjnych.

Wdrożenie powinno uwzględniać rozwój floty

Przy wyborze rozwiązania warto patrzeć nie tylko na obecną wielkość floty, ale również na jej rozwój w kolejnych latach.

Dotyczy to zarówno wydajności samego oprogramowania, jak i możliwości rozbudowy funkcjonalności czy dodawania kolejnych modułów związanych z monitorowaniem pojazdów, raportowaniem danych lub analizą kosztów floty.

Dla wielu przedsiębiorstw duże znaczenie ma również wsparcie po stronie dostawcy. Przy dużej flocie wdrożenie systemu monitoringu GPS często wymaga indywidualnej konfiguracji raportów oraz dopasowania sposobu działania platformy do procesów funkcjonujących w organizacji.

Dobre rozwiązanie powinno wspierać codzienną pracę floty

W przypadku dużych organizacji wybór systemu monitoringu floty GPS nie powinien sprowadzać się wyłącznie do porównania liczby funkcji. Znacznie większe znaczenie ma to, czy rozwiązanie realnie wspiera codzienną pracę osób zarządzających flotą i pozwala szybciej analizować dane operacyjne.

Coraz więcej przedsiębiorstw wdraża rozwiązania telematyczne, które łączą monitoring GPS pojazdów, raportowanie danych flotowych oraz analizę pracy kierowców w jednym środowisku. Takie podejście reprezentują systemy, jak NaviExpert Telematics, które pomagają uporządkować proces zarządzania flotą i ograniczyć czas potrzebny na analizę danych operacyjnych przy dużej liczbie pojazdów i kierowców.