Wideotelematyka a RODO. Jak legalnie wdrożyć kamery we flocie i zdobyć zaufanie kierowców?

Informacja o montażu kamer w samochodach służbowych może wywołać wśród kierowców znacznie większe emocje niż wdrożenie kolejnego modułu telematycznego. Lokalizacja GPS, analiza przebiegów czy dane o stylu jazdy są już w wielu flotach standardem. Kamera rodzi jednak dodatkowe pytania: czy pracodawca będzie obserwował kierowcę przez całą zmianę, słuchał rozmów prowadzonych w kabinie albo wracał do nagrań za każdym razem, gdy system zarejestruje gwałtowne hamowanie?

Takich obaw nie powinno się bagatelizować. Monitoring wizyjny oznacza przetwarzanie danych osobowych, a w przypadku pracowników jego stosowanie musi uwzględniać zarówno przepisy RODO, jak i regulacje Kodeksu pracy. UODO wskazuje, że pracodawca powinien potrafić wykazać cel, niezbędność i proporcjonalność monitoringu oraz ocenić, czy tego samego celu nie da się osiągnąć za pomocą mniej ingerujących środków. Odpowiednio wdrożona wideotelematyka może jednocześnie dostarczyć informacji potrzebnych do rzetelnego odtworzenia sytuacji drogowej wtedy, gdy same dane telemetryczne nie pokazują pełnego kontekstu.

Kamera może być tarczą dla kierowcy, a nie narzędziem do szukania błędów

System telematyczny może zarejestrować gwałtowne hamowanie, przyspieszenie, przekroczenie prędkości lub inne zdarzenie związane ze sposobem prowadzenia samochodu. Same dane nie zawsze wyjaśniają jednak, dlaczego doszło do konkretnego manewru. Gwałtowne hamowanie może wynikać z niepłynnej jazdy, ale równie dobrze być prawidłową reakcją na samochód wyjeżdżający z drogi podporządkowanej, pieszego wchodzącego na jezdnię albo pojazd nagle zmieniający pas.

NaviExpert Telematics łączy dane telemetryczne z materiałem wideo. Podstawowa kamera rejestruje sytuację przed pojazdem, natomiast opcjonalna druga kamera może zostać skierowana między innymi na wnętrze samochodu, przestrzeń ładunkową albo tył pojazdu. Wideotelematyka NaviExpert Telematics pozwala dzięki temu uzupełnić informacje o zdarzeniu o obraz pokazujący jego rzeczywisty przebieg i bezpośrednie otoczenie.

Ma to znaczenie zarówno dla fleet managera, jak i dla kierowcy. Przy kolizji, szkodzie parkingowej albo sporze dotyczącym sposobu prowadzenia pojazdu nie trzeba opierać się wyłącznie na punkcie zaznaczonym na mapie, godzinie zdarzenia czy relacjach uczestników. Nagranie nie rozstrzyga automatycznie odpowiedzialności, ale może dostarczyć informacji potrzebnych do właściwej oceny sytuacji. Dane o gwałtownych manewrach są przy tym jednym z elementów szerszej analizy stylu jazdy i bezpieczeństwa na drodze, dlatego pojedynczego zdarzenia nie powinno się interpretować bez uwzględnienia jego okoliczności.

Przy wdrożeniu warto właśnie w ten sposób przedstawić system pracownikom. Zamiast zaczynać od informacji o nowej możliwości kontroli, lepiej wyjaśnić, jakie zdarzenia mają być dokumentowane i dlaczego obraz pozwala oceniać sytuację na podstawie szerszego zestawu informacji niż sama telemetria.

Wideotelematyka a RODO – zakres monitoringu powinien wynikać z celu

Jedną z podstawowych zasad RODO jest minimalizacja danych. Administrator powinien przetwarzać informacje adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co rzeczywiście jest potrzebne do osiągnięcia określonego celu. Europejska Rada Ochrony Danych w wytycznych dotyczących urządzeń wideo wskazuje również na konieczność oceny, czy tego samego rezultatu nie można osiągnąć za pomocą rozwiązania mniej ingerującego w prawa osoby objętej monitoringiem.

Dla floty oznacza to, że sama techniczna możliwość rejestrowania większej liczby danych nie powinna automatycznie prowadzić do korzystania ze wszystkich dostępnych funkcji. Jeżeli celem jest przede wszystkim dokumentowanie kolizji i innych sytuacji na drodze, kamera skierowana przed pojazd może odpowiadać temu zadaniu bez konieczności rejestrowania stanowiska kierowcy. Druga kamera w NaviExpert Telematics jest opcjonalna, dlatego jej zastosowanie i kierunek powinny wynikać z rzeczywistych potrzeb firmy, np. potrzeby obserwowania przestrzeni ładunkowej albo sytuacji za samochodem.

Podobnej oceny wymaga ścieżka audio. UODO zwraca uwagę, że monitoring wizyjny pracowników nie powinien być automatycznie utożsamiany z rejestrowaniem dźwięku. W konfiguracji wideotelematyki NaviExpert Telematics można zrezygnować z nagrywania ścieżki audio, jeżeli nie jest ona potrzebna do realizacji przyjętego celu. Ograniczenie zakresu rejestrowanych danych zmniejsza ingerencję w prywatność i odpowiada na jedną z najbardziej oczywistych obaw kierowców dotyczących rozmów prowadzonych w kabinie. Warto pamiętać, że w przypadku rejestracji wnętrza pojazdu zachodzi konieczność umieszczenia naklejki informacyjnej wewnątrz pojazdu (szczególnie w przypadku przewozu pasażerskiego tj. taksówka czy autobus).

Te same zasady mają znaczenie przy wdrażaniu monitoringu GPS z poszanowaniem RODO: cel przetwarzania, zakres zbieranych danych oraz sposób informowania pracowników powinny zostać określone jeszcze przed uruchomieniem systemu.

Co dzieje się z nagraniami z kamer?

Kierowcy mogą obawiać się, że firma zacznie tworzyć wielomiesięczne archiwum całych dni pracy. Dlatego sposób zapisywania i zabezpieczania materiału powinien być jasno wyjaśniony przed uruchomieniem systemu.

W NaviExpert Telematics standardowe nagrania na karcie SD są zapisywane w jednominutowych fragmentach, a zapis działa w pętli. Gdy część pamięci przeznaczona na bieżący materiał zostanie wykorzystana, najstarsze pliki są zastępowane nowymi. Osobno obsługiwane są nagrania związane z wykrytymi zdarzeniami. System może zabezpieczyć fragment obejmujący do 15 sekund przed zdarzeniem i do 15 sekund po nim, dzięki czemu materiał pokazuje nie tylko sam moment incydentu, ale również to, co wydarzyło się bezpośrednio przed nim. Taki fragment trafia do chronionej części pamięci i nie jest automatycznie nadpisywany wraz ze standardowym zapisem.

Jeżeli kolizja nastąpi na początku wielodniowej trasy, istotny materiał może dzięki temu pozostać zabezpieczony mimo dalszej pracy pojazdu. NaviExpert Telematics umożliwia również zarządzanie nagraniami z poziomu systemu, w tym ich przeglądanie, pobieranie i usuwanie.

Sam mechanizm techniczny nie określa jednak, jak długo firma powinna przechowywać dane. Zgodnie z zasadą ograniczenia przechowywania okres retencji powinien wynikać z celu przetwarzania i rzeczywistej potrzeby zachowania materiału. Organizacja powinna więc z góry ustalić zasady dotyczące standardowych nagrań oraz materiałów zabezpieczanych po konkretnych zdarzeniach.

Jak wdrożyć kamery bez konfliktu z kierowcami?

Najgorszym scenariuszem jest sytuacja, w której pracownik po raz pierwszy dowiaduje się o nowym systemie, odbierając samochód i zauważając kamerę na szybie. Obowiązki informacyjne wynikające z przepisów to jeden element wdrożenia, ale samo przekazanie regulaminu czy dokumentu do podpisu nie zastąpi jasnej komunikacji z zespołem.

Przed uruchomieniem wideotelematyki kierowcy powinni wiedzieć, jakie kamery znajdują się w pojeździe, w którą stronę są skierowane, czy rejestrowane jest wnętrze i dźwięk, w jaki sposób zapisywany jest materiał oraz kiedy nagranie może zostać wykorzystane. Trzeba również jednoznacznie określić, kto w organizacji otrzymuje dostęp do nagrań i jak długo mogą być one przechowywane. Jeżeli zasady pozostają niejasne, pracownicy zaczynają uzupełniać brakujące informacje własnymi założeniami, zwykle znacznie szerszymi niż rzeczywisty zakres działania systemu.

W większej organizacji przed rozpoczęciem wdrożenia warto ustalić:

• jaki jest dokładny cel wykorzystania kamer,
• które pojazdy i obszary mają być objęte monitoringiem,
• czy potrzebna jest kamera dodatkowa i ścieżka audio,
• kto otrzymuje dostęp do nagrań,
• jakie zdarzenia uzasadniają ich przeglądanie,
• jak długo materiał będzie przechowywany,
• kto odpowiada za obsługę zgłoszeń i pytań pracowników.

Wszystkie powyższe zasady wykorzystania kamer powinny być w sposób jasny, zrozumiały i rozliczalny opisane w wewnętrznym dokumencie tj. polityka czy regulamin.

Dostęp do nagrań nie powinien wynikać wyłącznie z tego, że dana osoba posiada konto w systemie. Organizacja powinna wskazać role i sytuacje uzasadniające wykorzystanie materiału, np. analizę kolizji, szkody parkingowej, spornego zdarzenia drogowego czy incydentu związanego z bezpieczeństwem pojazdu. Jasne zasady pozwalają kierowcom poznać nie tylko możliwości technologii, ale również granice jej wykorzystywania przez pracodawcę.

Przy dużej flocie dobrym rozwiązaniem może być również pilotaż obejmujący ograniczoną grupę samochodów. Pozwala sprawdzić konfigurację urządzeń, sposób obsługi nagrań i reakcję pracowników przed rozszerzeniem rozwiązania na całą organizację. Pytania pojawiające się na tym etapie mogą posłużyć do dopracowania regulaminu, materiałów informacyjnych i procedur dostępu do danych.

Jak wdrożyć wideotelematykę z poszanowaniem prywatności kierowców?

Kamery będą dla wielu pracowników bardziej wrażliwym rozwiązaniem niż sam monitoring GPS. Obraz, a szczególnie rejestrowanie wnętrza pojazdu i dźwięku, może ingerować w prywatność w większym stopniu niż informacja o pozycji samochodu czy liczbie przejechanych kilometrów. Nie warto więc przekonywać kierowców, że montaż kamer „niczego nie zmienia”. Zmienia zakres danych dostępnych firmie i właśnie dlatego wymaga jasno określonego celu, odpowiedniej konfiguracji oraz przejrzystych zasad korzystania z nagrań.

NaviExpert Telematics pozwala połączyć dane telemetryczne z obrazem pokazującym kontekst zdarzenia, zabezpieczać materiał dotyczący wykrytych incydentów i dostosować konfigurację kamer do potrzeb organizacji. Sama technologia nie zdecyduje jednak o tym, jak rozwiązanie zostanie odebrane przez pracowników.

Znaczenie ma przede wszystkim przewidywalność zasad. Kierowca powinien wiedzieć, co jest rejestrowane, dlaczego firma zbiera te dane, kto może korzystać z materiału i w jakich sytuacjach. W takim modelu wideotelematyka może wspierać bezpieczeństwo floty i dostarczać dodatkowego kontekstu przy wyjaśnianiu zdarzeń bez tworzenia systemu opartego na nieograniczonej obserwacji pracowników.

Źródła

• Urząd Ochrony Danych Osobowych – która przesłanka jest podstawą przetwarzania danych przez pracodawcę stosującego monitoring?
• Urząd Ochrony Danych Osobowych – montujesz kamery w miejscu pracy. Sprawdź, o czym należy pamiętać
• Europejska Rada Ochrony Danych – Guidelines 3/2019 on processing of personal data through video devices

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Sposób wdrożenia monitoringu powinien zostać oceniony z uwzględnieniem celu przetwarzania, zakresu danych, organizacji pracy oraz indywidualnych warunków funkcjonowania floty.