System do zarządzania flotą – na co zwrócić uwagę przy dużej liczbie aut?

Wybór systemu do zarządzania flotą często zaczyna się od porównania funkcji. Lokalizacja GPS, raporty, aplikacja mobilna, historia tras czy powiadomienia to elementy, które znajdziemy w większości dostępnych rozwiązań. Problem polega na tym, że przy dużej liczbie pojazdów sama lista funkcji przestaje być najważniejsza.

Największym błędem przy wyborze systemu do zarządzania flotą jest kupowanie rozwiązania pod obecną liczbę pojazdów. W dużych organizacjach znacznie ważniejsze okazuje się to, czy system będzie działał równie skutecznie po podwojeniu floty. To właśnie na etapie rozwoju przedsiębiorstwa najczęściej okazuje się, że narzędzia dobrze sprawdzające się przy 30 czy 50 pojazdach zaczynają ograniczać dalszy wzrost.

Firma zarządzająca 20 samochodami ma zupełnie inne potrzeby niż organizacja posiadająca 150 czy 200 pojazdów. W pierwszym przypadku kluczowe jest uzyskanie podstawowej kontroli nad flotą. W drugim liczy się przede wszystkim zdolność do sprawnego podejmowania decyzji, automatyzacji procesów i utrzymania kosztów pod kontrolą mimo rosnącej skali działalności.

Dlatego wybierając system do zarządzania flotą, warto patrzeć nie tylko na to, co potrafi dziś, ale również na to, jak będzie wspierał rozwój przedsiębiorstwa w kolejnych latach.

Czy system pomaga zarządzać wyjątkami, a nie tylko zbiera dane?

Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest założenie, że więcej danych automatycznie oznacza lepsze zarządzanie flotą samochodową. W rzeczywistości wraz ze wzrostem liczby pojazdów rośnie również liczba zdarzeń wymagających uwagi.

Przy kilkunastu samochodach kierownik floty jest w stanie samodzielnie przejrzeć większość raportów. Przy 150 czy 200 pojazdach staje się to nierealne. Przy dużej flocie analiza każdego raportu staje się osobnym zadaniem. Jeżeli kierownik floty musi samodzielnie przeglądać setki zdarzeń dziennie, system zamiast pomagać zaczyna generować dodatkową pracę. Dlatego coraz większego znaczenia nabierają mechanizmy automatycznie wskazujące sytuacje wymagające reakcji.

W ciągu jednego dnia mogą pojawić się setki przejazdów, postojów, tankowań, załadunków i rozładunków. Dlatego dobry system nie powinien jedynie gromadzić informacji. Powinien pomagać wskazywać sytuacje, które rzeczywiście wymagają reakcji.

Szczególnie przydatne okazują się tutaj:

• automatyczne alerty,
• geofencing,
• punkty POI,
• powiadomienia o nietypowych zdarzeniach,
• raporty wyjątków.

Dzięki temu osoby zarządzające flotą nie muszą analizować wszystkich danych. Mogą skupić się na zdarzeniach mających realny wpływ na koszty, terminowość i efektywność operacyjną.

Czy wszystkie dane znajdują się w jednym miejscu?

W wielu przedsiębiorstwach rozwój floty powoduje stopniowe powstawanie kolejnych źródeł danych.

Monitoring GPS działa w jednym systemie. Tachografy i karty kierowców obsługiwane są przez inne rozwiązanie. Dane dotyczące czasu pracy kierowców znajdują się w kolejnym narzędziu. Do tego dochodzą systemy TMS, ERP, e-TOLL oraz dokumentacja związana z eksploatacją pojazdów.

Przez pewien czas taki model może funkcjonować poprawnie. Problem pojawia się wtedy, gdy liczba pojazdów zaczyna szybko rosnąć.

Samo pozyskiwanie danych przestaje być wyzwaniem. Znacznie większym problemem staje się ich zestawianie, porównywanie i wykorzystywanie do podejmowania decyzji. Jeżeli te same informacje trzeba wielokrotnie eksportować do arkuszy kalkulacyjnych i ręcznie analizować, skala działalności zaczyna generować coraz większe obciążenie administracyjne.

Dlatego przy wyborze systemu warto zwrócić uwagę nie tylko na jego funkcjonalność, ale również na możliwości integracji z pozostałymi narzędziami wykorzystywanymi w organizacji.

Czy system pozwala analizować koszty, a nie tylko lokalizację pojazdów?

Monitoring GPS od lat stanowi podstawę zarządzania flotą. Jednak wraz ze wzrostem liczby pojazdów sama wiedza o lokalizacji samochodów przestaje wystarczać.

W wielu przedsiębiorstwach pierwszym sygnałem problemu nie jest awaria pojazdu ani opóźnienie dostawy. Są nim rosnące koszty eksploatacyjne, których przyczyny trudno jednoznacznie wskazać. Bez odpowiednich danych menedżer floty widzi efekt końcowy w postaci wyższych wydatków, ale nie zawsze jest w stanie szybko ustalić źródło problemu.

Osoby odpowiedzialne za flotę coraz częściej szukają odpowiedzi na inne pytania:

• dlaczego koszty paliwa rosną szybciej niż liczba pojazdów,
• które auta są wykorzystywane poniżej swoich możliwości,
• gdzie pojawiają się najdłuższe przestoje,
• jakie zachowania kierowców wpływają na koszty eksploatacyjne,
• które trasy generują największe opóźnienia.

To właśnie dlatego nowoczesne systemy coraz częściej rozwijane są w kierunku telematyki. Dane lokalizacyjne stają się jedynie punktem wyjścia do dalszej analizy.

Szczególne znaczenie mają tutaj informacje dotyczące stylu jazdy kierowców, zużycia paliwa, czasu pracy, wykorzystania pojazdów czy realizacji tras względem założeń operacyjnych. To one pozwalają identyfikować obszary wymagające optymalizacji kosztów.

Dlatego rozwiązania telematyczne, takie jak NaviExpert Telematics, coraz częściej wykorzystywane są nie tylko do monitorowania pojazdów, ale również do analizowania parametrów wpływających na koszty funkcjonowania floty. Pozwala to szybciej identyfikować obszary wymagające optymalizacji i podejmować decyzje w oparciu o rzeczywiste dane operacyjne.

Czy system będzie wspierał flotę również za trzy lata?

Wiele firm wybiera system pod aktualną skalę działalności. Tymczasem przy dużych flotach znacznie rozsądniejsze jest spojrzenie kilka lat do przodu.

Rozwiązanie, które dobrze sprawdza się przy 50 pojazdach, nie zawsze będzie równie efektywne przy 150 lub 200. Dotyczy to zarówno wydajności systemu, jak i możliwości rozbudowy o kolejne funkcje.

Warto sprawdzić między innymi:

• czy system obsługuje rozbudowane struktury organizacyjne,
• czy umożliwia zarządzanie flotą pojazdów rozproszoną pomiędzy oddziałami,
• czy pozwala na automatyzację raportowania,
• czy oferuje integracje z innymi narzędziami,
• czy rozwijany jest zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami rynku transportowego.

Oznacza to wybór rozwiązania, które będzie wspierało rozwój firmy również wtedy, gdy liczba pojazdów wzrośnie, pojawią się nowe oddziały lub zwiększy się liczba realizowanych zleceń.

Warto zwrócić uwagę również na sam proces wdrożenia. Przy dużej liczbie pojazdów znaczenie ma nie tylko funkcjonalność systemu, ale również sposób jego uruchomienia, szkolenia użytkowników oraz możliwość stopniowego rozszerzania zakresu wykorzystania wraz z rozwojem organizacji.

Integracje często okazują się ważniejsze niż kolejne funkcje

Podczas prezentacji handlowych uwagę najczęściej przyciągają nowe moduły, raporty i funkcjonalności. W codziennej pracy dużej floty znacznie większe znaczenie mają jednak integracje. Możliwość połączenia systemu z rozwiązaniami wykorzystywanymi już w przedsiębiorstwie pozwala ograniczyć liczbę ręcznych operacji i zmniejszyć ryzyko błędów.

Dotyczy to szczególnie integracji z:

• systemami TMS,
• systemami ERP,
• tachografami i kartami kierowców,
• narzędziami do rozliczania czasu pracy,
• platformą e-TOLL.

Im większa flota, tym większe znaczenie ma automatyczny przepływ informacji pomiędzy poszczególnymi obszarami działalności.

Dlaczego coraz więcej firm wybiera platformy telematyczne?

Jeszcze kilka lat temu monitoring GPS często funkcjonował jako osobne narzędzie służące wyłącznie do lokalizowania pojazdów. Obecnie coraz więcej przedsiębiorstw oczekuje znacznie szerszego wsparcia. Dlatego rozwijane są platformy telematyczne, które łączą monitoring GPS, analizę stylu jazdy kierowców, dane z tachografów, geofencing, punkty POI oraz rozbudowane raportowanie. Takie podejście pozwala analizować dane dotyczące pojazdów, kierowców i realizowanych zleceń w jednym środowisku, bez konieczności ciągłego przełączania się pomiędzy różnymi narzędziami.

NaviExpert Telematics rozwijany jest właśnie w tym kierunku. Platforma umożliwia nie tylko monitorowanie pojazdów w czasie rzeczywistym, ale również analizowanie danych wspierających zarządzanie kosztami, organizację pracy kierowców oraz podejmowanie decyzji operacyjnych w dużych przedsiębiorstwach.

Wybór systemu powinien uwzględniać skalę, do której firma zmierza

Przy dużej liczbie pojazdów zarządzanie flotą przestaje polegać wyłącznie na kontrolowaniu lokalizacji samochodów. Coraz większe znaczenie mają automatyzacja, integracja danych, analiza kosztów i możliwość szybkiego reagowania na zdarzenia wpływające na działalność firmy.

Dlatego wybierając system do zarządzania flotą, warto patrzeć nie tylko na aktualne potrzeby organizacji. Znacznie ważniejsze jest to, czy rozwiązanie będzie wspierało rozwój przedsiębiorstwa również wtedy, gdy liczba pojazdów wzrośnie o kolejne kilkadziesiąt lub kilkaset aut.

To właśnie wtedy okazuje się, że najlepszy system nie jest tym, który ma najwięcej funkcji, ale tym, który pozwala skutecznie zarządzać coraz bardziej złożoną flotą bez proporcjonalnego zwiększania liczby obowiązków po stronie zespołu.