Odczyt plików DDD – co zawierają pliki i jak długo trzeba je przechowywać?

Pliki DDD to podstawowy nośnik danych w transporcie drogowym, ale same w sobie nie są jeszcze żadną analizą ani rozliczeniem. Stanowią zapis aktywności kierowcy i pracy pojazdu, który powstaje podczas odczytu danych z tachografu cyfrowego lub karty kierowcy. Są punktem wyjścia do dalszego procesu – zarówno w kontekście kontroli, jak i rozliczania czasu pracy.
Wiele problemów w firmach transportowych wynika z niezrozumienia ich roli. Dane z tachografu i karty kierowcy mają charakter źródłowy i wymagają dalszego przetworzenia. Sam odczyt plików DDD nie oznacza jeszcze zgodności z przepisami – dopiero ich właściwe wykorzystanie i archiwizacja mają znaczenie.

Czym są pliki DDD i jak powstają?

Plik DDD zawiera dane zapisane w tachografie cyfrowym lub na karcie kierowcy i jest tworzony w momencie odczytu. Może to być odczyt ręczny albo zdalny, jeśli przedsiębiorstwo korzysta z systemów telematycznych.

Wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje plików:

• dane z kart kierowcy – obejmujące aktywność konkretnego kierowcy,
• dane z tachografu – zapisane w pamięci tachografu dla danego pojazdu.

Te dwa źródła wzajemnie się uzupełniają. Dane z kart kierowcy pokazują historię pracy danej osoby, natomiast dane z tachografu cyfrowego odnoszą się do pojazdu i wszystkich kierowców, którzy z niego korzystali. Pełny obraz powstaje dopiero po zestawieniu obu typów danych.

Co zawierają pliki DDD?

Pliki DDD zawierają szczegółowe dane dotyczące aktywności kierowcy oraz pracy pojazdu. Nie są to jednak gotowe raporty, lecz zapis informacji wymagający dalszej interpretacji.

W plikach znajdują się między innymi:

• czas jazdy, przerw i odpoczynków,
• aktywność kierowcy (jazda, inna praca, dyspozycyjność),
• dane identyfikacyjne kierowcy i pojazdu,
• informacje o użyciu karty przedsiębiorstwa,
• zdarzenia i błędy zapisane przez tachograf,
• dane związane z prowadzeniem pojazdu w określonym czasie.

Dane z tachografu cyfrowego nie stanowią ewidencji czasu pracy. Są jedynie podstawą do dalszej analizy i rozliczeń, które muszą uwzględniać obowiązujące przepisy.

Jak często należy pobierać dane z tachografu i kart kierowcy?

Częstotliwość pobierania danych z tachografu i kart kierowcy wynika bezpośrednio z przepisów, w szczególności Rozporządzenia (UE) nr 165/2014.

Zgodnie z obowiązującymi zasadami:

• dane z kart kierowcy należy pobierać nie rzadziej niż co 28 dni,
• dane z tachografu należy pobierać nie rzadziej niż raz na 90 dni kalendarzowych.

Przedsiębiorstwo wykonujące przewozy ma obowiązek przestrzegania tych terminów. Ich przekroczenie może zostać uznane za naruszenie przepisów. Wiele firm decyduje się na częstsze pobieranie danych, aby ograniczyć ryzyko braków w dokumentacji lub utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu.

Jak długo należy przechowywać pliki DDD?

Obowiązek przechowywania danych wynika zarówno z przepisów dotyczących tachografów, jak i z regulacji prawa pracy.

Oznacza to, że:

• dane z tachografu i karty kierowcy powinny być przechowywane przez co najmniej 12 miesięcy,
• dokumentacja związana z ewidencją czasu pracy powinna być przechowywana znacznie dłużej – zgodnie z przepisami krajowymi (nawet do 10 lat).

To rozróżnienie ma kluczowe znaczenie. Pliki DDD jako dane źródłowe mają określony minimalny okres przechowywania, natomiast ich wykorzystanie w rozliczeniach powoduje konieczność dłuższej archiwizacji dokumentacji.

Kto może żądać plików DDD podczas kontroli?

Dane z tachografu i kart kierowcy są jednym z podstawowych elementów kontroli. Mogą być wymagane zarówno na drodze, jak i w siedzibie przedsiębiorstwa.

Uprawnione służby to m.in.:

• Inspekcja Transportu Drogowego,
• Policja,
• Państwowa Inspekcja Pracy,
• inne uprawnione organy kontrolne.

Podczas kontroli dane są analizowane w zestawieniu z ewidencją czasu pracy kierowcy. Kluczowe znaczenie ma spójność tych informacji.

Najczęstsze problemy związane z danymi z tachografu

Najczęstsze problemy nie wynikają z braku danych, lecz z nieprawidłowej organizacji procesu ich pobierania i przechowywania.

Najczęściej spotykane sytuacje to:

• nieregularne pobieranie danych z tachografu,
• braki w danych z kart kierowcy,
• nieuporządkowana archiwizacja plików,
• brak spójności między danymi a ewidencją czasu pracy.

To właśnie te błędy najczęściej ujawniają się podczas kontroli i stanowią podstawę do stwierdzenia naruszeń.

Jak uporządkować odczyt i archiwizację danych?

Kluczowe znaczenie ma regularność i uporządkowanie procesu. Samo posiadanie danych nie wystarcza – muszą być one kompletne, aktualne i łatwo dostępne.
Coraz więcej przedsiębiorstw wykorzystuje rozwiązania automatyzujące pobieranie danych z tachografu i kart kierowcy. Systemy telematyczne, takie jak NaviExpert Telematics, umożliwiają zdalny odczyt i archiwizację danych, co ogranicza ryzyko braków i upraszcza zarządzanie dokumentacją.
Dzięki temu dane są dostępne na bieżąco, a ich przekazanie do systemów rozliczania czasu pracy lub biura analiz odbywa się bez opóźnień i bez ryzyka utraty informacji.