Czy codzienne wydruki z tachografu cyfrowego to konieczność?

W świecie transportu drogowego, gdzie liczy się precyzja, zgodność z przepisami i bezpieczeństwo, tachograf cyfrowy pełni rolę kluczowego strażnika. To zaawansowane urządzenie rejestruje czas pracy kierowcy, czas jazdy, przerwy, a także parametry pojazdu, takie jak prędkość czy przebyta odległość. Jego rola jest nieoceniona w kontekście zapewnienia bezpieczeństwa na drogach i przestrzegania unijnych przepisów, w tym Pakietu Mobilności. Wielu nowych (i nie tylko) kierowców zastanawia się jednak, czy istnieje obowiązek codziennego wykonywania wydruków z tachografu cyfrowego. Odpowiedź jest jednoznaczna: nie ma takiego wymogu. Codzienne wydruki z tachografu nie są obowiązkowe, ale istnieją konkretne sytuacje, w których należy zrobić wydruk z tachografu, a ich ignorowanie może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Rola tachografu cyfrowego w zarządzaniu czasem pracy

Tachograf cyfrowy to następca tachografu analogowego, który zapisywał dane dotyczące aktywności kierowcy na wykresówkach. Dzięki cyfryzacji informacje są zapisywane w pamięci urządzenia oraz na karcie kierowcy, co znacząco utrudnia manipulacje i zwiększa przejrzystość danych. Urządzenie to jest obowiązkowe w większości pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony oraz w autobusach, zgodnie z przepisami dotyczącymi transportu drogowego.

Od 2006 roku stosowanie tachografów cyfrowych stało się standardem w transporcie ciężkim. W kolejnych latach wprowadzono również inteligentne tachografy, które automatycznie rejestrują m.in. przekroczenia granic czy pozycję pojazdu. W ramach zmian wynikających z tzw. Pakietu Mobilności kolejnym etapem jest rozszerzenie obowiązku stosowania tachografów na mniejsze pojazdy. Od 1 lipca 2026 roku inteligentne tachografy drugiej generacji będą obowiązkowe także w pojazdach o DMC od 2,5 do 3,5 tony wykonujących międzynarodowy transport drogowy towarów lub przewozy kabotażowe. Oznacza to, że kierowcy takich pojazdów będą podlegać podobnym zasadom rejestrowania czasu pracy jak kierowcy ciężarówek. Wprowadzenie nowych przepisów ma na celu zwiększenie bezpieczeństwa na drogach, ograniczenie nadużyć oraz wyrównanie warunków konkurencji w europejskim transporcie drogowym.

Podstawowe dane, jakie tachograf rejestruje, to:

• czas jazdy i czas przerwy (postoju),
• prędkość pojazdu,
• przebyta odległość,
• wydarzenia i usterki.

Ważne jest, aby obsługa tachografu cyfrowego była prawidłowa, a karta kierowcy zawsze znajdowała się w odpowiednim slocie. Tachograf uruchamia się z momentem włożenia karty i rozpoczęcia prowadzenia pojazdu, nieustannie rejestrując wszelkie aktywności.

Kiedy wykonanie wydruku jest wymagane?

Chociaż codzienne wydruki z tachografu cyfrowego nie są obowiązkowe, istnieją kluczowe momenty, w których wydruk z tachografu jest koniecznością. Są to przede wszystkim sytuacje, które wymagają udokumentowania okoliczności niezgodnych z normalnym trybem pracy lub na żądanie organów kontrolnych.
Oto najważniejsze okoliczności, w których należy zrobić wydruk z tachografu cyfrowego:

• w razie kontroli drogowej – organy, takie jak Inspekcja Transportu Drogowego (ITD), mogą żądać wydruków z ostatnich dni. Dotyczy to zarówno danych z tachografu, jak i karty kierowcy,
• w przypadku naruszenia przepisów – jeśli kierowca z jakichś przyczyn (np. warunków drogowych, poszukiwania miejsca postojowego) musi naruszyć czas pracy, czas jazdy lub przerwę, powinien wykonać wydruk z tachografu i poprawnie opisać wydruk, uzasadniając sytuację. To jest kluczowe, aby uniknąć kary,
• w przypadku utraty, uszkodzenia lub kradzieży karty kierowcy – w takiej sytuacji jazda bez karty jest możliwa, ale wymaga generowania wydruków na początku i na końcu dnia pracy, które zastępują kartę. Na odwrocie wydruku z tachografu należy wpisać informacje dotyczące aktywności, numer karty kierowcy (jeśli znany) lub numer prawa jazdy, a także podpis kierowcy. Te wydruki trzeba przechowywać przez 28 dni,
• w przypadku wadliwego działania tachografu – jeśli urządzenie działa niepoprawnie, a wymiana lub naprawa nie jest możliwa natychmiast, wydrukować informacje o aktywności i ręcznie je uzupełnić,
• przy zmianie pojazdu lub tachografu – w niektórych przypadkach (np. w systemie mieszanym, gdzie kierowca używa raz tachografu cyfrowego, raz analogowego) mogą być wymagane wydruki z dni, w których używano tachografu cyfrowego, aby przedstawić dane z tachografu za cały okres 28 dni.

Tabela: Rodzaje wydruków dostępnych z tachografu cyfrowego

Rodzaj wydruku	Cel i zawartość
Raport codziennych aktywności z karty kierowcy	Szczegółowe zestawienie aktywności kierowcy z wybranego dnia (jazda, praca, dostępność, przerwa, postój), łącznie z przekroczeniami.
Dzienny zapis informacji z pojazdu	Informacje dotyczące aktywności pojazdu w danym dniu (przebieg, prędkość, zdarzenia).
Zdarzenia i nieprawidłowości (z karty/pojazdu)	Wykaz wszystkich zarejestrowanych naruszeń przepisów (np. przekroczenia czasu pracy), usterek, czy prób manipulacji. Kluczowe dla kontroli.
Dane techniczne tachografu	Informacje o kalibracji, dacie instalacji, numerach seryjnych. Ważne dla serwisu i weryfikacji legalności urządzenia.

Opisywanie wydruków z tachografu cyfrowego

W przypadku konieczności zrobienia wydruku z tachografu po przekroczeniu czasu pracy lub skróceniu przerwy, kluczowe jest prawidłowe opisanie wydruku z tachografu. Opis ten musi być szczegółowy i zawierać:

• imię i nazwisko kierowcy,
• numer karty kierowcy (lub numer prawa jazdy, jeśli karta jest niedostępna),
• podpis kierowcy,
• opis sytuacji lub powodu naruszenia przepisów, wraz z lokalizacją i czasem. Należy powołać się na Art. 12 Rozporządzenia 561/2006/WE, który dopuszcza odstępstwa w celu zapewnienia bezpieczeństwa lub dotarcia do miejsca postojowego,
• w przypadku jazdy bez karty, na wydruki na początku i na końcu dnia należy ręcznie dopisać wszystkie aktywności z dnia pracy (inne prace, dostępność, przerwa, odpoczynek).

Pamiętaj, że celowe przekroczenia bez uzasadnionej przyczyny, błędy spedytora czy powtarzające się zaniedbania (np. brak wpisów kodów krajów) nie zostaną zaakceptowane w razie kontroli drogowej. Opis musi być wiarygodny i wskazywać na świadomość kierowcy oraz jego zaangażowanie w rozwiązanie problemu.

Obowiązki przewoźnika – pobieranie i przechowywanie danych

Mimo że kierowca nie musi codziennie robić wydruków z tachografu, przewoźnik ma obowiązek regularnego pobierania danych z tachografu oraz karty kierowcy. Jest to element zarządzania flotą i czasem pracy kierowcy.

• Dane z karty kierowcy muszą być pobierane co najmniej raz na 28 dni.
• Dane z tachografu cyfrowego muszą być pobierane co najmniej raz na 90 dni.

Te dane dotyczące aktywności muszą być bezpiecznie archiwizowane przez okres co najmniej 12 miesięcy. Niewypełnienie tych obowiązków stanowi poważne naruszenie przepisów i może skutkować dotkliwymi karami finansowymi dla firmy transportowej (np. 500 zł za każdego kierowcę za nieterminowe pobranie danych z karty oraz 500 zł za każdy pojazd za brak pobrania danych z tachografu). W razie kontroli uprawnionym organom należy przedstawić informacje zapisane na karcie kierowcy lub w pamięci tachografu.
Aby usprawnić ten proces i ograniczyć ryzyko błędów, coraz więcej firm korzysta z nowoczesnych systemów telematycznych umożliwiających zdalne pobieranie danych z tachografów i kart kierowców. Rozwiązania takie jak NaviExpert Telematics pozwalają automatycznie pobierać i archiwizować dane bez konieczności fizycznego dostępu do pojazdu, co znacząco ułatwia zarządzanie flotą i zapewnia większą kontrolę nad zgodnością z przepisami.

Kierowca nie musi codziennie drukować informacji dotyczących swojej pracy z tachografu cyfrowego. W codziennej praktyce wystarczające jest sprawdzenie na wyświetlaczu tachografu, ile wynosi czas jazdy czy przerwa. Wydruk z tachografu cyfrowego staje się jednak niezbędny w ściśle określonych sytuacjach – zwłaszcza podczas kontroli, w przypadku problemów z kartą kierowcy (np. kradzieży karty kierowcy, upływu daty ważności karty) lub konieczności udokumentowania przekroczenia norm czasu pracy. W takich okolicznościach niezwykle ważne jest, aby wydrukować informacje i poprawnie opisać wydruk, zawierając wszystkie wymagane dane, aby uniknąć konsekwencji prawnych i finansowych.