4 minuty czytania
Masz dość ciągłego sprawdzania, czy Twoja flota działa jak należy? A może frustruje Cię ręczne generowanie raportów i przesyłanie ich dalej mailem, do innych osób z firmy? Mamy na to rozwiązanie – automatyzację raportów w systemie NaviExpert Telematics.
Teraz w systemie NaviExpert Telematics możesz ustawić raporty cykliczne. Wystarczy, że zdefiniujesz ich zakres (czego ma dotyczyć raport), okres za jaki raport ma być generowany, wskażesz jakich pojazdów lub kierowców ma dotyczyć, a następnie sprecyzujesz częstotliwość generowania raportów oraz podasz maile, na które zestawienia mają być wysyłane. Dzięki tej automatyzacji oszczędzasz czas i zwiększasz kontrolę nad flotą.
Dlaczego warto ustawić automatyczne raporty flotowe?
- Dzięki automatyzacji oszczędzasz czas, unikając powtarzalnych czynności.
- Masz stały wgląd w informacje, które interesują Cię najbardziej – rzut oka na maila wystarczy, by sprawdzić, czy nie ma anomalii, którymi powinieneś się zająć.
- Możesz “z automatu” dzielić się informacjami z pozostałymi osobami z Twojej firmy – nawet jeśli nie mają dostępu do systemu NaviExpert Telematics, np. ustawiając wysyłkę raportu ewidencji przebiegu na potrzeby rozliczeń z US bezpośrednio do działu finansów.
- Monitorujesz wszystko to, co Cię interesuje w konkretnych odstępach czasu bez wysiłku – łatwiejsza analiza i wyciąganie wniosków.
- Szybsze wnioski z danych to sprawniej podejmowane decyzje powodujące oszczędności we flocie.
Jak skonfigurować cykliczne raporty?
Aby ustawić automatyczne raporty cykliczne:
- Zaloguj się do panelu flotowca.
- Wejdź w sekcję “Raporty”.
- Przejdź do zakładki “Automatyzacja raportów”.
- Kliknij: “Nowy raport cykliczny”
- Wybierz:
- Rodzaj raportu (np. raport stylu jazdy, raport ewidencji przebiegu pojazdów);
- Okres raportu (np. poprzedni dzień, tydzień, miesiąc);
- Określ kierowców lub pojazdy, których ma dotyczyć raport – wybierz jednego kierowcę/auto, kilku kierowców/ kilka pojazdów, wszystkich kierowców/wszystkie auta w firmie lub w ramach danego działu (użyj wygodnych checkboxów);
- Wybierz format raportu (CSV, XLSX).
- Dodatkowo:
- możesz pominąć kierowców/pojazdy, którzy/które w zadanym okresie nie jeździli/jeździły,
- wybierając “Wszyscy kierowcy/Wszystkie pojazdy” system będzie uwzględniał w przyszłych raportach także kierowców/pojazdy, którzy/które zostaną dodane do systemu po okresie zdefiniowania cyklicznego raportu,
- możesz wybrać czy raporty mają być w jednym pliku z oddzielnymi arkuszami, czy w oddzielnych plikach.
Kliknij “Dalej” i dodaj:
- cykliczność raportu (np. codziennie, co tydzień, co miesiąc),
- dzień miesiąca i godzinę – to właśnie wtedy raport będzie generowany, a następnie trafi na Twoją skrzynkę,
- odbiorców – możesz dodać kilku klikając “Dodaj odbiorcę” i wpisując adres mailowy; wśród odbiorców raportu możesz wskazać także osoby, które nie są użytkownikami systemu NaviExpert Telematics.
Kliknij “Zapisz” i czekaj aż wybrany raport automatycznie pojawi się na Twoim mailu.
Jak działa automatyzacja raportów w systemie NaviExpert Telematics?
System NaviExpert Telematics umożliwia generowanie raportów na życzenie poprzez wybranie interesującego zakresu danych, okresu i pojazdów/kierowców.Dostępne ad hoc są nastepujące rodzaje raportów:
- Raport stylu jazdy
- Raport tras
- Raport kosztów
- Raport postojów
- Raport ewidencji przebiegów
- Raport ewidencji wyjazdów kierowców
- Raport tras prywatnych
- Raport tankowań
- Raport spalania
- Raport punktów
- Raport stref
- Raport urządzeń
Od teraz wszystkie powyższe raporty można także zautomatyzować.
Co oznacza automatyzacja raportów?
Osoba z uprawnieniami administratora floty może zautomatyzować i otrzymywać raporty na maila (swojego i innych zainteresowanych osób) w cyklicznych, wybranych przez siebie, odstępach czasu. Osoby, które zostaną zdefiniowane jako odbiorcy raportu cyklicznego przez administratora, nie muszą mieć dostępu do panelu NaviExpert Telematics.
Automatyzacja to przyszłość floty
Automatyczne raporty w NaviExpert Telematics to realna oszczędność czasu, optymalizacja kosztów i sprawniejsze rozliczenia. Fleet Manager otrzymuje pełne dane bez wysiłku. Natomiast te dane, które powinny trafiać np. do finansów czy kadr docierają do nich bezpośrednio, co skraca procedurę rozliczeń z kierowcami czy Urzędem Skarbowym.
Najczęstsze pytania (FAQ)
Czy fleet manager może otrzymywać raporty np. co tydzień bez ręcznego generowania?
Fleet Managerowie, dział kadr i finansów oraz inni zainteresowani zyskują dostęp do cyklicznych raportów flotowych prosto na skrzynkę mailową – wystarczy kilka kliknięć i raz skonfigurowane ustawienia gwarantują bezobsługowe wysyłki.
Czy raporty spełniają wymogi US?
Tak – zawierają ewidencję przebiegu, dane GPS (start i koniec trasy), cele tras kierowców oraz niezbędne dane kierowców i pojazdów.
Czy mogę ustawić raport tylko dla określonych kierowców/pojazdów/działów?
Oczywiście – pełna selekcja kierowców/pojazdów: możesz wskazać pojedynczego kierowcę/pojazd, wybrać kilka/kilku, wszystkich/wszystkie. A także NOWOŚĆ – wybierz do raportu kierowców/pojazdy przypisanych/przypisane do danego działu firmy, np. handlowcy, management, dostawcy.
W jakim formacie otrzymam raport?
Raporty są eksportowane do wybranego formatu CSV/XSLX.
Jak wygląda wiadomość email?
Wiadomość jest wygenerowana automatycznie i zawiera krótką, generyczną informację o przesyłanym raporcie. Sam plik raportu z danymi dostarczany jest jako załącznik do maila.
