8 minuty czytania
Szewc bez butów chodzi? To nie o nas! Jako producent oprogramowania, którego zadaniem jest m.in. poprawa bezpieczeństwa na drodze, od zawsze dbamy o to, jak jeżdżą nasi kierowcy. Mimo że do tej pory mogliśmy pochwalić się bardzo dobrym poziomem przepisowości (średnio 82%) – w kwietniu… udało nam się grupowo wywindować ten wynik do 91%. Jak to zrobiliśmy?
Kilka lat temu udostępniliśmy klientom naszego systemu do zarządzania flotą możliwość organizowania konkursów dla kierowców. Ciągle doskonalimy ten moduł i przy okazji testów nowo wdrożonych funkcji postanowiliśmy, że do pierwszego konkursu w nowej odsłonie… zaprosimy pracowników naszej firmy! Nasz moduł daje kierowcom możliwość konkurowania w oparciu o trzy wskaźniki: styl jazdy, jej płynność, oraz przepisowość – my wybraliśmy właśnie to ostatnie kryterium. Efekt? Poprawa o 15% do nawet 27% wśród pojedynczych kierowców.
Jak osiągnąć takie wyniki i dlaczego warto?
Zaczniemy od odpowiedzi na to drugie pytanie, a potem pokażemy jak, krok po kroku, zorganizować podobny konkurs. Podzielimy się też naszymi wnioskami na temat dobrych praktyk organizacyjnych, które pozwolą osiągnąć wyraźną i trwałą poprawę nawyków związanych z prowadzeniem auta przez kierowców flotowych.
Dlaczego warto zachęcać pracowników do poprawy zachowania za kierownicą? Wystarczy spojrzeć na poniższą tabelę! Nieprzypadkowo podzieliliśmy ją na 3 kategorie. Są one tożsame ze wskaźnikami, które fleet manager może wybrać, jako cel konkursu. Cel konkursu powinien zależeć od tego, na jakim efekcie administratorowi floty najbardziej zależy. Choć cel “Styl jazdy” wydaje się najbardziej pożądanym kąskiem – bo jego optymalizacja daje flocie najwięcej korzyści – zarówno tych związanych z płynną jazdą, jak i przepisową – to praca nad nim może okazać się nieco bardziej wymagająca dla kierowców.
Wróćmy jednak do naszego wewnętrznego konkursu. Podczas rozmów z flotowcami niejednokrotnie przekonaliśmy się, że doskonale rozumieją oni wagę tak przepisowej, jak i płynnej jazdy… lecz znacznie trudniej im przekonać do nich samych kierowców.
Dlatego po konkursie zapytaliśmy jego uczestników, co sądzą na temat takich inicjatyw. Oto niektóre z ich opinii:
Na początku konkursu nie przywiązywałem większej wagi do jeżdżenia samochodem w inny sposób niż zwykle to robię, ale gdy zobaczyłem że mam szansę zdobyć nagrodę – spiąłem się i zacząłem zwracać dużą uwagę na obowiązujące ograniczenia prędkości. Opłaciło się 🙂
~ Jakub
Zaangażowałam się bardziej niż się tego spodziewałam. Praktycznie po każdej jeździe sprawdzałam w rankingu, jak wypadam na tle moich kolegów z pracy i kto jest ode mnie lepszy. Ten osobisty aspekt rywalizacji bardzo mocno wpływa na zachowanie za kółkiem. Pozwala wyrabiać nawyki, które zostają na dłużej.
~ Katarzyna
Początek akcji zbiegł się z początkiem mojej pracy w NaviExpert, więc pierwsze kilometry konkursu były dla mnie także pierwszymi kilometrami w aucie służbowym. Na początku trochę obawiałem się GPSu w aucie, lecz rywalizacja z innymi pracownikami pokazała mi, że praca nad swoim stylem jazdy może być także świetną zabawą!
~ Piotr
Jestem klientem NaviExpert Telematics, jak zorganizować taki konkurs?
Jeśli masz dostęp do panelu flotowca, rozpoczęcie konkursu jest bardzo proste. Wystarczy że zalogujesz się do systemu, wejdziesz w zakładkę “Lista kierowców” a następnie klikniesz przycisk “Rozpocznij konkurs” aby przejść do ustalenia jego warunków:
Następnie system poprosi Cię o ustalenie terminu odbywania się konkursu, minimalnego przebiegu który pozwoli się do niego zakwalifikować, oraz listy uczestników. Możesz zaplanować jego początek z minimum jednodniowym wyprzedzeniem. Czas trwania konkursu zawsze musi wynosić wielokrotność 24h, lecz nie więcej niż 3 miesiące.
Do wyboru jest także kryterium – wspomniana wcześniej jazda przepisowa (czyli przestrzeganie ograniczeń prędkości), jazda płynna (czyli sposób w jaki przyspieszamy i hamujemy), oraz styl jazdy (czyli wypadkowa płynności i jazdy przepisowej).
W kolejnym kroku należy ustalić liczbę nagród głównych, oraz nagród pocieszenia. Możesz także podlinkować regulamin konkursu, oraz szczegółową informację na temat nagród (w formie pdf, strony internetowej lub grafiki).
Po zatwierdzeniu parametrów konkursu flotowiec otrzyma informację mailową zawierającą jego warunki oraz planowany termin.
W panelu flotowca, w miejscu przycisku “Rozpocznij konkurs” pojawi się przycisk “Konkurs zaplanowany”, a po jego rozpoczęciu “Trwa konkurs”. Po ich kliknięciu wyświetli się informacja na temat warunków, oraz przycisk “Anuluj konkurs”
Aktualny ranking można podejrzeć w aplikacji mobilnej, w zakładce “Konkurs”. Po jego zakończeniu flotowiec otrzyma również wiadomość mailową zawierającą listę zwycięzców.
Dobre praktyki, czyli jak sprawić by konkurs przyniósł pożądane efekty
Po pierwsze – nagrody!
Poprawa wyników nie nastąpi bez odpowiedniej motywacji. Aby zmotywować pracowników do jazdy zgodnej z przepisami, konkurs powinien uwzględniać nagrody dla zwycięzców. Nagrody muszą być motywujące, ale nie oznacza to, że muszą być kosztowne.
Nawet kilkuprocentowa poprawa stylu jazdy w niewielkiej flocie, może przynieść spore oszczędności związane np. z kosztami serwisu i paliwa. Wobec takich efektów wydatek rzędu kilkuset złotych przeznaczonych na bony paliwowe dla zwycięzców, nadal oznacza dla firmy spore oszczędności.
Bardzo tanim i jednocześnie niezwykle skutecznym sposobem na zmotywowanie kierowców do poprawy swojego stylu jazdy, jest rozliczanie w oparciu o ten wskaźnik wykorzystania auta służbowego do celów prywatnych.
Przy większej flocie oszczędności mogą okazać się tak duże, że uzasadnione staną się nagrody w stylu samochodu premium na weekend, treningów w ośrodkach doskonalenia techniki jazdy czy voucherów na weekend w hotelu.
Motywujące nagrody to także te, które określają status pracownika na tle firmowej społeczności – np. możliwość elastycznego wyboru godzin pracy, najlepsze miejsce parkingowe na wyłączność lub wymiana auta na najlepszy pojazd we flocie.
Organizację nagród na potrzeby konkursu klienci mogą także zlecić nam – wtedy nasz zespół dopilnuje aby oprawa akcji była profesjonalna i dawała szansę na wymierne i trwałe rezultaty.
Po drugie – parametry rankingowe
Aby utrzymać motywację pracowników przez cały okres konkursu, jego parametry muszą zapewniać równe szanse wszystkim uczestnikom. Jeśli w jego trakcie zorientują się oni, że z jakiegoś niezależnego od nich powodu nie mają szans na wygraną, ich zaangażowanie – a tym samym wyniki – spadną.
Długość trwania konkursu, oraz wymagana liczba km muszą zapewniać równą rywalizację dla wszystkich biorących w nim udział.
Gdy w ramach jednej grupy rywalizują ze sobą pracownicy pokonujący autem służbowym kilkaset km dziennie oraz tacy którzy mogą zaniechać zbędnych podróży na okres wyzwania i ograniczyć się do pokonania tylko minimum km niezbędnych do zakwalifikowania (np. manager który może pracować zdalnie), druga grupa uzyskuje niesprawiedliwą przewagę. Ma po prostu mniej okazji do “wpadek” i w łatwy sposób może zdominować ranking. To z kolei odbiera motywację pracownikom z grupy pierwszej, a konkurs przestaje przynosić oczekiwane efekty.
Rozwiązanie?
Jedną z opcji jest wyznaczenie odpowiednio wysokiego poziomu km niezbędnego do udziału w konkursie, dostosowanego do pracowników pokonujących regularnie duże dystanse. To wyeliminuje możliwość “przeczekania” konkursu z dobrym wynikiem uzyskanym po przejechaniu minimum kilometrów.
Druga opcja, to odpowiednio długi czas trwania konkursu – wyzwania trwające miesiąc i dłużej sprawią, że strategia “na przeczekanie” stanie się mniej kusząca, a im więcej czasu kierowcy poświęcą na poprawę wyników, tym większa szansa na utrwalenie się nowych nawyków.
Trzecia opcja, to podzielenie pracowników na różne podgrupy i organizacja kilku konkursów osobno dla każdej z nich po kolei. Kluczem selekcji powinna być liczba km pokonywana w ramach codziennych obowiązków (to informacja którą można znaleźć w panelu flotowca, w zakładce “raporty”). Ta strategia pozwala uniknąć demotywacji wśród pracowników jeżdżących dużo oraz wykluczenia z wyzwania innych grup pracowników.
Po trzecie – komunikacja i formalności
Aby konkurs przyniósł optymalne wyniki warto go też skutecznie zakomunikować. Co to oznacza?
- ogłoś konkurs w wewnątrzfirmowych kanałach komunikacji z wyprzedzeniem, przynajmniej kilkudniowym,
- upewnij się, że wszyscy kierowcy rozumieją jego zasady,
- upewnij się, że pracownicy mają dostęp do aplikacji mobilnej NaviExpert Telematics i przekonaj ich do zainstalowania jej w smartfonie, tak aby mogli na bieżąco monitorować swój wynik,
- przygotuj dokumenty takie jak opis nagród i regulamin oraz umieść je w ogólnodostępnym miejscu, np. na firmowym serwerze lub w firmowej chmurze, oraz podlinkuj w aplikacji podczas uruchamiania konkursu.
Co powinien zawierać regulamin konkursu?
- tożsamość organizatorów konkursu, czyli dane firmy,
- informacje na temat czasu trwania konkursu, warunków uczestnictwa oraz samego zadania konkursowego,
- klauzulę RODO,
- informacje na temat sposobu składania ewentualnych reklamacji – dotyczących przebiegu konkursu, jak i wyłonienia jego zwycięzcy.
Organizując konkurs z nagrodami o jednorazowej wartości przekraczającej 2000 zł (jak np. nagrody finansowe lub rzeczowe) warto także pamiętać o podatku dochodowym. Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o PIT nagroda uzyskana w konkursie będzie dla zwycięzców przychodem ze stosunku pracy. W przypadku gdy w konkursie wezmą udział nie tylko pracownicy ale również np. zleceniobiorcy, na firmie ciąży obowiązek obliczenia i pobrania zryczałtowanego podatku PIT.
