Zarządzaj zdarzeniami flotowymi wg daty lub przebiegu – jednorazowo lub cyklicznie, dla jednego lub wielu pojazdów

Zarządzanie flotą pojazdów to codzienne wyzwania – terminy przeglądów, wymiana opon, ubezpieczenia, reagowanie na zgłoszenia kierowców… Do tego dochodzi potrzeba kontroli nad kosztami i zapewnienia sprawności pojazdów. Odpowiadając na te potrzeby, rozbudowaliśmy sekcję zarządzania zdarzeniami w systemie NaviExpert Telematics – czyli nowoczesnej platformie do zarządzania flotą.

Od teraz możesz tworzyć zdarzenia zarówno w oparciu o konkretne daty, jak i na podstawie przebiegu pojazdu. Zdarzenia mogą być jednorazowe lub cykliczne, a do tego przypisywane do jednego lub wielu pojazdów jednocześnie (w przypadku zdarzeń kalendarzowych). A wszystko to w przejrzystym i intuicyjnym interfejsie – z możliwością wyświetlania zdarzeń przez kierowców w aplikacji mobilnej.

Zdarzenia kalendarzowe – elastyczność i kontrola w jednym miejscu

W zakładce „Zdarzenia” dostępny jest kalendarz flotowy, w którym można planować działania zależne od daty – takie jak przeglądy techniczne pojazdów, wymiana opon, ubezpieczenia floty czy inne, własne typy działań.

Dodając nowe zdarzenie, możesz:

• wybrać typ zdarzenia z listy lub dodać własny (np. przegląd techniczny, przegląd klimatyzacji, ubezpieczenie OC/AC),
• przypisać zdarzenie do jednego, wielu lub wszystkich pojazdów,
• określić czas trwania zdarzenia – datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia,
• ustawić cykliczne przypomnienia flotowe – np. co tydzień, co 6 miesięcy, co 2 lata, z możliwością zakończenia cyklu w konkretnym dniu lub nigdy,
• skonfigurować automatyczne przypomnienia o serwisie – np. X godzin, dni lub tygodni przed zdarzeniem,
• dodać lokalizację zdarzenia, kontakt do osoby odpowiedzialnej oraz własną notatkę.
  

Zarządzanie terminami serwisów nigdy nie było prostsze – dzięki konfigurowalnym widocznościom zdarzenia mogą być:

• widoczne tylko dla Ciebie,
• dostępne dla subflotowców z możliwością edytowania lub oznaczania jako zrealizowane,
• widoczne dla kierowców w aplikacji mobilnej – z opcją potwierdzenia wykonania.

Zdarzenia na podstawie przebiegu – serwis dokładnie wtedy, kiedy trzeba

W wielu firmach serwisy nie są planowane według daty, ale na podstawie rzeczywistego przebiegu pojazdu. Dlatego stworzyliśmy zakładkę „Zdarzenia związane z przebiegiem”, która pozwala planować przeglądy techniczne, wymianę części czy inne działania wg kilometrów.

W tym widoku wszystkie zdarzenia prezentowane są jako lista uporządkowana według priorytetu, czyli liczby kilometrów pozostałych do osiągnięcia progu realizacji. Zdarzenia widoczne na liście możesz łatwo wyszukiwać oraz filtrować ich widocznosć po typach zdarzeń oraz ich statusach (niezrealizowane, zrealizowane, oczekujące, zaległe). 

Dodając zdarzenie:

• Definiujesz typ zdarzenia (np. serwis olejowy, przegląd techniczny, wymiana klocków hamulcowych).
• Wskazujesz konkretny pojazd, którego zdarzenie ma dotyczyć – zdarzeń przebiegowych nie można dodawać dla wielu pojazdów jednocześnie, bo każdy pojazd będzie osiągał założony przebieg w innym tempie.
• Po wybraniu pojazdu jego aktualny przebieg wczytuje się automatycznie, a Ty wskazujesz “przebieg względny”, czyli określasz, za ile kilometrów zdarzenie powinno zostać wykonane. Na tej podstawie system oblicza, przy jakim przebiegu pojazdu zdarzenie powinno zostać zrealizowane. 
• Jeśli chcesz, aby podobne zdarzenie powtarzało się regularnie – np. co 10 000 km – możesz ustawić jego cykliczność. Gdy pierwsze zdarzenie zostanie oznaczone jako wykonane, system automatycznie doda kolejne, zaplanowane na następny przebieg. Nie musisz tworzyć ich ręcznie.
• Dodajesz przypomnienia przebiegowe – np. 1500 km przed planowanym działaniem (można ustawić kilka). Dodając wartość ujemną możesz także zdefiniować przypomnienia, które będą wysyłane określoną liczbę kilometrów po osiągnięciu przebiegu. 
• Opcjonalnie wpisujesz notatkę np. miejsce realizacji czy dane kontaktowe.
  

Powiadomienia o serwisach pojazdów są dostosowane do przebiegu i pojawią się odpowiednio wcześniej – w zależności od Twoich ustawień. Podobnie jak przy zdarzeniach kalendarzowych, możesz zdecydować, kto widzi dane zdarzenie: tylko Ty, subflotowcy albo/oraz kierowcy. Możesz też określić, czy będą mogli je edytować lub oznaczać jako wykonane. Masz pełną kontrolę nad widocznością i uprawnieniami.

Aplikacja mobilna – wygodny komunikator fleet managera z kierowcami

Dzięki nadanym wcześniej uprawnieniom, kierowcy mogą mieć dostęp do zdarzeń bezpośrednio w aplikacji mobilnej. Jeśli przy tworzeniu zdarzenia – kalendarzowego lub związanego z przebiegiem – zaznaczysz, że kierowcy mają je widzieć lub mogą oznaczać jako wykonane, system automatycznie wyśle im powiadomienie o nowym zdarzeniu wraz ze wszystkimi szczegółami.

W aplikacji kierowca ma specjalną sekcję „Zdarzenia”, podzieloną na dwie części:

• Zdarzenia według daty
• Zdarzenia według przebiegu

W każdej z nich widzi pełną listę przypisanych do niego zdarzeń – z podziałem na zrealizowane i niezrealizowane. Jeśli ma odpowiednie uprawnienia, może oznaczyć zdarzenie jako wykonane jednym kliknięciem.

Dodatkowo, jeśli zostały ustawione przypomnienia, kierowca otrzyma stosowne powiadomienia w odpowiednim momencie.

Co ważne – gdy kierowca oznaczy zdarzenie jako zrealizowane, informacja ta natychmiast trafia do panelu flotowego. Tam automatycznie aktualizuje się jego status, dzięki czemu zarządzający flotą od razu widzi, które działania zostały wykonane.

Dlaczego warto?

Zarządzanie flotą to dziś coś więcej niż tylko kontrola pojazdów – to potrzeba sprawnego systemu, który automatyzuje procesy, oszczędza czas, usprawnia komunikację między administratorem floty a kierowcami i wspiera wszystkich użytkowników w codziennej pracy. Podsumowując, NaviExpert Telematics to:

• System do zarządzania flotą, który dopasowuje się do Twojej organizacji.
• Harmonogram serwisów floty – uporządkowany, bez chaosu i notatek w Excelu.
• Zarządzanie przeglądami technicznymi i wymianami opartymi o daty lub przebieg.
• Cykliczne przypomnienia serwisowe – nie musisz pamiętać o kolejnych terminach.
• Zdarzenia widoczne w aplikacji mobilnej dla kierowców – tam, gdzie są najbardziej potrzebne, co znacznie ułatwia komunikację między fleet managerem a kierowcami. 
• Obsługa jednego i wielu pojazdów – masowe planowanie działań dla całej floty.
• Automatyzacja w zarządzaniu flotą – mniej ręcznego klikania, więcej kontroli.

Podsumowanie

Najnowsze funkcje systemu NaviExpert Telematics to odpowiedź na potrzeby nowoczesnych fleet managerów. Bez względu na to, czy potrzebujesz zaplanować ubezpieczenie, przegląd, wymianę opon, czy inne działanie serwisowe – teraz zrobisz to łatwiej, szybciej i dokładniej. Dzięki przypomnieniom flotowym opartym o daty i przebiegi, Twoje pojazdy będą zawsze na czas serwisowane, co zapobiega awariom, wyłączeniom pojazdów z użytku, dodatkowym kosztom związanym z naprawami czy utracie gwarancji. 

Jesteś naszym klientem?
Zaloguj się do panelu i przetestuj nowe funkcje już dziś.

Interesuje Cię nowa funkcja, a jeszcze nie korzystasz z naszego systemu?
Skontaktuj się z nami na adres: flota@naviexpert.pl lub skorzystaj z formularza: Formularz kontaktowy – po rozmowie z naszym doradcą, otrzymasz możliwość przetestowania naszego systemu lub uzyskasz dostęp do demo.