6 minuty czytania
Czym różni się system telematyczny dla lekkiej floty od telematyki dla transportu ciężkiego?
W poszukiwaniu informacji dotyczących niezbędnych funkcji systemu telematycznego, menedżerowie flot lekkich pojazdów mogą odczuwać frustrację – większość dostawców koncentruje się na obsłudze flot ciężarówek, transportu ciężkiego i maszyn budowlanych.
Dlatego ich materiały dotyczą głównie funkcji dostosowanych do specyficznych potrzeb tego sektora, takich jak tachografy, oprogramowanie do rozliczania czasu pracy, monitorowanie naczep i temperatury przewozu itp.
Tymczasem floty lekkie posiadają swoje własne wymagania i potrzebują dedykowanych funkcji, aby w pełni wykorzystać potencjał zdalnego monitorowania pozycji pojazdów oraz sposobu ich użytkowania przez pracowników.
Specjalnie dla nich przygotowaliśmy listę pięciu kluczowych funkcji systemu telematycznego dla lekkich flot:
1. Ograniczenia prędkości w stylu jazdy
Wielu dostawców telematyki dla flot opiera analizę stylu jazdy na takich parametrach jak gwałtowne hamowanie i przyspieszenia, pokonywany dystans, czy prędkości rozwijane przez kierowcę.
To oczywiście kluczowe dane, jednak ich wartość jest ograniczona, jeśli nie zostaną ujęte w kontekście mapowym. Dla wiarygodnej oceny stylu jazdy ważne jest, aby płynność i inne parametry podróży zawsze analizować w kontekście przepisów obowiązujących w danym miejscu.
Tylko wtedy możemy wytypować ryzykownego kierowcę, który naraża siebie i majątek firmy w postaci pojazdu, na ryzyko opłakanego w skutkach i kosztownego wypadku. Zestawiając informację na temat prędkości podróży z ograniczeniem prędkości system może także wytypować kierowców szczególnie narażonych na utratę prawa jazdy, gdyż dla pracownika wykonującego swoje obowiązki służbowe za kierownicą oznacza to przymusową przerwę – a dla firmy, kłopot kadrowy.
2. Wirtualny trener stylu jazdy
Styl jazdy oparty na solidnych danych to klucz do sukcesu we wdrożeniu telematyki w flocie. Jednak samo posiadanie dobrej podstawy to nie wszystko – decydujące jest, co z informacjami na temat stylu jazdy zrobi flotowiec.
Największe wyzwanie, to przekuć informacje o stylu jazdy w realne wyniki. Pułapką dla managerów floty staje się ciągłe generowanie raportów, śledzenie tras na mapie i rozmowy z kierowcami na temat ich wyników. To wszystko jest przeciwieństwem tego, do czego telematyka ma służyć.
Rola telematyki w zarządzaniu flotą to nie mnożenie obowiązków dla managerów, lecz przeciwnie, automatyzacja procesów. Idealny system telematyczny ocenia styl jazdy pracowników, a potem sam przekazuje im informacje o obszarach, w których mogą się poprawić. Pokazuje problematyczne sytuacje i manewry, przykłady lepszych praktyk i podpowiada, jak je zastosować.
Nasze doświadczenie pokazuje, że tylko taki system jest w stanie przynieść realne korzyści dla floty, takie jak redukcja szkód i kosztów ubezpieczeń, kontrola kosztów paliwa i zużycia pojazdów, a także zwiększenie ich wartości przy odsprzedaży.
Czytaj więcej w naszych case study:
Z 200 szkód rocznie do 28. Jak skutecznie zmniejszyć szkodowość we flocie?
Zwykłe śledzenie tras polega na psychologicznym efekcie – kierowcy zachowują się lepiej, ponieważ wiedzą, że są obserwowani. Niestety, ten efekt szybko słabnie, jeśli nie jest wzmacniany. Aby utrzymać go na dłużej, fleet manager musi regularnie analizować raporty i historię tras, co często jest trudne ze względu na inne obowiązki.
Gdy kierowcy otrzymują systemowe wskazówki po każdej trasie, doświadczają stałego, ale delikatnego nadzoru, bez nadmiernego nacisku ze strony przełożonych. Mogą sukcesywnie poprawiać swój styl jazdy, a manager floty potrzebuje jedynie sporadycznie spojrzeć na raporty, by ocenić postępy pracowników w dłuższej perspektywie czasowej.
3. Wykrywanie tankowań
Dwa główne czynniki wpływające na koszty paliwa to spalanie, o którym już mówiliśmy w poprzednich punktach, oraz nadużycia związane z użytkowaniem służbowego paliwa do celów prywatnych. Kluczowym narzędziem do wykrywania tych nadużyć jest z kolei rejestrowanie i ewidencjonowanie tankowań.
Monitorowanie tankowań umożliwia kontrolę różnych nieprawidłowości, takich jak:
- tankowanie przed prywatnym wyjazdem, podczas weekendu czy urlopu,
- tankowanie do kanistra,
- czy spuszczanie paliwa z baku pojazdu.
Więcej informacji na temat skutecznego wykrywania nadużyć znajdziesz w naszym webinarze.
4. Elektroniczna ewidencja użytkowania pojazdów
Czyli tak zwana obsługa aut pulowych/poolowych, czasem określanych także jako wewnątrzfirmowa wypożyczalnia. Pojazd pulowy nie jest przypisany do konkretnego kierowcy; jest dostępny dla szerszej grupy pracowników. W ten sposób z aut flotowych korzysta wiele firm, na przykład nasi klienci tacy jak m.in.: Wojewódzka Stacja Ratownictwa Medycznego w Łodzi, Radio Wrocław, wypożyczalnia aut Qride czy grupa dealerska Cichy-Zasada.
W mniejszych flotach często auta pulowe generują chaos i nieustanne dochodzenia pod tytułem: kto trzy dni temu o godzinie 12 korzystał z samochodu X. W większych firmach, które mają procedury dotyczące obsługi aut pulowych, prowadzi to z kolei do zbędnych formalności, dokumentów zdawczo-odbiorczych i biurokratycznego zamieszania, które odwraca uwagę kierowców od rzeczywistej pracy.
Dobry system telematyczny powinien rozwiązywać ten problem poprzez digitalizację całego procesu. Obsługa protokołów i rejestru za pomocą aplikacji dla kierowców pozwala rejestrować wyjazdy kilkoma kliknięciami i gromadzić dane w formie zawsze dostępnego, przejrzystego elektronicznego sprawozdania.
Więcej informacji na temat tego, jak elektroniczne narzędzia mogą rozwiązać problem aut pulowych w twojej flocie, znajdziesz tutaj: Samochody pulowe w firmie. Jak nimi zarządzać?
5. Zestawienie danych kosztowych z danymi telematycznymi
W wielu firmach dane dotyczące tych dwóch kategorii są obsługiwane przez zupełnie inne działy, inne osoby i bardzo często odrębne narzędzia informatyczne dedykowane dla tych działów.
Informacje dotyczące pojazdów są głęboko zakopane w systemie monitoringu aut. To sprawia, że osoby zarządzające flotą, muszą dane przejrzeć, przesiać, wyselekcjonować, poświęcić mnóstwo czasu na ich ręczną obróbkę, interpretację i wyciągnięcie wniosków.
Z kolei dane kosztowe są agregowane przez zupełnie inne osoby w dziale finansowym, lub księgowym i często nigdy nie są analizowane pod kątem efektywności wydatków. Co więcej, ich analiza nie może być miarodajna, bez zestawienia z wcześniej wspomnianymi danymi na temat sposobu użytkowania pojazdów.
Wobec tego pierwszym zadaniem systemu telematycznego dla floty lekkich pojazdów jest wstępna obróbka i prezentacja danych telematycznych, tak aby były one łatwo interpretowalne, a ich analiza nie wymagała dodatkowego etatu człowieka.
Drugie zadanie polega na gromadzeniu danych finansowych. Tak by łatwo porządkować koszty i móc przypisać je konkretnym pojazdom lub pracownikom.
Dopiero po spełnieniu tych warunków możliwe jest automatyczne zestawienie danych różnych kategorii i analiza krzyżowa. Jednak nie każdy system pozwala zrobić to w prosty i przejrzysty sposób. Niektóre wymagają generowania raportów, a następnie dalszej pracy nad arkuszem kalkulacyjnym.
Jednak mamy XXI wiek dlatego standardem dla obsługi floty powinien być już system pozwalający zestawić dane kosztowe i telematyczne w formie prostego dashboardu, prezentującego zawsze aktualne kluczowe wskaźniki, zdefiniowane w taki sposób, aby ułatwić managerom podejmowanie trafnych decyzji. Takie wskaźniki to np. TCO, koszt na kilometr, koszt paliwa, spalanie w danym dziale, pojeździe lub kierowcy.
Więcej informacji na temat kontroli kosztów floty znajdziesz w naszym webinarze pt. Innowacyjne metody analizy i obniżania kosztów floty z użyciem Business Intelligence
