6 minuty czytania
Jeżeli czytasz ten artykuł to znaczy, że stoisz przed wyborem profesjonalnego systemu zarządzania flotą. Podpowiadamy, co jest ważne przy wyborze systemu do monitoringu floty.
Prosty monitoring czy zaawansowany system do optymalizacji kosztów?
Zacznijmy od początku – od wielkości zarządzanej floty. Twoje potrzeby mogą się różnić w zależności od tego czy flota składa się z kilku, czy kilkuset pojazdów. Od tego zależy specyfika Twojej codziennej pracy i potrzeb. Zarządzając małą flotą na początek wystarczy Ci podstawowa funkcjonalność dotycząca monitorowania pojazdów i ich pozycjonowania GPS na żywo, a z czasem możesz chcieć korzystać z rozbudowanych funkcjonalności.
Gdy jednak pojazdów masz więcej prawdopodobnie potrzebujesz od razu zaawansowanego systemu stworzonego z myślą o efektywnym zarządzaniu flotą. Narzędzie to powinno oferować nie tylko monitoring GPS pojazdów na mapie, ale także zaawansowane funkcje pomagające w zarządzaniu flotą, takie jak weryfikację stylu jazdy kierowców, obsługa aut pulowych, wykrywanie wypadków, grywalizację czy automatyczną ewidencję przebiegów.
Klienci mają zróżnicowane oczekiwania. Zaawansowane funkcje dla niektórych mogą okazać się kluczowe, a dla innych pomijalne. Dlatego najlepsze są rozwiązania, które można dopasować do indywidualnych potrzeb flotowca.
1. Prosty monitoring GPS samochodów flotowych
Główne zadanie systemu do zarządzania flotą to monitoring GPS pozwalający na nadzorowanie samochodów flotowych. Intuicyjny panel administracyjny pozwoli Ci na sprawne zarządzanie pojazdami flotowymi, a jego mobilna wersja – na pracę poza biurem. Aplikacja z kolei będzie znakomitym narzędziem dla kierowców. Do administracji kierowcami i pojazdami sprawdzą się takie funkcje jak Karta Kierowcy, która ułatwia zarządzanie danymi pracowników oraz Karta pojazdów.
1.1. Aplikacja vs dodatkowe urządzenia
Jeżeli nie potrzebujesz stałego monitoringu, a jedynie chcesz analizować niektóre trasy pokonywane przez pracowników, być może wystarczy Ci rozwiązanie oparte o aplikację mobilną. Będzie na pewno taniej, ale… polegasz na kierowcy, który każdorazowo musi włączać rejestrowanie swojej pozycji. Jeżeli chcesz mieć jednak pewność, że system automatycznie rejestruje wszystkie przejechane trasy inwestycja w dodatkowe urządzenie GPS jest niezbędna.
Do najbardziej popularnych rodzajów urządzeń GPS należą:
– Urządzenie wykorzystujące gniazdo OBD (np. NaviExpert OBD)
Jeżeli nie chcesz bazować na manualnym uruchamianiu monitoringu, ale nie planujesz dodatkowych wydatków związanych z montażem urządzenia, wybierz moduł NaviExpert OBD. Montaż jest banalnie prosty – urządzenie wystarczy podłączyć do gniazda. Obrazuje to krótki film szkoleniowy, które znajdziesz na naszym kanale YouTube.
– Urządzenie do ukrytego montażu (np. NaviExpert Secret, NaviExpert Easy)
To urządzenie przeznaczone do ukrytego montażu pod akumulator. Ogranicza ono ingerencję kierowcy w jego pracę. Dzięki zaawansowanym modułom (GPS, akcelerometr, żyrokompas) urządzenie przekazuje do panelu dane dotyczące lokalizacji pojazdu i jego prędkości. Dodatkowo ważne żeby urządzenie wyposażone było we własny akumulator, który poradzi sobie np. w przypadku czasowego odcięcia zasilania, np. w trakcie próby kradzieży.
– Urządzenie bazujące na szynie CAN
Jest to skomplikowane i specjalistyczne urządzenie. Wykorzystuje się je zazwyczaj we flotach ciężkich pojazdów powyżej 3.5 ton lub specjalistycznych maszynach np. budowlanych. Pozwala na dostęp do szczegółowych danych rejestrowanych przez pojazd np. historii obrotów, fizycznym poziomie paliwa w baku, czy dostęp do czujników temperatury, czy ciśnienia. W przypadku standardowej floty pojazdów do 3.5 ton, jego wyższy koszt zakupu i specjalistyczny montaż, często nie jest uzasadniony ekonomicznie.
1.2. Dane widoczne na mapie
Na co jeszcze zwrócić uwagę przy wyborze systemu do monitoringu floty? Na dużą częstotliwość odświeżania pozycji pojazdów – bardzo dobra wartość to odświeżenie co sekundę i śledzenie w czasie rzeczywistym lokalizacji pojazdu. Kolejnym jest horyzont czasowy przechowywanych historii tras – 3 miesiące to minimum, którego powinieneś oczekiwać. Poza tym ważne są aktualne i szczegółowe dane pojawiające się na mapie. W dobrym systemie znajdziesz podgląd między innymi na:geostrefy, w których porusza się pracownik wraz z alertami ich przekraczania,
– rozliczanie jazd prywatnych i służbowych – więcej w artykule,
– aktualną lub ostatnio dostępną lokalizację,
– historię przejechanych tras,
– długość postojów pojazdu,
– prędkość chwilową danego pracownika,
– informacje czy jazda kierowcy jest zgodna z przepisami,
– aktualne ograniczenia prędkości bezpośrednio na mapie.
Informacje, które widzisz na mapie, powinny znajdować się także w szczegółowych statystykach dostępnych w panelu flotowca. Dzięki temu zyskasz nie tylko podgląd na styl jazdy kierowców na przestrzeni ostatnich miesięcy, ale także dane, które możesz wykorzystać do przeprowadzenia konkursów firmowych i motywacji kierowców przez grywalizację.
2. Zaawansowany system zarządzania flotą
W przypadku dużej floty o wielkości powyżej kilkudziesięciu pojazdów, zarządzanie flotą nie kończy się na monitoringu pojazdów przypisanych do konkretnego kierowcy. To także zarządzanie samochodami pulowymi i formalności związane z rozliczeniami VAT i PIT. To zarządzanie optymalizacją kosztów szkodowych, eksploatacji pojazdu czy zużycia paliwa. Organizacja, a przede wszystkim automatyzacja pracy, jest w tym przypadku kluczowa. Biznesowo ma to być po prostu skuteczne rozwiązanie.
2.1. Obniżanie kosztów floty
Największy problem flotowca, czyli znalezienie sposobu na obniżenie kosztów floty – brzmi znajomo? W panelu administracyjnym powinna znaleźć się zakładka dot. optymalizacji kosztów pojazdów flotowca. Dzięki niej zweryfikujesz nie tylko całkowite koszty floty, ale także liczbę i koszt przejechanych kilometrów oraz wpływ stylu jazdy danego pracownika na koszty paliwa i eksploatacji. Statystyki powinny wskazywać parametry i obszary, które wymagają optymalizacji i mogą przyczynić się do znacznego obniżenia kosztów floty.
2.2. Automatycznie generowana kilometrówka
Ważne, aby system wspierał rozliczenia VAT i PIT. Na bazie ewidencji przebiegów System powinien przygotować raport w formie zgodnej z wymaganiami Urzędu Skarbowego. O automatycznie generowanej kilometrówce dla celów VAT i PIT pisaliśmy więcej tutaj.
2.3. Zarządzanie samochodami pulowymi
Monitorowanie floty samochodowej to nie tylko nadzór aut służbowych, przypisanych do konkretnego kierowcy, ale także pojazdów pulowych, czyli aut dostępnych dla większej grupy pracowników. W panelu flotowca, powinieneś znaleźć opcje dot. pojazdów pulowych. Dzięki tej opcji zyskasz dostęp do listy pracowników, którzy korzystali z auta, z uwzględnieniem dat i godzin użytkowania aut. Temat zarządzania samochodami pulowymi w firmie dokładniej omawialiśmy w dedykowanym wpisie.
2.4. RODO i dbałość o bezpieczeństwo danych osobowych
Jaki system do monitoringu floty wybrać? Respektujący aktualne wymogi prawne i prywatność pracowników. Powiedzieliśmy już o nadzorowaniu pojazdów i zaawansowanych funkcjach, teraz czas na RODO. Kompletny system obejmuje również dbałość o dane osobowe –pracowników, flotowca i organizacji. System powinien bazować na wszechstronnych regulaminach (sprawdź je tutaj) i wyrażonych przez użytkowników zgodach.
Niezależnie jednak od wielkości floty i rozbudowanych funkcjonalności najlepsze są te narzędzia, których, i podstawowe, i zaawansowane funkcje po prostu niezawodnie działają. Takim systemem jest właśnie NaviExpert Telematics, który z pasją rozwijamy dla Ciebie. Jeżeli chcesz pogłębić wiedzę, jak wybrać dopasowany do Twoich potrzeb system zarządzania flotą z przyjemnością odpowiemy na Twoje pytania.
