Jak zaoszczędzić na podatkach w firmie bez zbędnej papierologii?

Z tego wpisu dowiesz się, jak zaoszczędzić na podatkach dotyczących obsługi i eksploatacji aut do 3,5 tony zarejestrowanych w Twojej spółce, lub działalności gospodarczej.

Co do zasady fiskus pozwala polskim przedsiębiorcom pomniejszać należny podatek o kwotę udokumentowanych fakturą kosztów. Wyjątkiem od tej reguły są niestety wydatki związane z zakupem i eksploatacją pojazdów osobowych. W ich przypadku kwoty odliczeń podatkowych zostały mocno ograniczone i wynoszą odpowiednio:

• 50% kwoty podatku VAT,
• 20% kwoty netto, jako koszt uzyskania przychodu (PIT).

Czytając ten wpis, dowiesz się jak zgodnie z prawem i bez zbędnej papierologii zwiększyć to odliczenie do 100% – zarówno w przypadku kosztów uzyskania przychodu (PIT), jak i VAT.

Ile możesz zaoszczędzić? 

Przy dzisiejszych cenach paliwa i serwisów, oraz miesięcznym przebiegu ok 2 tys. km oszczędność może wynieść nawet 250 zł miesięcznie dla każdego auta!

Z czego wynika aż tak duża różnica? Podstawowe stawki odliczenia: 20% dla PIT i 50% dla VAT można zwiększyć do 100% udowadniając fiskusowi, że firmowe auto używane jest wyłącznie do celów służbowych. A to niestety dla większości przedsiębiorców oznacza długie godziny spędzane co miesiąc na uciążliwej, wysysającej energię i chęć do pracy papierologii…

Papierologia – czy da się ją ominąć?

Aby udowodnić organom skarbowym, że nasze służbowe auto służy wyłącznie do użytku związanego z działalnością gospodarczą, konieczne jest prowadzenie tzw. ewidencji przebiegu. Do odliczenia pełnej kwoty VAT wymagane jest także:

• złożenie deklaracji VAT-26,
• oraz ustalenie zasad użytkowania pojazdu firmowego, np w formie regulaminu.

Więcej na temat wymogów formalnych związanych z ewidencją przebiegu, przeczytasz w naszym wpisie.

Nie da się ukryć, że prowadzenie ewidencji przebiegów w klasycznym papierowym wydaniu, gdy po każdej trasie kierowca musi w dzienniku, lub na specjalnym blankiecie zapisywać: skąd wyjechał, kiedy wyjechał, dokąd jechał, w jakim celu jechał, ile km przejechał… jest delikatnie mówiąc mało efektywną formą spieniężania roboczogodzin.

Ewidencja przebiegu w 2022 roku – czy to się w ogóle opłaca?

Biorąc pod uwagę potencjalne oszczędności, o których wspomnieliśmy na początku tego wpisu, oraz wartość czasu pracy specjalisty, lub tym bardziej właściciela firmy, który potrzebny jest do wypełnienia niezbędnych formalności – nietrudno dojść do wniosku, że… słabo się to opłaca. 

Sytuacja zmienia się diametralnie, kiedy możemy cały ten proces zautomatyzować. Na szczęście w 2022 roku kilometrówkę możemy wygenerować jednym kliknięciem! 

Przy użyciu odpowiednich narzędzi takich jak system NaviExpert Telematics ewidencja przebiegu prowadzi się sama, a rolą przedsiębiorcy jest tylko sprawdzić jej poprawność i przekazać ją swojej księgowej. 

Dzięki automatyzacji tego procesu ilość czasu potrzebna na formalności spada niemal do zera, a wygenerowana oszczędność staje się czystym zyskiem 🙂

Jak zautomatyzować prowadzenie ewidencji przebiegu do celów VAT i PIT?

1. Podłącz auta do systemu NaviExpert Telematics – pierwszym krokiem jest wyposażenie aut firmowych w nadajniki GPS potrzebne do odczytu ich lokalizacji, oraz zapisywania danych przejazdów w formie ewidencji.
   
   Urządzenia znajdziesz w naszym sklepie internetowym pod adresem sklep.telematics.naviexpert.pl
   
   
2. Zdefiniuj cele wyjazdów – aby zaoszczędzić czas kierowców zaloguj się do panelu NaviExpert Telematics i zdefiniuj listę celów podróży, np. wizyta u klienta, dostawa towaru itp. Dzięki temu nie będą musieli wpisywać ich ręcznie po każdej przejechanej trasie.
   
   
3. Wyposaż kierowców w aplikacje mobilne – przekaż użytkownikom aut służbowych loginy i hasła do aplikacji mobilnej, dzięki której będą mogli łatwo i szybko oznaczać cele pokonywanych tras, wybierając je z krótkiej wcześniej zdefiniowanej listy. To zajmuje dosłownie kilka sekund!
   
   Dzięki naszej aplikacji i dostępnym w niej spersonalizowanym wskazówkom Twoi kierowcy poprawią także swój styl jazdy, co przełoży się na jeszcze większe oszczędności – wynikające z obniżenia kosztów eksploatacji aut (spalanie, usterki, serwisy, części zamienne itp.).
   
   Aplikację możesz pobrać ze sklepów Google Play oraz App Store.

4. Wygeneruj gotową kilometrówkę jednym kliknięciem – po zalogowaniu do panelu NaviExpert Telematics możesz pobrać plik excel z gotową ewidencją przebiegu dla każdego ze swoich aut. Wystarczy, że przekażesz go swojej księgowej lub wyślesz bezpośrednio do Urzędu Skarbowego!