5 minuty czytania
Zarządzanie flotą – to nie bułka z masłem, a złożony proces. W poniższych punktach podpowiadamy w jaki sposób zorganizować pracę fleet managera, by nie ograniczała się po prostu do utrzymania parku flotowego, ale i przynosiła konkretne korzyści firmie.
1. Jak sobie pościelisz, tak się wyśpisz – tworzymy politykę flotową
Do niedawna regulaminy użytkowania samochodów służbowych były domeną firm posiadających duże floty. To jednak się zmienia, bo coraz więcej fleet managerów dostrzega plusy posiadania tego dokumentu. Jaka powinna być dobra polityka flotowa? Powinna w taki sam sposób traktować wszystkich pracowników posiadających uprawnienia do użytkowania aut firmowych niezależnie od tego, jakie pełnią stanowiska. Dokument powinien w możliwie jak najbardziej szczegółowy sposób określać wszystkie aspekty korzystania z aut, w tym prawa i obowiązki pracowników. Wszystko po to, by zabezpieczyć się przed błędami, kosztami czy nadużyciami, które mogą wyniknąć z nieprawidłowego korzystania z samochodów. Leży to w interesie samej firmy, fleet managera jak i samego pracownika.
Co ważne, tworząc politykę flotową warto się inspirować różnymi wzorami dokumentów, ale nie warto ich kopiować 1:1. Dobra polityka flotowa powinna być dostosowana do potrzeb firmy, branży oraz profilu pracowników. Jak każdy regulamin powinien powstać w konsultacji z prawnikiem, ale i specjalistą z zakresu podatków i kadr. Dokument powinien zostać zaakceptowany przez Zarząd lub właściciela firmy. Tworząc car policy warto też pamiętać o tym, by była napisana przystępnym językiem – musi ją zrozumieć bowiem każdy pracownik korzystający z aut firmowych.
2. Keep calm, czyli zorganizuj się i zachowaj porządek
Myśl kompleksowo. Nie kategoriami: rozwiązanie do monitoringu GPS, rozwiązanie do analizy kosztów floty, rozwiązanie do przechowywania informacji na temat aut lub kierowców czy rozwiązanie do wprowadzenia grywalizacji. To bez sensu. Poszukaj takiego rozwiązania, które spełni jak najwięcej Twoich oczekiwań jednocześnie. Co jednak ważne – optymalnie skrojony system flotowy to taki, który z jednej strony powinien być maksymalnie prosty – by nie tracić czasu na uczenie się nowego narzędzia, z drugiej strony powinien dostarczać komplet wszystkich potrzebnych funkcji. – System wspierający zarządzanie flotą powinien z jednej strony pomagać fleet managerowi w codziennym administrowaniu samochodami, pozwalając w nim po prostu przechowywać niezbędne informacje na temat aut i osób z nich korzystających. To jednak nie wszystko: dobry system po prostu wspiera pracę fleet managera i pozwala go odciążyć w codziennych zmaganiach z rzeczywistością, np. poprzez intuicyjny kalendarz, w którym automatycznie pojawiają się informacje o nadchodzących zdarzeniach takich jak planowany przegląd oraz daje możliwość bezpośredniego zgłaszania przez samych pracowników sugestii napraw czy zgłoszeń o kolizjach – tłumaczy Katarzyna Przybylska, z firmy NaviExpert, oferującej system NaviExpert Telematics.
3. Ogranicz niepotrzebne koszty
Także budżet, którym zarządzamy będzie łatwiej trzymać w ryzach jeśli system pozwoli nam na sprawną ewidencję kosztów. Z jednej strony chodzi po prostu o możliwość gromadzenia w nim informacji o wysokości faktur, które są przypisane do konkretnych aut czy kierowców i tworzenia z nich raportów zbiorczych (koszty serwisu czy paliwa). Z drugiej – zmniejszanie tych kosztów poprzez wprowadzenie w firmie systemu, który będzie motywował kierowców do zmiany zachowania za kółkiem. To konkretne korzyści i oszczędności. Jak wiadomo auto służbowe, to najlepsze auto na świecie i mimo, że dużym uproszczeniem byłoby twierdzić, że każdy pracownik korzystający z auta służbowego je torturuje, to jednak z pewnością niewielu z nich dba o nie tak, jak o swoje własne. Można to zmienić. –Jako dostawca rozwiązania telematycznego jesteśmy w stanie wskazywać konkretne zależności między stylem jazdy kierowców, a oszczędnościami dla firmy. Wiemy na przykład, że kierowca, którego wskaźnik płynnej jazdy wynosi 53% zużywa klocki hamulcowe w swoim aucie 40% szybciej niż ten, którego wskaźnik płynnej jazdy wynosi 86%. Że osoby regularnie przekraczające prędkość na trasach z ograniczeniem powyżej 120 km/h powodują o 40 proc. większe zużycie paliwa. Oczywiście, tego typu dane mówią wiele więcej niż enigmatyczne „obniżanie kosztów eksploatacji aut”, ale sięgnięcie oszczędności wymaga i tak określonych działań po stronie firmy – tłumaczy Przybylska. I dodaje: – W przypadku naszego rozwiązania analizujemy styl jazdy kierowców, to czy jeżdżą bezpiecznie, czyli zgodnie z przepisami oraz płynnie – bez gwałtownych hamowań i przyśpieszeń. Wszystko dzięki danym z urządzeń OBDII, które są wpinane do aut. Dzięki wykorzystaniu tych danych do motywowania kierowców do poprawy stylu jazdy – fleet manager jest w stanie zmniejszać koszty wynikające z eksploatacji aut. Wdrażając telematykę przez grywalizację rozwiązanie nie będzie utożsamiane z kijem. Ważne jest jednak to, by i samym kierowcom zapewnić informację zwrotną na temat ich stylu jazdy oraz pozycji w firmowym rankingu kierowców (np. poprzez aplikację mobilną), by mogli go na bieżąco korygować i walczyć o najwyższe noty i nagrody.
4. Kiedy ograniczysz koszty – nie ograniczaj się, a zostaniesz bohaterem
W wielu firmach systemy wspierające zarządzanie flotą, które wykorzystują informacje o stylu jazdy wciąż wykorzystywane są głównie przez fleet managera, tymczasem mogą doskonale wspierać działanie innych działów. Jakich? Np. sprzedaży lub serwisantów. Dzięki niej, osoby zarządzające sprzedażą są w stanie sprawdzać, czy handlowcy odwiedzają te punkty, które odwiedzić danego dnia powinni, a dzięki bieżącej analizie – redukować liczby wizyt nieodbytych. Monitoring samochodów służbowych warto wykorzystać do tego, by sprawdzić nie tylko po jakich trasach, ale i całościowo – po jakim obszarze poruszają się nasi handlowcy. Mimo, iż na wykresach lub tabelach z excela widać, że handlowiec odwiedzający konkretne punkty realizuje plany sprzedażowe, to po naniesieniu ich na mapę i przeanalizowaniu tras, może się okazać, że wynik robi np. na 60% swoich klientów lub zaledwie połowie całego swojego regionu. Może okaże się, że mógłby być bardziej efektywny, a może – że do danego regionu warto zatrudnić dodatkowe wsparcie. Wówczas korzyści dla firmy są o wiele większe, niż w przypadku wykorzystania danego rozwiązania tylko na potrzeby jednego działu: zarządzania flotą. Zmiana stylu jazdy kierowców na bezpieczny i płynny pozwoli także na poprawę bezpieczeństwa pracowników, co z kolei będzie miało przełożenie na zmniejszenie ich absencji wynikających ze zdarzeń drogowych. To znów przekłada się bezpośrednio na wyniki finansowe firmy.
