Jak stworzyć flotę służbowych pojazdów i nie zwariować? Zarządzanie flotą w czasie pandemii – dla kurierów i nie tylko

Aktualne zapotrzebowanie na dostawę bezkontaktową jest niepodważalne. Ograniczenia spowodowane koronawirusem sprawiły, że zarówno konsumenci indywidualni, jak i biznesowi częściej robią zakupy przez internet, a te wymagają dostawy zamówienia pod wskazany adres. Dzięki temu, branża kurierska przeżywa swój rozkwit. Firmy kurierskie i pocztowe muszą przyzwyczaić się do zwiększonego tempa pracy i w tym samym czasie obsłużyć więcej zleceń. Jako dostawcy usługi dowozu są teraz bardzo pożądanym partnerem biznesowym. Dlatego podpowiadamy, jak zarządzać flotą samochodową i nie zwariować.

Instynktownie każdy wie, jak zarządzać flotą pojazdów służbowych – w końcu „zarządzamy” naszym samochodem prywatnym. Jednak jeśli przyjrzymy się temu bliżej, to sam zakup i ubezpieczenie aut to za mało. W grę wchodzi jeszcze np. spisanie zasad korzystania z pojazdów firmowych, monitorowanie tras kierowców czy organizacja serwisu i napraw aut. 

Zarządzanie flotą w czasie pandemii

W tym artykule przedstawimy najważniejsze aspekty tworzenia parku samochodów i zarządzania flotą pojazdów w czasie pandemii. Przygotowaliśmy również promocję, na naszą usługę optymalizacji tras wielopunktowych – przydatne narzędzie przy planowaniu tras m.in. dla kurierów. 

By pogodzić intensywniejszą pracę z jej lepszą organizacją, zachęcamy do kontaktu z naszymi handlowcami, którzy opowiedzą więcej o naszym systemie do zarządzania flotą pojazdów NaviExpert Telematics. Każdy, kto w zapytaniu poda hasło:

otrzyma do swojego zamówienia 3-miesięczną licencję nawigacji NaviExpert z funkcją optymalizacji tras wielopunktowych. Promocja trwa do końca maja 2020. Dostaniesz tyle licencji, ile urządzeń NaviExpert Telematics zamówisz! Więcej o optymalizacji tras wielopunktowych.

Poniżej znajdziesz 3 kroki opisujące podstawowy plan działania, który pomoże bezboleśnie wdrożyć usługę bezpiecznych dostaw. Jeśli już prowadzisz firmę kurierską i zajmujesz się dostawami pod wskazany adres, te 3 kroki pozwolą Ci zweryfikować sposób Twojej pracy. Może czas na nowoczesne zarządzanie flotą?

Zakładamy, że posiadasz już firmowe pojazdy, które są ubezpieczone.

#1 Spisz zasady korzystania z aut firmowych, czyli polityka flotowa

Nie ma chyba nic ważniejszego niż spisanie zasad korzystania z aut firmowych. To nie tylko reguły, których muszą przestrzegać kierowcy. To przede wszystkim ich prawa i obowiązki związane z korzystaniem z aut firmowych. 

Niezależnie od tego, czy flota składa się z kilku, czy kilkuset pojazdów, dobrze skonstruowany regulamin pozwoli na uniknięcie wielu nadużyć. Polityka flotowa chroni zatem nie tylko pracodawcę, ale również pracowników.

Na co przede wszystkim zwrócić uwagę? Spisz politykę flotową i przedstaw dokument kierowcom, prosząc o potwierdzenie zapoznania się z regulaminem. To jedna z najczęściej pomijanych formalności, a przecież zarządzanie flotą bazuje m.in. na dobrej organizacji!

Kolejny istotny aspekt: wszyscy kierowcy korzystający z pojazdów firmowych, muszą być traktowani tak samo. Wszyscy – w tym Ty, drogi Managerze. To bardzo ważne i wpływa na zaufanie i wiarygodność pracodawcy w oczach pracownika. Dlatego tutaj sprawdzi się maksyma „traktuj innych tak, jak sam chciałbyś być traktowany” 😉

Więcej o tajemnicach dobrych polityk flotowych przeczytasz pod linkiem. Zajrzyj tam koniecznie.

WSKAZÓWKA. Z uwagi na obecną sytuację związaną z koronawirusem, warto również umieścić zasady dostawy do domu zamawiającego w regulaminie kierowcy. Np. kierowca oprócz noszenia maseczki i rękawiczek ochronnych musi zachować odstęp min. 1m od odbierającego paczkę, a po każdym dostarczeniu zamówienia w obowiązku kierowcy jest dezynfekcja rąk.

#2 Miej wszystko pod kontrolą

Zapewne wiesz, że wiele firm posiadających pojazdy służbowe korzysta z systemu telematycznego do ich monitorowania. Korzystanie z takiego systemu może spełniać wiele celów, zaczynając od bezpieczeństwa kierowców, minimalizowania nadużyć po monitoring spalania czy optymalizację kosztów floty.

My proponujemy system zarządzania flotą, który pomoże Ci na każdym etapie. W NaviExpert Telematics nie tylko monitorujesz trasy kierowców, tutaj również liczysz oszczędności! W zakładce koszty floty sprawdzasz statystyki wydatków w każdym okresie rozliczeniowym. Masz do dyspozycji rozbudowany kalendarz, który nazywamy organizerem. Dlaczego? Bardzo szybko dodasz wszystkie zaplanowane wizyty u mechanika czy inne zdarzenia do konkretnego auta. Oprócz tego, gwarantujemy to, co Managerowie lubią najbardziej, czyli statystyki! Kto, gdzie, kiedy, jak – to już nie jest tajemnicą. Jeśli chcesz rozliczać 100% VAT i PIT niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów. W NaviExpert Telematics prowadzisz ją automatycznie! A pod koniec miesiąca jedynie pobierasz raport do wydrukowania. 

To tylko mała namiastka tego co oferuje NaviExpert Telematics. Zainteresowany? Skontaktuj się z naszymi handlowcami, którzy z chęcią opowiedzą Ci więcej o naszym systemie. I pamiętaj o naszej promocji komiwojażera na 3 miesiące za darmo.

B2B KOMIWOJAŻER

Zwróć uwagę również na to, że zarządzanie flotą w czasie pandemii, jest dobrym momentem, by przeanalizować swój dotychczasowy sposób monitorowania pojazdów oraz innych aspektów Twojego fleet managementu. Czy monitoring GPS, z którego obecnie korzystasz zaspokaja Twoje potrzeby? Jakich funkcji, udogodnień zawsze Ci brakowało? A może jeszcze nie korzystasz z żadnego systemu do zarządzania flotą? To dobry moment, by zadać sobie te pytania.

#3 Pozytywne nastawienie pracowników – bez tego ani rusz!

Powiedzmy sobie szczerze, nikt z nas nie lubi być obserwowany. Niestety, by skutecznie zarządzać flotą, musisz ją monitorować. Jak zatem przekonać pracowników do pozytywnego nastawienia w związku z wdrożeniem systemu monitorującego ich pracę? Jedno bardzo ważne słowo: grywalizacja.

W skrócie grywalizacja polega na wykorzystaniu mechanizmów znanych z gier komputerowych, w celu zmiany zachowań w sytuacjach, które nie są grami, po to by np. zwiększać zaangażowanie. 

Wprowadzając elementy zabawy, chociażby poprzez porównywanie się z innymi kierowcami w rankingach, przyczyniamy się do tego, że kierowcy zaczynają inaczej postrzegać sam system monitoringu aut służbowych.

Do tego wszystkiego, wprowadzenie grywalizacji jest dziecinnie proste! 

• Po pierwsze, ważną rolę pełni polityka flotowa (patrz 1. krok naszego artykułu), ponieważ każdy kierowca musi jasno znać zasady korzystania z aut firmowych. 
• Po drugie, powiedz otwarcie jakie cele ma realizować wdrożony system telematyczny i postaraj się o wdrożenie go we wszystkich autach, by kierowcy nie mieli poczucia, że dzielisz pracowników na równych i równiejszych. 
• Po trzecie, pracownicy biorący udział w zabawie powinni mieć dostęp do swoich statystyk jazdy. Może w tym pomóc nasza aplikacja mobilna dla kierowców, która opiera się właśnie na zasadach grywalizacji. 
• Po czwarte, nagrody! Świetne byłyby bilety do kina czy restauracji. Warto pomyśleć jednak o alternatywie niewymagającej dużych nakładów finansowych – zwłaszcza teraz, kiedy lepiej jest liczyć oszczędności niż wydatki. Może to być tytuł najlepszego kierowcy miesiąca, który oczywiście wiąże się z przywilejami, takimi jak – pierwszeństwo na firmowym parkingu, codziennie podana kawa do biurka, czy pochwalenie się tytułem kierowcy miesiąca na firmowym fanpage. 

Na koniec ważna sprawa. Jeśli masz do dyspozycji mniej samochodów niż kierowców, pamiętaj, że Twoja flota może być współdzielona, a auta tzw. pulowe. Pojazd służbowy nazywany pulowym oznacza, że nie jest przypisany do konkretnego kierowcy. Samochody te, są dostępne dla wyznaczonej grupy pracowników. Jeśli jesteś zainteresowany takim rozwiązaniem, mamy dla Ciebie dobrą wiadomość. NaviExpert Telematics również obsługuje takie floty! Sprawdź, jak zarządzać pojazdami pulowymi. 

Zapewnienie sprawnej dostawy, w tym dostawy bezkontaktowej w obecnych czasach jest priorytetem dla wielu firm. Swoiste oblężenie przeżywają firmy kurierskie i pocztowe. Konsekwencją dużego zainteresowania dostawą do domu, są ogromne ilości zleceń, które można zrealizować sprawnie i na dodatek utrzymać motywację kierowców na stałym poziomie.

Jeśli jesteś zainteresowany naszym doradztwem w zarządzaniu flotą w czasie pandemii, skontaktuj się z naszymi handlowcami. Z chęcią odpowiedzą na Twoje pytania i rozwieją wszelkie wątpliwości związane z wdrożeniem systemu telematycznego w Twojej firmie.