Dane z tachografu - jak często sczytywać i jak długo je przechowywać?

Współczesny transport drogowy to branża, w której precyzyjne monitorowanie i dokumentowanie czasu pracy kierowców odgrywa fundamentalną rolę. Systemy takie jak tachograf cyfrowy i karta kierowcy są niezbędnymi narzędziami do rejestracji aktywności kierowcy, w tym czasu jazdy, przerw i odpoczynku. Jednak samo zbieranie danych z tachografu i danych z kart nie jest wystarczające. Aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami oraz efektywne rozliczanie czasu pracy kierowców, firmy transportowe muszą przestrzegać ściśle określonych zasad dotyczących częstotliwości pobierania danych z tachografów oraz przechowywania danych z obu źródeł. Zaniedbanie tych obowiązków może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi. Artykuł wyjaśnia, jak często należy pobierać dane z tachografu i karty kierowcy oraz jak długo je przechowywać, aby zachować zgodność z przepisami rozporządzenia (WE) 561/2006, rozporządzenia (UE) 165/2014 oraz ustawy o transporcie drogowym.

Tachograf cyfrowy, co to jest i jak działa w praktyce?

Odpowiedzialność przedsiębiorcy za zarządzanie danymi

Obowiązek pobierania danych z tachografu i kart kierowców spoczywa bezpośrednio na przewoźniku (przedsiębiorcy transportowym). To na nim ciąży odpowiedzialność za zapewnienie, że dane te są kopiowane w odpowiednich terminach i bezpiecznie przechowywane. Dotyczy to zarówno danych z tachografu cyfrowego, jak i danych z karty kierowcy. Przedsiębiorca musi również zadbać o to, aby pobierane dane były kompletne i nienaruszone, co ma kluczowe znaczenie dla rozliczania czasu pracy oraz w razie kontroli ze strony uprawnionych organów. W Polsce są to przede wszystkim:

Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) – główny organ kontrolujący przewoźników, tachografy, czas jazdy i odpoczynku kierowców,
Policja – może przeprowadzać kontrole drogowe i sprawdzać dane z tachografów,
Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) – kontroluje m.in. prawidłowość rozliczania czasu pracy kierowców jako pracowników,
Straż Graniczna – w niektórych przypadkach prowadzi kontrole transportu na przejściach granicznych,
Służba Celno-Skarbowa (KAS) – może kontrolować transport w kontekście przepisów podatkowych i przewozowych.

Częstotliwość pobierania danych z tachografu cyfrowego

Zgodnie z przepisami unijnymi dotyczącymi tachografów cyfrowych (rozporządzenie UE nr 165/2014), dane z tachografu powinny być pobierane przynajmniej raz na 90 dni kalendarzowych. Proces ten odbywa się zazwyczaj przy użyciu karty przedsiębiorstwa, co zapewnia autoryzowany dostęp do pamięci urządzenia. Istnieją jednak szczególne okoliczności, w których sczytywanie danych z tachografu powinno nastąpić natychmiast lub częściej:

wycofanie pojazdu z tachografem cyfrowym z użytkowania,
uszkodzenie lub wadliwe działanie tachografu (o ile pobranie danych jest nadal możliwe),
trwałe lub okresowe przekazanie pojazdu innemu podmiotowi,
ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu, np. w przypadku zbliżającego się zapełnienia pamięci tachografu,
żądanie sczytania danych z tachografu przez uprawnione organy administracji publicznej.

Przestrzeganie tych terminów pobierania danych z tachografu jest kluczowe dla uniknięcia sankcji i zapewnienia kompletności dokumentacji.

Częstotliwość pobierania danych z karty kierowcy

Podobnie jak w przypadku tachografów, karty kierowcy muszą być regularnie odczytywane. Należy pobierać dane z karty kierowcy co najmniej raz na 28 dni kalendarzowych. Ten obowiązek dotyczy każdego kierowcy, który korzystał z karty kierowcy, niezależnie od intensywności jej użytkowania. Pobieranie danych z karty jest również wymagane w kilku specyficznych sytuacjach:

przed rozwiązaniem umowy o pracę z kierowcą,
przed upływem terminu ważności karty kierowcy,
w przypadku, gdy standardowy okres między pobieraniem danych z karty kierowcy stwarzałby ryzyko utraty danych związanych z prowadzeniem pojazdu,
na żądanie uprawnionych organów administracji publicznej.

Naruszenie obowiązku terminowego pobierania danych z karty kierowcy wiąże się z karami finansowymi dla przewoźnika.

Tachograf a karta kierowcy – różnice i specyfika danych

Mimo że zarówno dane z tachografu, jak i z karty kierowcy dotyczą czasu pracy i aktywności kierowcy, są to dwa odrębne źródła informacji, z różnymi terminami pobierania i przechowywania danych. Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice:

Cecha	Dane z tachografu cyfrowego	Dane z karty kierowcy
Co rejestrują?	Informacje o pojeździe (trasa, prędkość, zdarzenia, usterki), sumaryczny czas pracy.	Informacje o konkretnym kierowcy (indywidualna aktywność kierowcy, czas pracy kierowcy, przerwy, odpoczynki).
Kto jest autorem?	Pojazd (czyli jego tachograf).	Kierowca (identyfikowany przez jego imienną kartę).
Częstotliwość pobierania	Co najmniej raz na 90 dni kalendarzowych.	Co najmniej raz na 28 dni kalendarzowych.
Metoda pobierania	Zwykle z użyciem karty przedsiębiorstwa.	Z użyciem czytnika kart lub urządzenia uniwersalnego.

Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania dokumentacją i uniknięcia braku danych z tachografu.

Skuteczne metody pobierania danych

Pobieranie danych z tachografu cyfrowego oraz z karty kierowcy może odbywać się na kilka sposobów. Poszczególne metody różnią się poziomem wygody, stopniem automatyzacji oraz czasem potrzebnym na obsługę.

Tradycyjne metody (pobieranie ręczne):

czytniki kart kierowców – podłączane do komputera urządzenia, które umożliwiają pobieranie danych z karty kierowcy bezpośrednio na dysk komputera,
urządzenia uniwersalne (np. klucze do pobierania danych) – pozwalają na sczytywanie danych z tachografu oraz z kart kierowców, a następnie przeniesienie plików do komputera w celu ich archiwizacji,
serwisy tachografów – oferują profesjonalne pobieranie i archiwizację danych, jednak wymagają fizycznego podstawienia pojazdu do punktu serwisowego.

Zdalny odczyt danych z tachografu (metody nowoczesne):

systemy telematyczne – umożliwiają zdalny odczyt informacji z tachografu oraz kart kierowców, dzięki czemu proces pobierania danych może odbywać się automatycznie i zgodnie z ustalonym harmonogramem. Rozwiązania takie jak NaviExpert Telematics pozwalają ograniczyć ryzyko pominięcia odczytu, wyeliminować błędy wynikające z ręcznych operacji oraz zmniejszyć konieczność sprowadzania pojazdów do bazy wyłącznie w celu sczytania danych. Dane są centralnie archiwizowane w bezpiecznym środowisku, co ułatwia kontrolę dokumentacji i usprawnia codzienne zarządzanie flotą.

Jak długo należy przechowywać dane z tachografu i karty kierowcy?

Po pobraniu danych z tachografu oraz kart kierowców przewoźnik ma obowiązek przechowywać je przez co najmniej 12 miesięcy od momentu ich zarejestrowania. Dotyczy to zarówno danych zapisanych w tachografie, jak i informacji zapisanych na kartach kierowców.
Odpowiednie przechowywanie danych ma duże znaczenie praktyczne. Mogą być one wymagane podczas kontroli, przy rozliczaniu czasu pracy kierowców lub w przypadku ewentualnych sporów związanych z wykonywanym transportem.
Dlatego dane powinny być przechowywane w sposób uporządkowany i bezpieczny – tak, aby były chronione przed utratą, uszkodzeniem lub dostępem osób nieuprawnionych. W praktyce najczęściej realizuje się to poprzez archiwizację plików w dedykowanych systemach do zarządzania danymi z tachografów.

Konsekwencje niedotrzymania terminów pobierania i przechowywania danych

Przepisy dotyczące pobierania danych oraz ich przechowywania są bardzo rygorystyczne, a naruszenie obowiązku terminowego pobierania danych lub ich nieprawidłowe przechowywanie może skutkować poważnymi karami finansowymi dla firm transportowych. Zgodnie z ustawą z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (art. 92a oraz załącznik nr 3 – taryfikator naruszeń) brak wymaganych danych lub ich nieterminowe pobieranie może wiązać się z następującymi sankcjami:

brak danych z tachografu lub nieprzestrzeganie terminów ich pobierania to kara 500 zł za każdy pojazd,
brak danych z karty kierowcy lub nieprzestrzeganie częstotliwości ich pobierania to kara 500 zł za każdego kierowcę,
brak przechowywania danych przez wymagany okres (co najmniej 12 miesięcy) stanowi naruszenie przepisów i może skutkować nałożeniem dodatkowej kary pieniężnej zgodnie z obowiązującym taryfikatorem.

Obowiązek pobierania i archiwizacji danych wynika również z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 w sprawie tachografów oraz rozporządzenia (WE) nr 561/2006 dotyczącego czasu pracy kierowców, które regulują zasady korzystania z tachografów w transporcie drogowym.

Poza karami finansowymi brak danych z tachografu lub niekompletna dokumentacja może prowadzić do sankcji administracyjnych podczas kontroli, problemów z rozliczaniem czasu pracy kierowców, a w skrajnych przypadkach także do postępowań sądowych.

Dlaczego prawidłowe zarządzanie danymi z tachografów jest tak ważne?

Skuteczne zarządzanie danymi z tachografu cyfrowego i karty kierowcy jest nie tylko prawnym obowiązkiem, ale także ważnym elementem sprawnego funkcjonowania firm transportowych. Regularne pobieranie informacji – co najmniej raz na 90 dni kalendarzowych w przypadku tachografu oraz raz na 28 dni kalendarzowych dla karty kierowcy – a także przechowywanie danych przez wymagany okres minimum 12 miesięcy stanowi podstawę prawidłowej dokumentacji w przedsiębiorstwie transportowym.
Coraz więcej firm decyduje się również na inwestycję w nowoczesne rozwiązania wspierające zarządzanie danymi, takie jak systemy telematyczne umożliwiające zdalny odczyt informacji z tachografu. Pozwalają one automatyzować proces pobierania i archiwizacji danych, ograniczać ryzyko błędów oraz zmniejszać prawdopodobieństwo nałożenia kar finansowych. Dodatkowo ułatwiają analizę i rozliczanie czasu pracy kierowców.
Dzięki takim rozwiązaniom przedsiębiorcy mogą sprawniej zarządzać flotą pojazdów i skupić się na rozwoju swojej działalności, mając jednocześnie pewność, że wszystkie obowiązki związane z tachografami są realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami.