7 minuty czytania
Pierwsze ciepłe dni w 2023 już za nami, coraz większymi krokami zbliża się sezon wakacyjny. W głowach managerów i kierowców flotowych powoli zaczynają kiełkować pytania: czy można wybrać się samochodem służbowym na wakacje? O czym należy pamiętać przy podróży zagranicznej? Co z kosztami eksploatacyjnymi, za paliwo, itd.?
Nic dziwnego – auto firmowe przestaje być tylko narzędziem pracy – podobnie jak telefon służbowy, który często służy również do celów prywatnych. Te pozapłacowe dodatki są motywującym wyróżnikiem, po który sięga coraz więcej firm w Polsce.
Postanowiliśmy zebrać w jednym miejscu wszystkie informacje na ten temat i stworzyć poradnik dotyczący wakacyjnego wykorzystania pojazdów służbowych.
Samochody służbowe nie budzą takiego zdziwienia jak kiedyś. Co więcej, auto firmowe przestaje być tylko narzędziem pracy. Podobnie zresztą jak telefon służbowy, który służy również do celów prywatnych. Te pozapłacowe dodatki są motywującym wyróżnikiem, po który sięga coraz więcej firm w Polsce.
Polityka flotowa – biblią dla kierowców
Przed wyjazdem służbowym samochodem na wakacje, po Polsce czy za granicą, warto zapoznać się z polityką flotową firmy oraz z obowiązkami, prawami i odpowiedzialnością, jaka spoczywa na kierowcy.
Polityka flotowa opisuje zasady korzystania z samochodów służbowych w firmie. Tam też powinien znaleźć się zapis dotyczący wykorzystania auta firmowego w celach prywatnych.
Jeśli w Twojej flocie jeszcze nie ma takiego dokumentu, lub nie reguluje on kwestii związanych z prywatnym wykorzystaniem aut np. w trakcie wakacji, w tym wpisie znajdziesz zagadnienia i sytuacje które warto w nim opisać.
Niektórzy pracodawcy traktują auta służbowe, jako narzędzie do pracy i jazdy nim w celach prywatnych są zabronione. Takie podejście jest raczej rzadko spotykane w dzisiejszych czasach. Współcześni pracodawcy traktują pojazdy służbowe jako bonus dla pracownika za jego pracę, a niekiedy jako standard.
W polityce flotowej powinien być opisany zakres prywatnego użytkowania auta służbowego. Często jest to uzależnione od zajmowanego stanowiska lub stażu pracy. Może przewidywać np.:
1. tylko podróż samochodem z domu do pracy oraz drogę powrotną
2. pełne wykorzystanie auta do celów prywatnych, ale tylko w dni robocze
3. pełne wykorzystanie auta do celów prywatnych, lecz bez możliwości wyjazdu za granice kraju
4. poruszanie się samochodem bez żadnych ograniczeń
Dodatkowo, firma może częściowo lub nawet całkowicie pokrywać koszty związane z użytkowaniem auta przez pracownika.
Możliwość wyjazdu samochodem firmowym na wakacje zależy więc od polityki służbowej i zakresów w niej wyznaczonych.
Koszty eksploatacji samochodu służbowego a wyjazd na wakacje
Pokrycie kosztów paliwa, płynu do spryskiwaczy czy innych, również powinno być uregulowane w polityce flotowej.
Firma może wszystkie koszty związane z eksploatacją pojazdu w całości opłacać również w trakcie urlopu, pokrywać je tylko w połowie lub w czasie przeznaczonym na urlop pracownika nie robić tego w ogóle.
Awaria lub kolizja samochodu służbowego w trakcie urlopu
Zamierzając udostępnić pracownikowi auto firmowe podczas urlopu, należy opisać i zapoznać go z odpowiedzialnością użytkownika pojazdu, w przypadku szkód powstałych z winy kierowcy.
W politykach flotowych najczęściej można spotkać zapis, mówiący, że koszty naprawy samochodu pokrywane są z polisy ubezpieczeniowej. Nie dotyczy to jednak 100% przypadków, gdyż firmy ubezpieczeniowe w wyjątkowych sytuacjach odmawiają wypłaty odszkodowania. Co to za sytuacje? Chociażby ucieczka kierowcy z miejsca wypadku czy prowadzenie auta w stanie nietrzeźwości. Pracownik wyjeżdżający na wakacje firmowym autem, powinien znać te przepisy i mieć świadomość ewentualnego obowiązku zapłaty za szkodę we własnym zakresie.
Wyjazd autem służbowym na wakacje za granicę
Pozwolenia i ubezpieczenia
Polskie prawo mówi, że wyjazd służbowym autem za granicę jest możliwy po uzyskaniu pisemnej zgody właściciela pojazdu. Jeśli firma posiada własną flotę, wtedy zgodę musi udzielić osoba do tego upoważniona. Jeśli natomiast auta są wynajmowane lub leasingowane, taka zgoda powinna pochodzić od leasingodawcy.
Organy ruchu np. na przejściu granicznym, widząc inne dane właściciela pojazdu i kierowcy pojazdu mogą wymagać okazania dokumentu upoważniającego do korzystania z pojazdu.
Brak tego dokumentu w najgorszej sytuacji może skutkować zakazem przekroczenia granicy.
Druga kwestia, której warto się przyjrzeć to zakres terytorialny ubezpieczenia AC i pakietu assistance. Kierowca powinien sprawdzić, czy w podbramkowych sytuacjach otrzyma odpowiednie wsparcie w postaci samochodu zastępczego, pomocy serwisowej czy nawet zapewnienia powrotu do kraju innym środkiem transportu.
Wyjazd za granicę oznacza często znacznie większy dystans holowania po wypadku lub awarii. Kto pokryje koszty lawety dla kilometrów nie przewidzianych w polisie? To bardzo ważny punkt, który powinien zostać uregulowany jeśli chcemy udostępnić służbowy pojazd do prywatnych wyjazdów zagranicznych.
Warto także pamiętać, że nie wszystkie kraje uznają polisy OC zawarte z polskimi ubezpieczycielami – to przede wszystkim państwa spoza UE i Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA). Przekraczając granicę takiego kraju należy dokonać zakupu polisy granicznej, lub poprosić swojego ubezpieczyciela o wystawienie tzw. Zielonej Karty. To dokument potwierdzający posiadanie ubezpieczenia OC, który pozwoli nam uniknąć zakupu dodatkowej polisy granicznej w krajach takich jak Albania, Macedonia Północna, Mołdawia, Turcja czy Ukraina. Koszt wystawienia Zielonej Karty różni się w zależności od ubezpieczyciela (czasami bywa darmowy), lecz zawsze trzeba pamiętać aby wystąpić o ten dokument jeszcze przed wyjazdem – jego zakup na przejściu granicznym nie jest możliwy.
Monitoring i roaming
Wiele flot służbowych korzysta z systemów telematycznych i monitoringu pozycji swoich pojazdów, które do transferu danych najczęściej wykorzystują sieć GSM. W takim przypadku wyjazd za granicę oznacza konieczność ich transmisji w ramach roamingu. Roaming podobnie jak w przypadku ubezpieczeń, dla większości krajów UE nie wiąże się z żadnymi dodatkowymi kosztami. Jednak jeśli planujemy wyjazd poza strefę państw objętych regulacjami unii, nawet mała porcja danych związana z lokalizacją pojazdu może wygenerować całkiem spory rachunek dla floty. Tą kwestię również warto uregulować zawczasu w polityce flotowej.
Opłaty i mandaty
Jak już wspomnieliśmy, zagraniczne podróże często oznaczają także inne zasady regulowania opłat i mandatów. Planując podróż warto poprzedzić ją pogłębionym researchem dotyczącym zasad i sankcji panujących w kraju do którego zmierzamy, a także krajów przez które będziemy przejeżdżać. Oto kilka przykładów:
- w różnych krajach obowiązują różne limity dopuszczalnej ilości alkoholu w wydychanym powietrzu; nieznajomość tych limitów może skończyć się ich nieintencjonalnym przekroczeniem, a co za tym idzie zatrzymaniem pojazdu i prawa jazdy, co dla floty oznacza dodatkowe koszty wyłączenia auta z eksploatacji i sprowadzenia go do kraju; jeśli polityka flotowa pozwala kierowcom na wyjazdy zagraniczne, powinna także regulować odpowiedzialność kierowcy w takich sytuacjach,
- w niektórych państwach, np. we Włoszech obcokrajowcy są zobowiązani do uregulowania mandatów na miejscu w gotówce, w przeciwnym razie pojazd zostaje zatrzymany na policyjnym parkingu; co w sytuacji gdy pracownik otrzyma wysoki madat w obcej walucie i nie będzie dysponował gotówką wystarczającą aby go na miejscu uregulować? podobnie jak w poprzednim przypadku, warto opisać postępowanie w takich sytuacjach, by uniknąć dodatkowych kosztów wyłączenia auta z eksploatacji i sprowadzenia go do kraju;
- w Europie funkcjonuje ponad 320 stref czystego powietrza, połowa z nich znajduje się we Włoszech, a jedna czwarta w Niemczech – aby uzyskać przepustkę uprawniającą do wjazdu na ich teren w dowodzie rejestracyjnym musi znaleźć się adnotacja określająca normę emisji spalin danego auta; brak adnotacji, a co za tym idzie brak przepustki oznacza zakaz wjazdu zagrożony wysokim mandatem;
- źródłem mandatu wystawionego właścicielowi pojazdu – czyli firmie – może być także przejazd bez ważnej opłaty drogowej, np. w formie winiety; w państwach takich jak Austria, Szwajcaria, Holandia czy Belgia opłaty drogowej nie dokonamy na bramkach podczas wjazdu lub wyjazdu na płatny odcinek drogi, dlatego już podczas planowania trasy należy sprawdzić czy będzie ona prowadzić drogą płatną i dokonać zakupu winiety jeszcze przed przejazdem.
Podsumowując, chcąc użyczyć pracownikowi samochód służbowy podczas urlopu warto zapoznać się najpierw z postanowieniami zawartymi w OWU polisy ubezpieczeniowej pojazdu, a następnie uregulować zakres dozwolonego wykorzystania i poszczególne odpowiedzialności w polityce flotowej firmy.
Masz pytania dotyczące zarządzania prywatnym użyciem pojazdów służbowych?
Wypełnij formularz a skontaktuje się z Tobą nasz doradca, który chętnie odpowie na wszystkie pytania dotyczące zarządzania prywatnym użyciem pojazdów służbowych
