Jak skutecznie identyfikować kierowców, by zawsze wiedzieć kto kiedy jechał jakim autem?

W firmach, gdzie do codziennych zadań wykorzystywane są osobowe pojazdy służbowe, które nie mają kierowcy przypisanego na stałe kluczowe znaczenie ma skuteczna ewidencja kierowców. Pojazdy pulowe w firmie, bo tak się je określa, wymagają identyfikacji i metody przypisywania kierowców. Fakt przypisania kierowcy do konkretnego przejazdu to tak naprawdę oznaczenie (identyfikacja) danych osoby, która wsiada, włącza silnik i korzysta z pojazdu. Trasy pokonane od momentu przypisania będą oznaczane jako trasy tej konkretnej osoby. W przypadku wielu kombinacji aut i pracowników pomaga prowadzenie ewidencji pojazdów używanych przez kierowców. Brak takiej ewidencji nie tylko utrudnia zarządzanie flotą pulowych pojazdów firmowych, ale może prowadzić do trudności prawnych, czy ubezpieczeniowych np. w przypadku uszkodzenia pojazdu czy otrzymania mandatu. W takich sytuacjach często pojawiają się problemy związane ze wskazaniem kierowcy, co komplikuje rozliczanie kosztów czy ponoszenie odpowiedzialności służbowej.

Dlaczego identyfikacja kierowców jest niezbędna?

Identyfikacja kierowców jest kluczowa w firmach, które korzystają z floty w modelu carsharingu i ich samochody są współdzielone między pracownikami. Precyzyjna i łatwa identyfikacja pomaga rozwiązać większość problemów, jakie mogą pojawiać się w tego typu flotach. Pula aut służbowych i pula kierowców, którzy z nich korzystają wymaga odpowiedzi na podstawowe pytanie: kto i kiedy jechał jakim autem? Ta wiedza otwiera drzwi i daje podstawy do odpowiedzi na inne wątpliwości:

Jak zadbać o stan pojazdu pulowego w firmie?

Jak rozliczać pojazdy pulowe w firmie?

Czy pojazdy pulowe we flocie się opłacają?

Jak zarządzać pulową flotą pojazdów służbowych?

Odpowiedzi na te i inne pytania poniżej.

Kto i kiedy jechał jakim autem?

Aby wiedzieć kto i kiedy jechał danym pojazdem warto, aby firma zaczęła korzystać z wygodnego i łatwego sposobu identyfikacji. Dokumenty papierowe są niewygodne i nieefektywne w przetwarzaniu. Korzystanie z nowoczesnych systemów GPS wspierających zarządzanie pojazdami pulowymi w firmie jest dużo lepszym rozwiązaniem, które pozwala rejestrować zmiany użytkowników aut na bieżąco. Często systemy te poza zarządzaniem, dostarczają właśnie nowoczesny system identyfikacji kierowców. Tak właśnie jest w przypadku systemu NaviExpert Telematics.

Nowoczesne metody identyfikacji w NaviExpert Telematics

System monitorowania pojazdów oferowany przez NaviExpert Telematics używa GPS i pozwala zidentyfikować kierowcę oraz przypisać go do pojazdu kilkoma metodami: 

• Wybór pojazdu w aplikacji mobilnej, z listy dostępnych aut firmowych,
  
• Skanowanie kodu QR umieszczonego na desce rozdzielczej pojazdu za pomocą aplikacji mobilnej,
  
• Użycie karty RFID z danymi kierowcy, które zostaną odczytane z karty za pomocą zamontowanego w pojeździe czytnika kart,
  
• Wykorzystanie pastylki Dallas przypisanej do danego pracownika, którą należy przyłożyć do czytnika w pojeździe w celu identyfikacji.

To wygodne i szybkie metody, które sprawdzają się szczególnie w sytuacji rotacji kierowców i użytkowania aut pulowych. W firmach, gdzie zarządzający flotą lub pracodawca często mają do czynienia z dynamicznymi zmianami użytkowników pojazdów, automatyczna identyfikacja przynosi oszczędność czasu i eliminuje błędy ludzkie. Daje dostęp do wiedzy kto, kiedy jechał jakim pojazdem. Jednak czy kierowca na pewno dokona identyfikacji? Jak go do tego zmotywować?

Czy kierowca wykona identyfikację?

Aby kierowcy wykonywali identyfikację muszą mieć świadomość tego – że leży to w ich interesie. Że przypisując się do pojazdu i odpisując się od niego po zakończonym użytkowaniu tak naprawdę ograniczają swoją odpowiedzialność za ewentualne szkody na pojeździe, tylko do tych, które były związane z ich trasami. Kiedy kierowcy nie pilnują przypisań i odpisań – sam flotowiec ma problem z namierzeniem osób odpowiedzialnych za ewentualne szkody, a kierowcy, którzy nie odpisali się od pojazdu mogą być spadkobiercami szkód wyrządzonych przez kierowców, którzy się do aut nie przypisali i prowadzili “na ich rachunek”. Kiedy jednak wszyscy pamiętają o “Zwalnianiu auta po użytkowniu” to w sytuacji, gdy ktoś zapomni o przypisaniu do auta – Fleet Manager dostaje alert, że wykryto jazdę bez przypisanego kierowcy. To znacząco pomaga w dyscyplinowaniu kierowców.

Identyfikacja w NaviExpert Telematics bardzo prosta i trwa chwilę, a w przypadku rozwiązań sprzętowych (karty, pstylki) pracownikom może przypominać specjalny buzzer.

Co to jest buzzer?

Jest to dodatkowe urządzenie, zamontowane w pojeździe, które wydawać będzie nieprzyjemny dźwięk aż do momentu identyfikacji przez kierowcę. Jeśli kierowca włączy silnik a system nie zarejestrował wykonania identyfikacji, buzzer zostanie aktywowany.

Profesjonalna, szybka i łatwa identyfikacja dostarcza najważniejszej informacji dla firmowej floty pojazdów pulowych, jednak są także inne ważne kwestie, które są z nią powiązane.

Jak zadbać o stan pojazdu pulowego w firmie?

Oczywiście najlepiej byłoby spisywać przy każdej zmianie kierowcy protokół zdawczo-odbiorczy z informacjami o ewentualnych usterkach, uszkodzeniach, stanie czystości karoserii, tapicerki oraz dodatkowych informacjach tj. pozostawione rzeczy. Kto jednak znajdzie na to czas? Kto sprawdzi, przypomni kierowcy, by sporządził protokół? Wreszcie kto będzie zawsze miał przy sobie plik karteczek z wzorami protokołu? Nikt, bo jest to niewykonalne. Dlatego w tym przypadku także najlepiej sprawdzi się system do zarządzania flotą. W takim systemie bieżący stan pojazdu jest na jeden klik w systemie, a kierowcy wysyłają protokoły cyfrowe. Wracając do przykładu NaviExpert Telematics. Tutaj kierowcy wysyłają protokoły wprost z aplikacji mobilnej, mogą też dołączyć zdjęcia zrobione z telefonu. Wtedy od razu wiadomo, kto dba o pojazdy służbowe. Fleet manager może natomiast wysłać do kierowcy żądanie sporządzenia protokołu w danej chwili lub ustawić, że protokoły mają być sporządzane przy każdym przypisaniu do pojazdu. Te ustawienia wiążą się z odpowiednimi powiadomieniami w aplikacji dla kierowców dlatego nikomu nic nie umyka, są odpowiednie przypomnienia. Identyfikacja i protokoły pokrywają już wiele potrzeb zarządzania flotą pulową. Jednak wiemy, że ważne są także kwestie rozliczeń.

Identyfikacja kierowców a rozliczenia floty. Czyli jak rozliczać pojazdy pulowe w firmie?

Nie odkryjemy nic nowego, jeśli powiemy, że auta pulowe są zazwyczaj przeznaczone w 100% do celów służbowych. Oznacza to, że można z nich rozliczać 100% VAT-u. Jest jednak warunek: odpowiednio prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. Powinna ona zawierać takie informacje: okres, samochód, nr rejestracyjny, numer wpisu, dane osobowe kierowcy, dział, czas startu, czas zatrzymania, adres startu, adres zatrzymania, długość trasy, czas trasy, stan licznika początkowy, stan licznika końcowy, cel trasy, stan licznika na koniec okresu rozliczeniowego, liczba przejechanych kilometrów na koniec okresu rozliczeniowego. Wygląda na sporo pracy? Nie z NaviExpert Telematics – wszystkie te dane są gromadzone automatycznie z urządzeń i dzięki identyfikacji kierowców. A raport kilometrówki można wygenerować w kilka klików za wybrany okres. Następnie wysłać prosto do Urzędu Skarbowego i voila! 100% VAT rozliczone. W kwestii rozliczeń warto też pamiętać, że pulowa flota pojazdów pod wieloma względami jest bardziej ekonomiczna niż flota aut dla stałych kierowców.

Czy pojazdy pulowe we flocie się opłacają?

Istnieje kilka powodów dla których pulowe pojazdy we flocie są tańsze niż pojazdy przypisane na stałe.

1. Pojazdy pulowe w większości są w 100% wykorzystywane dla celów służbowych, co pozwala na rozliczenie 100% VAT-u, a te przypisane do kierowcy na stałe są także używane do celów prywatnych.
   
2. Pojazdy pulowe pozwalają na utrzymywanie mniejszej floty przy tej samej ilości kierowców. Pracownicy korzystają tylko wtedy kiedy potrzebują gdzieś pojechać. Auta nie stoją na parkingu podczas urlopów, zwolnień, bo używają ich inni pracownicy.
   
3. Flota, która składała się tylko z pojazdów przypisanych na stałe może szukać oszczędności dzięki zmianie na pojazdy pulowe – mniej aut, 100% rozliczenia.

Oczywiście wizja oszczędności i zmniejszenia kosztów poprzez pojazdy pulowe jest możliwa tylko przy dobrym zarządzaniu. Dlatego konieczna jest, tak jak już wspominaliśmy powyżej: identyfikacja kierowców, cyfrowe protokoły zdawczo-odbiorcze i szkodowe (koszty serwisowania i napraw), ewidencja przebiegu pojazdów. Warto więc zadbać o kwestie organizacyjne i zarządzanie, a także pomyśleć np. o systemie telematycznym.

Jak zarządzać pulową flotą pojazdów służbowych?

Zarządzanie tego typu flotą może być wyzwaniem, bo poza identyfikacją dobrze jest wiedzieć też jaki jest stan pojazdów, kiedy należy udać się do serwisu z którym pojazdem, czy prowadzić ewidencję przebiegu dla celów VAT. Mnogość rzeczy jakie trzeba dopiąć i o jakich pamiętać powoduje, że najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z systemu telematycznego do zarządzania flotą, tj. NaviExpert Telematics. System który dba o pojazdy pulowe w firmie, dzięki funkcjom tj:

1. Identyfikacja kierowców (3 sposoby).
   
2. Dopilnowanie identyfikacji (buzzer w przypadku rozwiązań sprzętowych, powiadomienia w systemie o trasie bez kierowcy w przypadku identyfikacji przez apkę).
   
3. Cyfrowe protokoły zdawczo-odbiorcze (z systemem przypomnień, protokoły wysyłane z wygodnej aplikacji).
   
4. Raport kilometrówki na potrzeby Urzędu Skarbowego czyli automatyczna ewidencja przebiegu pojazdu.
   
5. Informacja o stylu jazdy kierowców – dodatkowa funkcja pozwalająca namierzać najbardziej ryzykownych kierowców, którzy mogą powodować wypadki i zużywają więcej paliwa, a dzięki identyfikacji zawsze wiesz kto jechał zbyt szybko lub nieekonomicznie. Niezależnie od tego jaki pojazd wybrał.
   
6. Zarządzanie zdarzeniami i serwisami – kalendarz i lista zdarzeń związana z przebiegiem – dzięki niej pojazdy zawsze są serwisowane na czas, zgodnie z ilością przejechanych kilometrów, ich stan techniczny pozwala uniknąć mandatów oraz niepotrzebnych napraw. Więcej w tym artykule.
   
7. Zdalna kontrola odwiedzin w punktach – dzięki identyfikacji wiesz kto kiedy jechał jakim autem, a dzięki raportowi odwiedzin w punktach wiesz kto kiedy i gdzie był. Dodaj interesujące lokalizacje i sprawdź czy Twój kierowca na pewno dotarł do klienta. Więcej w tym artykule.

Więcej niż identyfikacja – pełna kontrola nad flotą

Systemy monitoringu GPS oferują znacznie więcej niż tylko identyfikację kierowców. Dzięki zastosowaniu lokalizatora GPS możliwe jest monitorowanie stylu jazdy, przestrzegania przepisów drogowych i dozwolonej prędkości, a także analiza licznika przebiegu pojazdu oraz zużycia paliwa. Daje to firmie możliwość realnego wpływu na koszty związane z użytkowaniem pojazdu, kontrolę nad ich eksploatacją i ocenę, czy pracownicy stosują zasady bezpiecznej jazdy.

System monitorowania GPS dla flot może również pomóc w przypadkach, gdy kierowca otrzyma punkty karne – dokładna analiza przejazdu może wskazać, kto faktycznie prowadził dany pojazd firmowy w danym czasie. To realne ułatwienie w zakresie zarządzania i ochrony interesów firmy.

GPS w samochodzie służbowym jako narzędzie optymalizacji

Wprowadzenie GPS w samochodzie służbowym nie jest już luksusem, ale koniecznością w każdej firmie dbającej o efektywne zarządzanie flotą. Nie chodzi wyłącznie o śledzenie lokalizacji pojazdu, ale o całościowy system monitorowania obejmujący styl jazdy, zużycie paliwa, kontrolę eksploatacji oraz eliminowanie nadużyć związanych z nieautoryzowanym korzystaniem z pojazdów, dzięki identyfikacji i blokadzie pojazdu (odcięcie zapłonu).

NaviExpert Telematics umożliwia analizę danych w czasie rzeczywistym, co pozwala zarządzającym flotą na bieżąco reagować na nieprawidłowości i minimalizować koszty.

Jeśli zarządzając flotą pojazdów często pojawiają się u Ciebie pytania o tryb jazdy kierowców, problemy ze wskazaniem kierowcy w przypadku uszkodzenia pojazdu lub chcesz monitorować pojazdy dla zapewnienia zgodności z przepisami ruchu drogowego – warto przetestować system monitorowania pojazdów GPS od NaviExpert Telematics.

Więcej informacji i możliwość indywidualnej wyceny znajdziesz w naszym formularzu kontaktowym.