6 minuty czytania
NaviExpert Telematics to rozbudowane narzędzie do optymalizacji zarządzania flotą. Płacisz? To wykorzystaj pełen potencjał systemu, jaki Ci oferujemy! Z artykułu dowiesz się, w jaki sposób lepiej monitorować koszty generowane przez każdy pojazd, jak korzystać z Panelu flotowca na urządzeniu mobilnym, w jaki sposób (i po co?) – uruchomić konkurs, czym są okresy rozliczeniowe, jak tworzyć różne raporty dotyczące Twojej floty.
1. Koszt pojazdu na jeden przejechany kilometr
Jest to bardzo konkretna statystyka, z którą trudno dyskutować. Zastanawiasz się pewnie, po co Ci to? Odpowiedź jest bardzo prosta – oszczędności w działaniu floty. W jaki sposób to działa? System NaviExpert Telematics przelicza koszty generowane przez dany pojazd w stosunku do liczby przejechanych kilometrów. Zwróć uwagę, że w przypadku aut przypisanych do poszczególnych kierowców na stałe, ta statystyka bardzo dużo mówi o samym kierowcy i tym, w jaki sposób użytkuje on pojazd.
Skoro już wiesz, z którym autem są powiązane najwyższe koszty – możesz reagować! Być może wystarczy poinstruować kierowcę, w jaki sposób jeździć bardziej ekonomicznie. Niewykluczone jednak, że będziesz musiał się dogłębniej przyjrzeć naturze problemów serwisowych.
Co musisz zrobić, aby wykorzystać tę statystykę we własnej flocie?
Tutaj przechodzimy do bardzo ważnych czynności, jakimi są eksport kart paliwowych i dodawanie faktur VAT. Niewielka inwestycja Twojego czasu poświęcona na powyższe zadania, pozwoli na szczegółowy monitoring kosztów zarówno całej floty, jak i pojedynczych kierowców. Chcesz dowiedzieć się więcej o kartach paliwowych? Spójrz tutaj.
Wprowadzanie faktur VAT jest równie proste, co dodanie kart paliwowych. Wystarczy, że:
- Zalogujesz się do systemu.
- Wejdziesz w zakładkę „Koszty floty”.
- Klikniesz „Dodaj fakturę”.
- Wybierzesz odpowiedni pojazd i uzupełnisz wszystkie dane dotyczące faktury.
2. Panel flotowca na urządzeniu mobilnym
Jesteś fleet menagerem i boisz się wyjechać na zasłużone wakacje po roku pracy zdalnej? Obawiasz się, że stracisz kontrolę nad flotą? A może lubisz mieć swoją flotę zawsze na oku, nie tylko gdy korzystasz z komputera? Nic prostszego! NaviExpert Telematics jest dostępny w wersji mobilnej! Potrzebujesz tylko smartfona lub tableta z systemem Android lub iOS i dostęp do internetu. Panel flotowca został specjalnie dostosowany pod urządzenia mobilne, dzięki temu nie musisz instalować dodatkowych aplikacji. Dodatkowo otrzymujesz dostęp do tych samych funkcji, co z poziomu komputera osobistego.
Logowanie do Panelu odbywa się w taki sam sposób jak na komputerze, z tego samego linku. Strona delikatnie różni się wyglądem oraz układem ikon, lecz dołożyliśmy wszelkich starań aby ten układ był w 100% intuicyjny dla każdego użytkownika.
3. Konkursy
Jednymi z najważniejszych celów dla fleet managera są:
- zwiększenie bezpieczeństwa pracowników,
- minimalizacja wydatków przeznaczonych na prowadzenie floty.
Zwiększenie bezpieczeństwa oraz minimalizację wydatków osiągniesz dzięki poprawie stylu jazdy Twoich kierowców. System NaviExpert Telematics został stworzony w taki sposób, aby zapewnić możliwości samodoskonalenia kierowców na drogach. Aby dodatkowo zmotywować kierowców do poprawy, przygotowaliśmy funkcję konkursów. Trwający miesiąc konkurs możecie uruchomić w dowolnym momencie.
Rozpoczęcie konkursu jest bardzo proste. Wystarczy:
- Zalogować się do systemu.
- Kliknąć w zakładkę „Lista kierowców”.
- Kliknąć „Rozpocznij konkurs”.
- Wybrać odpowiednie działy i kliknąć „Rozpocznij”.
W trakcie trwania konkursu w aplikacji na urządzenia mobilne kierowca ma możliwość zobaczenia swojego miejsca w rankingu wydarzenia (zakładka „Konkurs”). Jeżeli kierowca jest zachęcony nagrodami, będzie starał się przegonić swoich współpracowników.
Co można wręczyć w ramach nagród? To zależy od budżetu. Jeżeli „sky is the limit”, można zapewnić np. samochód sportowy na weekend, treningi na torach wyścigowych czy voucher na weekend w hotelu. Jeżeli firma nie posiada dużego budżetu, dobrą nagrodą będą spersonalizowane kubki termiczne lub koszulki. Dobrze stworzone gadżety poprawią humor niejednemu kierowcy. Z darmowych nagród można zaproponować dodatkowy dzień wolny do wykorzystania, podawanie świeżo zaparzonej kawy przy wejściu do firmy, najlepsze miejsce parkingowe lub wymianę auta na najlepszy pojazd we flocie.
4. Tworzenie raportów
Jako fleet manager masz za zadanie dopilnować wszystkiego, co jest związane z pojazdami i kierowcami. Jeżeli nie chcesz poświęcać czasu na sprawdzanie wszystkiego każdego dnia, idealnym rozwiązaniem dla Ciebie będzie tworzenie raportów.
- Raport stylu jazdy
Znajdują się w nim informacje na temat liczby przejechanych tras, łącznej długości przejechanych kilometrów i stylu jazdy z tras (podane w procentach).
- Raport tras
Znajdują się w nim informacje na temat pojazdu (nr rejestracyjny, marka i model), kierowcy (imię, nazwisko, dział), czasu startu i zatrzymania, adresu startu i zatrzymania, długości przejechanych tras, stanu licznika i statusu trasy (prywatna czy służbowa).
- Raport kosztów
Do raportu kosztów potrzebne jest wprowadzenie wszystkich wydatków związanych z pojazdami (faktury VAT, karty paliwowe). Znajdują się w nim informacje na temat pojazdu (nr rejestracyjny, marka i model) i danych faktur VAT (numer, data sprzedaży, rodzaj usługi, kwota).
- Raport postojów
Znajdują się w nim informacje na temat pojazdu (nr rejestracyjny, marka i model) i postoju (współrzędne, adres, czas).
- Ewidencja przebiegów
Raport ułatwiający rozliczenia z Urzędem Skarbowym tzn. „Kilometrówka”. Znajdują się w niej informacje na temat nr wpisu (indywidualny nr trasy), kierowcy (imię, nazwisko, dział), czasu startu i zatrzymania, adresu startu i zatrzymania, trasy (liczba przejechanych kilometrów, czas przejazdu), stanu licznika oraz celu trasy.
- Ewidencja wyjazdów kierowców
Raport ułatwiający rozliczenia z Urzędem Skarbowym tzn. „Kilometrówka”. Znajdują się w niej informacje na temat liczby wyjazdów, pojazdu (nr rejestracyjny, marka i model), czasu startu i zatrzymania, adresu startu i zatrzymania, trasy (liczba przejechanych kilometrów, czas przejazdu), stanu licznika oraz celu trasy.
- Raport stref
Znajdują się w nim informacje na temat pojazdu (nr rejestracyjny, marka i model), kierowcy (imię i nazwisko), nazwy strefy, daty wjazdu i wyjazdu, czasu spędzonego w strefie oraz identyfikatora strefy.
- Raport urządzeń
Znajdują się w nim informacje na temat nr urządzenia, pojazdu (nr rejestracyjny, marka, model, nr VIN), czasu podłączenia i odłączenia urządzenia oraz użytkownika, który podłącza i odłącza urządzenia.
5. Okresy rozliczeniowe
Zakładka „Okresy rozliczeniowe” służy do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów w celu rozliczenia VAT i PIT z Urzędem Skarbowym. Więcej na temat korzyści z prowadzenia kilometrówki znajdziesz tutaj. Opcja ta została stworzona specjalnie dla:
- dużych firm w wieloma działami i pojazdami,
- firm posiadających oddziały w różnych miejscach.
Dlaczego więc opcja okresów rozliczeniowych zamiast zakładki „Raporty”? Okresy rozliczeniowe pozwalają na łatwą i zautomatyzowaną dywersyfikację zadań i odpowiedzialności na wyznaczone do tego osoby. Dodatkowo jeżeli firma posiada oddziały w różnych miejscach, często dochodzi do sytuacji, w której każdy fleet manager posiada własny system ewidencji przebiegów. Zakładka „Okresy rozliczeniowe” pozwala na wyeliminowanie tego problemu. Każdy raport ma identyczny układ, różni się tylko danymi w zależności od działu (managera) i miesiąca. Opcję tę znajdziesz w prawym górnym rogu Panelu flotowca (patrz zrzut ekranu poniżej).
W tym systemie rozliczenia kilometrówki do celów PIT i VAT odbywają się kilkuetapowo:
- Administrator w Panelu flotowca generuje raport.
- Manager działu lub inna osoba wyznaczona do tego sprawdza w swoim Panelu flotowca czy wszystko zostało właściwie zapisane, następnie akceptuje (zaakceptowany raport automatycznie jest podpisywany imieniem i nazwiskiem sprawdzającego) bądź odrzuca dany raport.
- Administrator otrzymuje informację zwrotną o akceptacji lub odrzuceniu raportu. W przypadku odrzucenia należy skontaktować się z odpowiednią osobą. W momencie kiedy raport jest zaakceptowany, administrator może dodatkowo sprawdzić, czy wszystko się zgadza i dać informację zwrotną do managera.
- Kilometrówka jest gotowa do rozliczenia z Urzędem Skarbowym.
Mamy nadzieję, że tym wpisem jeszcze bardziej ułatwiliśmy Twoją codzienną pracę i zarządzanie flotą. A może korzystasz ze wszystkich funkcjonalności dostępnych w NaviExpert Telematics? Śledź naszego bloga i dowiaduj się o wprowadzanych nowościach z pierwszej ręki!
