Jak skalować zarządzanie flotą z 50 do 200 pojazdów?

Rozwój floty to cel wielu firm transportowych, dystrybucyjnych i usługowych. Problem polega na tym, że przejście z 50 do 200 pojazdów rzadko oznacza jedynie większą liczbę samochodów na parkingu. W pewnym momencie przedsiębiorstwo zaczyna mierzyć się z wyzwaniami, których wcześniej po prostu nie było.

Kierownik floty nie jest już w stanie samodzielnie kontrolować wszystkich zdarzeń. Raporty zajmują coraz więcej czasu, rośnie liczba kierowców, tras i zleceń, a dane potrzebne do podjęcia decyzji znajdują się w kilku różnych systemach. To właśnie dlatego skalowanie floty wymaga nie tylko dodatkowych zasobów, ale przede wszystkim zmiany sposobu zarządzania. Firmy, którym udaje się skutecznie przejść z 50 do 200 pojazdów, zwykle nie wygrywają dzięki większej liczbie pracowników. Wygrywają dzięki lepszym procesom, automatyzacji oraz wykorzystaniu danych do podejmowania decyzji operacyjnych.

Przy 50 pojazdach większość problemów widać gołym okiem

W mniejszej flocie wiele informacji funkcjonuje poza systemami. Kierownik transportu zna większość kierowców, pamięta charakterystyczne trasy i często potrafi wskazać pojazdy, które regularnie generują problemy. Jeżeli samochód spóźnia się na rozładunek, wystarczy jeden telefon. Jeżeli pojawia się problem z realizacją zlecenia, informacja szybko trafia do odpowiedniej osoby. Przy 200 pojazdach taki model zaczyna się załamywać. Nie dlatego, że pracownicy wykonują swoją pracę gorzej. Po prostu liczba zdarzeń rośnie szybciej niż możliwości ich ręcznej obsługi. W ciągu jednego dnia pojawiają się setki przejazdów, tankowań, postojów, załadunków i rozładunków. W efekcie organizacja zaczyna potrzebować narzędzi, które pomagają wychwycić najważniejsze informacje bez konieczności analizowania wszystkiego ręcznie.

Pierwszym ograniczeniem nie są pojazdy, ale liczba decyzji

Wraz ze wzrostem floty rośnie liczba decyzji, które trzeba podejmować każdego dnia. Dotyczą one nie tylko tras czy kierowców, ale również wykorzystania pojazdów, terminowości dostaw, kosztów paliwa i organizacji pracy. To właśnie tutaj pojawia się pierwszy problem dużych flot. Dane są dostępne, ale coraz trudniej zamienić je w konkretne działania.

W wielu przedsiębiorstwach moment przekroczenia 100–150 pojazdów ujawnia pewien paradoks. Firma posiada więcej informacji niż kiedykolwiek wcześniej, a jednocześnie coraz trudniej szybko odpowiedzieć na podstawowe pytania:

• które pojazdy generują najwyższe koszty,
• gdzie regularnie pojawiają się opóźnienia,
• które trasy są najmniej efektywne,
• jak wygląda wykorzystanie floty w poszczególnych oddziałach.

To moment, w którym organizacja zaczyna przechodzić od zarządzania opartego na doświadczeniu do zarządzania opartego na danych. To jeden z kluczowych etapów rozwoju zarządzania flotą pojazdów, ponieważ decyzje coraz częściej opierają się na analizie informacji, a nie wyłącznie na wiedzy poszczególnych pracowników.

Duże floty nie analizują wszystkiego. Analizują wyjątki

Jednym z najczęstszych błędów podczas skalowania floty jest przekonanie, że większa liczba danych automatycznie oznacza większą kontrolę.

W rzeczywistości przy 200 pojazdach nikt nie analizuje wszystkich zdarzeń. Byłoby to zwyczajnie niemożliwe.

Skuteczne zarządzanie polega na szybkim identyfikowaniu sytuacji odbiegających od normy:

• nieplanowanych postojów,
• opóźnień dostaw,
• nietypowo wysokiego spalania,
• odchyleń od zaplanowanych tras,
• pojazdów wykorzystywanych poniżej oczekiwań.

Dlatego coraz większą rolę odgrywają funkcje takie jak geofencing, punkty POI czy automatyczne alerty. Ich zadaniem nie jest dostarczanie większej liczby danych, ale wskazywanie tych zdarzeń, które rzeczywiście wymagają reakcji.

Dobrym przykładem są operacje związane z załadunkiem i rozładunkiem. Jeżeli pojazd powinien spędzać przy magazynie średnio 20 minut, a regularnie stoi tam ponad godzinę, problem często nie dotyczy kierowcy, ale organizacji procesu. Przy kilkuset pojazdach takie różnice zaczynają mieć bezpośredni wpływ na wykorzystanie floty, terminowość dostaw i liczbę zleceń możliwych do zrealizowania w ciągu dnia.

GPS przestaje służyć do sprawdzania, gdzie jest pojazd

W wielu firmach monitoring GPS kojarzony jest przede wszystkim z lokalizacją pojazdów. Przy dużej flocie lokalizacja staje się jednak jedynie punktem wyjścia do dalszej analizy. Znacznie większą wartość mają informacje pozwalające zrozumieć, co dzieje się z flotą w dłuższej perspektywie. Dla osób odpowiedzialnych za flotę istotniejsze od samej lokalizacji pojazdu staje się zrozumienie przyczyn opóźnień, przestojów czy różnic w wykorzystaniu poszczególnych samochodów.

Osoby zarządzające transportem coraz częściej analizują:

• powtarzające się miejsca opóźnień,
• czas spędzany w punktach załadunku i rozładunku,
• wykorzystanie pojazdów w poszczególnych regionach,
• realizację tras względem założeń operacyjnych.

To właśnie dlatego telematyka staje się dziś czymś więcej niż monitoringiem GPS. Jej zadaniem jest wspieranie decyzji operacyjnych, a nie wyłącznie pokazywanie pojazdów na mapie.

Koszty paliwa zaczynają rosnąć szybciej niż flota

Paliwo pozostaje jednym z największych kosztów w działalności transportowej. Wraz ze wzrostem liczby pojazdów nawet niewielkie różnice w spalaniu zaczynają mieć realny wpływ na budżet przedsiębiorstwa.

Co istotne, najwyższe koszty nie zawsze generują pojazdy pokonujące najdłuższe trasy. Analiza danych flotowych bardzo często pokazuje, że większe znaczenie mają codzienne, powtarzalne zachowania: praca silnika na postoju, gwałtowne przyspieszanie i hamowanie, różnice w stylu jazdy kierowców czy nieefektywne planowanie przejazdów.

Przy dużych flotach koszty paliwa analizuje się zwykle w odniesieniu do tras, rodzaju wykonywanych zadań, typu pojazdu i sposobu jego użytkowania, a nie wyłącznie na podstawie średniego spalania całej floty. Dopiero takie podejście pozwala zrozumieć, które obszary rzeczywiście generują największe wydatki. W wielu firmach pierwsze oszczędności pojawiają się nie po zmianie struktury floty, ale po wyeliminowaniu właśnie takich zjawisk. Warunkiem jest jednak dostęp do danych pozwalających je zauważyć. Dla wielu przedsiębiorstw analiza tych danych stanowi jeden z podstawowych elementów optymalizacji kosztów. Wraz ze wzrostem liczby pojazdów nawet niewielkie usprawnienia mogą przekładać się na zauważalne oszczędności w skali całej organizacji.

NaviExpert Telematics jako system telematyczny umożliwia analizowanie parametrów związanych ze stylem jazdy, wykorzystaniem pojazdów i kosztami eksploatacji. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za flotę mogą szybciej identyfikować obszary wymagające optymalizacji i podejmować decyzje w oparciu o rzeczywiste dane operacyjne.

Największym problemem stają się dane rozproszone pomiędzy systemami

Wraz z rozwojem floty coraz większym wyzwaniem przestaje być pozyskiwanie danych. Problemem staje się ich rozproszenie. Monitoring GPS funkcjonuje w jednym systemie, dane z tachografów w drugim, rozliczanie czasu pracy kierowców w kolejnym, a informacje dotyczące realizacji zleceń jeszcze gdzie indziej.

Samo pozyskanie danych przestaje być problemem. Problemem staje się sytuacja, w której te same informacje trzeba wielokrotnie wprowadzać do różnych systemów, eksportować do arkuszy kalkulacyjnych i ręcznie zestawiać ze sobą przed podjęciem decyzji. Przy 50 pojazdach taki model może być akceptowalny. Przy 200 pojazdach zaczyna generować coraz większą liczbę ręcznych operacji, błędów i opóźnień. Dlatego przedsiębiorstwa rozwijające flotę coraz większą uwagę zwracają na integracje obejmujące tachografy i karty kierowców, systemy TMS, systemy ERP, rozliczanie czasu pracy kierowców czy e-TOLL.

To właśnie integracje pozwalają rozwijać flotę bez proporcjonalnego zwiększania liczby czynności administracyjnych.

Skalowanie floty zaczyna się od skalowania procesów

W przypadku dużych organizacji efektywne zarządzanie flotą wymaga nie tylko kontroli pojazdów, ale również sprawnego przepływu danych pomiędzy procesami. Dlatego rozwój floty bardzo często oznacza także automatyzację raportowania, monitorowania i analizowania kluczowych wskaźników operacyjnych.

Przejście z 50 do 200 pojazdów nie jest przede wszystkim wyzwaniem logistycznym. Jest wyzwaniem organizacyjnym. Firmy, które skutecznie przechodzą przez ten etap, koncentrują się na automatyzacji raportowania, analizie wyjątków, integracji danych i wykorzystaniu telematyki do podejmowania decyzji. To właśnie te obszary decydują o tym, czy rozwój floty prowadzi do wzrostu efektywności, czy do narastania problemów operacyjnych.

Największą przewagę zyskują organizacje, które potrafią wykorzystać dane nie tylko do monitorowania pojazdów, ale również do usprawniania procesów odpowiedzialnych za funkcjonowanie całej floty.