Zdalny odczyt tachografów – jak uprościć pobieranie plików DDD w firmie transportowej

Prowadzisz firmę transportową na pojazdach ciężarowych? A może realizujesz przewozy międzynarodowe busami i wkrótce obejmą Cię nowe przepisy wymagające stosowania tachografów? Już dziś zadbaj o komfort swojej pracy i uniknij ręcznego zgrywania plików oraz pilnowania terminów ich pobierania. Wyposażając pojazd w urządzenie do monitoringu GPS w systemie NaviExpert Telematics, możesz jednocześnie korzystać z modułu Tachograf, który umożliwia zdalne i automatyczne pobieranie plików DDD z tachografów oraz kart kierowców.

W wielu firmach transportowych pobieranie danych z tachografów wciąż odbywa się manualnie. Oznacza to konieczność zjazdu pojazdu do bazy, użycia czytnika kart lub podłączenia się bezpośrednio do tachografu, a następnie ręcznego przekazania plików do biura rozliczeniowego lub działu kadr.

Przy większej liczbie pojazdów taki proces szybko zaczyna generować problemy:

• konieczność pilnowania terminów pobrań,
• brakujące lub spóźnione pliki,
• ręczne przekazywanie danych pomiędzy działami.

Zdalny odczyt tachografu pozwala tego uniknąć i dlatego coraz więcej firm decyduje się na rozwiązania wspierające zarządzanie flotą, które autmatyzują cały proces – bez zjazdów do bazy, bez pendrive’ów i czytników kart, bez ręcznego pilnowania terminów. Tak jak NaviExpert Telematics z modułem Tachograf. 

To kompletna usługa, która porządkuje jeden z najbardziej problematycznych obszarów w zarządzaniu flotą.

Jak działa NaviExpert Telematics z modułem Tachograf

Moduł Tachograf w systemie NaviExpert Telematics to kompletna usługa, która porządkuje jeden z najbardziej problematycznych obszarów w zarządzaniu flotą.
Pozwala na:

• zdalne pobieranie plików DDD z tachografów pojazdów,
• zdalne pobieranie plików z kart kierowców,
• automatyczne harmonogramowanie pobrań,
• archiwizację danych przez 24 miesiące,
• automatyczną wysyłkę plików e-mailem do wskazanych odbiorców.

Rozwiązanie przeznaczone jest zarówno flot ciężkich (objętych obowiązkiem regularnego pobierania danych z tachografów), jak i flot dostawczych do 3,5 t prowadzących transport międzynarodowy, które już od 1 lipca obejmie obowiązek  tachografów. System wspiera także pojazdy osobowe. Z powodzeniem sprawdzi się więc w firmie z mieszaną flotą. 

Rozwiązanie opiera się na urządzeniu telematycznym instalowanym w pojeździe. Urządzenie jest podłączone do tachografu i umożliwia automatyczne pobieranie danych z pojazdu.

Proces wygląda w praktyce bardzo prosto:

• w pojeździe instalowane jest urządzenie telematyczne podłączone do tachografu
• na etapie wdrożenia, w systemie ustawiany jest harmonogram pobierania danych
• pliki DDD są automatycznie pobierane z pojazdu zgodnie z zadaną częstotliwością i mogą być automatycznie wysyłane na wskazane adresy e-mail lub składowane na wskazanym serwerze

Aby możliwy był zdalny odczyt danych, konieczna jest również autoryzacja karty przedsiębiorstwa. Podczas wdrożenia firma wykorzystuje kartę przedsiębiorstwa oraz czytnik kart wraz z oprogramowaniem umożliwiającym jej autoryzację w systemie. Dzięki temu system uzyskuje uprawnienie do pobierania danych z tachografów pojazdów należących do danej firmy. 

Sekcja „Tachograf” w panelu  flotowca

Po aktywacji pakietu Tacho w panelu NaviExpert Telematics pojawia się dodatkowa zakładka „Tachograf”, a w niej pełną kontrolę nad procesem pobierania danych z pojazdów i kart kierowców.

System umożliwia podgląd statusu pojazdów (aktywny, brak połączenia, oczekuje na synchronizację), weryfikację ostatniej aktywności kierowców, sprawdzenie daty ostatniego połączenia urządzenia, kontrolę ostatniego udanego pobrania plików DDD, dostęp do centralnego repozytorium plików pojazdów i kierowców. Dostępne są zakładki takie jak:

✔ Pojazdy:

• informacje o pojeździe i urządzeniu, w tym statusy urządzeń,
• data ostatniego poprawnego pobrania,
• informacje o plikach.
  

✔ Kierowcy:

• dane kierowcy,
• numer karty kierowcy,
• ostatnie połączenie, aktywność,
• data ostatniej udanego pobrania danych.

✔ Repozytorium plików DDD (w podziale na pliki kierowców i pojazdów):

• nazwa pliku,
• numer karty kierowcy,
• czas pobrania,
• filtrowanie po datach,
• archiwizacja przez 24 miesiące,
• możliwość pobrania w dowolnym momencie.

Pełna widoczność statusów ogranicza ryzyko braków w dokumentacji i nieprzyjemnych niespodzianek podczas kontroli. Zaprojektowaliśmy interfejs z myślą o wygodzie, efektywności pracy i intuicyjności obsługi.

Automatyczne harmonogramy pobrań plików DDD – system pilnuje terminów

Pobieranie plików z sekcji Tachograf jest możliwe ręcznie w każdym momencie. Jednak automatyzacja tej czynności dzięki harmonogramowi powoduje, że obowiązek ten realizowany jest zgodnie z przepisami bez opóźnień według ustalonego harmonogramu.

NaviExpert Tachograf umożliwia konfigurację harmonogramów dostosowanych do potrzeb:

• harmonogramów cyklicznych (np. co 7, 28 lub 90 dni),
• harmonogramów globalnych (dla całej floty),
• harmonogramów indywidualnych (dla wybranych pojazdów/kierowców),
• harmonogramów jednorazowych (np. historyczne pobranie plików przy pierwszym połączeniu nowego kierowcy).

Po wdrożeniu automatycznych harmonogramów pliki pobierają się automatycznie, zgodnie z ustawieniami, a dane są archiwizowane przez 24 miesiące. 

To rozwiązanie eliminuje ręczne pilnowanie terminów i zmniejsza obciążenie administracyjne. Ponadto umożliwia szybką identyfikację braków i minimalizuje ryzyko opóźnień. 

Automatyczna wysyłka plików DDD

Po zakończeniu operacji pobierania pliki mogą być automatycznie wysyłane e-mailem do wskazanych odbiorców. System realizuje wysyłki e-mailem zarówno w ramach harmonogramów cyklicznych, jak i jednorazowych.

Klienci mają możliwość konfiguracji do 5 adresów e-mail, na które system automatycznie prześle pliki DDD. Mogą to być np.:

• biuro rachunkowe,
• firma rozliczająca czas pracy kierowców,
• operator TSL,
• dział kadr lub administracja.

Na etapie wdrożenia umożliwiamy także ustawienie przekazywania plików na określony serwer SFTP np. w narzędziu do analizy czasu pracy kierowców. Warto podkreślić, że NaviExpert Telematics z modułem Tachograf nie zastępuje systemów do rozliczania czasu pracy kierowców – automatyzuje natomiast proces pobierania i przekazywania danych.

Efekt?
Brak ręcznego przekazywania plików.
Brak opóźnień.
Uporządkowany obieg dokumentów, automatyzacja procesu.

Kompleksowa usługa: sprzęt + montaż + system

1. Kompatybilne urządzenia

System współpracuje z urządzeniami lokalizacyjnymi umożliwiającymi zdalny odczyt DDD, podłączanymi bezpośrednio do tachografu. Urządzenia te pełnią jednocześnie funkcję lokalizatorów GPS, dzięki czemu umożliwiają monitoring floty w czasie rzeczywistym i stanowią element szerszego systemu telematycznego.

W przypadku potrzeby dostępu do danych z magistrali CAN możliwe jest rozszerzenie rozwiązania o dodatkowe urządzenia.

2. Profesjonalny montaż

NaviExpert Telematics jako producent rozwiązań do monitoringu GPS i zarządzania flotą od dawna współpracuje z doświadczonymi i profesjonalnymi firmami monterskimi, które świadczą dla naszych klientów usługi instalacji i konfiguracji urządzeń lokalizacyjnych. Ci sami eksperci zajmą się także instalacją urządzeń lokalizacyjnych z modułem Tacho.

Zapewniamy więc kompleksową obsługę całego procesu:

• instalacja realizowana przez autoryzowany serwis,
  
• gotowe, skonfigurowane rozwiązanie przekazane klientowi,
  
• wsparcie zespołu wdrożeniowego przy konfiguracji harmonogramów.
  

Jedno narzędzie dla całej floty

NaviExpert Tachograf to moduł większego systemu. Dzięki temu firma nie wdraża kolejnego, odrębnego rozwiązania – wszystko działa w ramach jednego panelu NaviExpert Telematics.

System monitoringu GPS i zarządzanie flotą NaviExpert Telematics z poza modułem Tacho obejmuje m.in:

Monitoring GPS:

• lokalizacja pojazdów w czasie rzeczywistym,
• kontrola tras i postojów,
• geostrefy i punkty POI,
• analiza czasu spędzonego u klientów i w bazach.

e-TOLL:

Obsługa e-TOLL z wykorzystaniem różnych typów urządzeń pokładowych:

• zasilanych z gniazda zapalniczki,
• montowanych na stałe,
• podłączanych do akumulatora, OBD lub CAN.

Dane o przejazdach przekazywane są automatycznie – bez ręcznej obsługi.

SENT:

• dodawanie urządzeń do obsługi SENT,
• automatyczne przekazywanie danych lokalizacyjnych do PUESC,
• możliwość włączania i wyłączania transmisji,
• weryfikacja ID biznesowego.

Kontrola obiegu paliwa

• integracja z kartami paliwowymi,
• monitoring poziomu paliwa,
• weryfikacja spalania,
• wykrywanie nieprawidłowości i rozbieżności.

Zdalne pobieranie plików DDD – dlaczego warto 

1. Zgodność z przepisami – bez pilnowania terminów

Mniejsze ryzyko kar i stresu związanego z kontrolą.

2. Koniec z ręczną obsługą tachografów

Brak zjazdów do bazy i ręcznego archiwizowania plików.

3. Automatyzacja procesów

Harmonogramy i wysyłka plików działają automatycznie, bez ingerencji użytkownika.

4. Jedno środowisko zamiast kilku systemów

Tachografy, GPS, e-TOLL, SENT, CAN i paliwo w jednym panelu.

5. Gotowość na zmianę przepisów

Jedno rozwiązanie dla flot ciężkich, dostawczych i mieszanych. Dostosowanie do przepisów dla firm, które zostaną objęte przepisami dotyczącymi tachografów.

6. Mniejsze ryzyko operacyjne

Pełna widoczność statusów pobrań i urządzeń. Jeden system dla tachografów, monitoringu GPS i zarządzania flotą. Efektywność operacyjna.

7. Skalowalność

System rośnie razem z flotą – od kilku pojazdów do rozbudowanej struktury z podziałem na role (administrator, subflotowiec).

NaviExpert Tacho – porządek w plikach DDD bez dodatkowych systemów

W wielu firmach pliki DDD są nadal pobierane manualnie. To czasochłonne, obarczone ryzykiem błędów i trudne do skalowania.

NaviExpert Tacho koncentruje się na tym, co generuje największy problem operacyjny:
terminowym, automatycznym i kompletnym pobieraniu plików DDD. System umożliwia  to bez zmiany dotychczasowego systemu rozliczeniowego oraz wdrażania kolejnej, skomplikowanej platformy, zapewniając pełną integrację z pozostałymi funkcjami zarządzania flotą.

To rozwiązanie dla firm, które chcą mieć kontrolę nad flotą, nie tylko nad jej lokalizacją, ale również nad obowiązkami administracyjnymi. Nie martwić się o zgodność z przepisami, ale dążyć do cyfryzacji i automatyzacji procesów i zminimalizować ryzyko pomyłek i opóźnień.