Zarządzanie dokumentami flotowymi w systemie NaviExpert Telematics

Koniec z bałaganem w dokumentach pojazdu.  Właśnie wprowadziliśmy funkcję, która pozwala fleet managerom uporządkować i zarchiwizować wszystkie pliki w jednym miejscu.

System NaviExpert Telematics umożliwia teraz cyfrową archiwizację, porządkowanie oraz łatwy dostęp do dokumentów flotowych. Dzięki temu wszystkie informacje o pojeździe są zawsze pod ręką – bez przeszukiwania segregatorów czy skrzynki mailowej. W sekcji Dokumenty na karcie pojazdu fleet manager może dodawać pliki w formatach PDF, zdjęć oraz arkuszy kalkulacyjnych, przypisując im nazwę, opis oraz odpowiednią kategorię.

Dostępne są predefiniowane kategorie dokumentów:

• Dokumenty finansowe
  
• Dowody rejestracyjne i dokumenty pojazdu
  
• Mandaty i szkody
  
• Polisy i ubezpieczenia
  
• Przeglądy i badania techniczne
  
• Regulaminy i procedury
  
• Serwisy i naprawy
  
• Wyposażenie i akcesoria

Użytkownik może również tworzyć własne kategorie, edytować lub usuwać istniejące – co pozwala dostosować strukturę dokumentacji do wewnętrznych procesów firmy.

Każdy dodany dokument jest oznaczony nazwą, datą dodania i kategorią. Przy dodawaniu dokumentów można także dodać opis. Repozytorium dokumentów na karcie pojazdu umożliwia ich filtrowanie oraz szybkie wyszukiwanie, co znacząco ułatwia codzienne obowiązki administracyjne i zwiększa przejrzystość zarządzania flotą.

Dzięki cyfrowemu archiwum dokumentów możliwe jest zachowanie porządku, spójności i pełnej identyfikowalności plików związanych z każdym pojazdem. To rozwiązanie oszczędza czas, redukuje ryzyko błędów i wspiera zgodność z wewnętrznymi procedurami firmy.

Współdzielenie dokumentów – udostepnianie w aplikacji mobilnej

Zgodnie z zapowiedziami udostępnilismy funkcję współdzielenia wybranych dokumentów z kierowcami poprzez udostepnianie ich w aplikacji mobilnej.

Jak to działa?

Dokumenty można udostepniać zarówno przy dodawaniu nowego dokumentu do karty pojazdu jak i udostępnić już dodane dokumenty. W pierwszym przypadku wystarczy kliknąć „Dodaj dokument”, a następnie zaznaczyć odpowiedni checkbox.

Natomiast w przypadku udostępniania dokumentu z listy dodanych już dokumentów na karcie pojazdu, należy w widoku listy kliknąć „trzy kropeczki” z prawej strony wybranego dokumentu, a anstępnie wybrać „Udostępnij dokument w aplikacji mobilnej”.

Wraz z funkcjami związnymi z aplikacją mobilną wdrożyliśmy także możliwość filtrowania dokumentów po kategoriach, co pomaga nimi zarządzać i zachować porządek w dokumentacji.

Udostepnione dokumenty widoczne będą w zakładce „Dokumenty pojazdu” w aplikacji mobilnej dla kierowców. W przypadku plików graficznych istnieje możliwość ich podglądu i pobrania, a w przypadku dokumentów w formatach docx lub pdf – pobrania na urządzenie mobilne.

Aby skorzystać z nowej funkcji należy przejść do karty wybranego pojazdu i następnie do sekcji: Dokumenty.