Tachografy w busach o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t od 1 lipca 2026 r. – kogo obejmie obowiązek i jak się przygotować?

Sektor transportu drogowego stoi przed kolejną istotną zmianą, która dotknie tysiące przedsiębiorców i kierowców. Od 1 lipca 2026 roku tachograf stanie się obowiązkowy w znacznej części busów i lekkich pojazdów dostawczych o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 2,5 t do 3,5 t, wykonujących międzynarodowy przewóz rzeczy. Zmiana ta wynika z dalszego wdrażania Pakietu Mobilności — unijnego zestawu przepisów regulujących zasady transportu drogowego w UE, którego celem jest ujednolicenie warunków konkurencji oraz poprawa bezpieczeństwa i czasu pracy kierowców. Dotychczas pojazdy z tego segmentu w dużej mierze funkcjonowały poza pełnym reżimem przepisów dotyczących tachografów i norm jazdy, co budziło wątpliwości zarówno pod względem bezpieczeństwa, jak i uczciwości rynkowej.

Dlaczego zmiany są konieczne? Kontekst Pakietu Mobilności

Przez lata lekkie pojazdy dostawcze były wykorzystywane do realizacji międzynarodowych przewozów bez stosowania pełnych zasad dotyczących czasu jazdy, przerw i odpoczynków. Brak obowiązkowego tachografu w tej kategorii pojazdów sprzyjał nadmiernemu obciążaniu kierowców, zwiększając ryzyko wypadków spowodowanych przemęczeniem. Jednocześnie tworzył nierówne warunki konkurencji wobec przewoźników operujących cięższymi pojazdami objętymi ścisłą kontrolą.

W odpowiedzi na te problemy Unia Europejska wprowadziła zmiany w ramach Pakietu Mobilności, rozszerzając obowiązek stosowania tachografu oraz zasad czasu jazdy i odpoczynku na pojazdy o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t wykonujące międzynarodowy przewóz rzeczy.

Kogo obejmą nowe przepisy?

Zmiany, które wejdą w życie 1 lipca 2026 r., dotyczą przede wszystkim busów i lekkich pojazdów dostawczych o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t, które są wykorzystywane do zarobkowego przewozu rzeczy w transporcie międzynarodowym (w tym kabotażowym). Od 1 lipca 2026 obowiązek dotyczy pojazdów spełniających kryteria masy i rodzaju przewozu, niezależnie od tego, kiedy zostały zarejestrowane (w praktyce także istniejącej floty, jeśli wykonuje takie przewozy).

Zasady te zostały opisane m.in. w oficjalnych materiałach Europejskiego Urzędu ds. Pracy (ELA), który prowadzi kampanię informacyjną dotyczącą nowych obowiązków dla lekkich pojazdów użytkowych (LCV) od 1 lipca 2026 r.
Szczególną uwagę należy zwrócić na zestawy z przyczepą. Przy ocenie obowiązku stosowania tachografu znaczenie ma DMC całego zestawu (pojazd + przyczepa), a nie wyłącznie samego busa. Oznacza to, że w transporcie międzynarodowym obowiązek może powstać także wtedy, gdy sam pojazd bazowy wydaje się „lekki”, ale po doliczeniu przyczepy zestaw mieści się w zakresie objętym przepisami, czyli o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t, i jest wykorzystywany do zarobkowego przewozu rzeczy.

Kiedy tachograf nie będzie wymagany? Wyjątki od reguły

W kontekście zmian, jakie wprowadzą tachografy w busach o DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t od 1 lipca 2026 roku, warto podkreślić jedną ważną rzecz: nie każdy przejazd busem automatycznie oznacza obowiązek tachografu. Nowe przepisy dotyczą przede wszystkim pojazdów wykonujących międzynarodowy przewóz rzeczy (w tym kabotaż), dlatego przy ocenie obowiązków zawsze trzeba sprawdzić, jaki charakter ma dany transport. To bardzo istotne, bo w praktyce wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że skoro pojazd ma DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t, to tachograf w busie jest wymagany w każdej sytuacji. Tymczasem kluczowe są szczegóły konkretnego przewozu i warunki wynikające z przepisów.

W praktyce warto opierać się na oficjalnych materiałach informacyjnych ELA i literalnym brzmieniu przepisów, zamiast na uproszczonych interpretacjach krążących w branży.

Najważniejsze kwestie, o których warto pamiętać:

• obowiązek dotyczy przede wszystkim przewozów międzynarodowych towarów (w tym kabotażu).
  Sam fakt posiadania pojazdu w przedziale masowym objętym przepisami nie przesądza automatycznie o obowiązku tachografu w każdej sytuacji,
• zakres obowiązku należy oceniać na podstawie konkretnego rodzaju wykonywanego przewozu.
  Znaczenie ma charakter transportu, cel przewozu oraz to, czy przewóz odbywa się zarobkowo,
• szczególną ostrożność trzeba zachować przy wyjątkach związanych z „głównym zajęciem kierowcy”.
  To jeden z częściej błędnie interpretowanych obszarów,
• w polskiej ustawie o transporcie drogowym (art. 39a) występuje pojęcie „głównego zajęcia kierowcy”.
  Przepis nie określa jednak sztywnego progu procentowego,
• próg 30% czasu pracy nie jest twardą normą ustawową w polskich przepisach.
  W prawie UE pojawia się on jako wskazówka interpretacyjna („co do zasady”), a nie automatyczny wyjątek od obowiązku tachografu.
  
  W skrócie, przy analizie wyjątków warto sprawdzić przede wszystkim:
• czy przewóz ma charakter międzynarodowy,
• czy jest to przewóz rzeczy wykonywany zarobkowo,
• jaka jest DMC pojazdu lub całego zestawu (z przyczepą),
• czy w danym przypadku rzeczywiście spełnione są warunki ustawowego wyłączenia.

Jeśli pojawiają się wątpliwości, najlepiej zweryfikować konkretny przypadek jeszcze przed 1 lipca 2026 r. — szczególnie wtedy, gdy firma realizuje różne typy transportu. To ważny element przygotowania do zmian, jakie obejmą tachografy w busach 2026 i rozliczanie czasu pracy kierowców. W praktyce lepiej przyjąć zasadę, że wyjątki trzeba oceniać indywidualnie, na podstawie rzeczywistego sposobu wykorzystania pojazdu i obowiązujących przepisów. Dzięki temu łatwiej uniknąć błędnej interpretacji, a w konsekwencji także kar podczas kontroli.

Nowe obowiązki dla przewoźników i kierowców

Wprowadzenie obowiązkowych tachografów w busach od 1 lipca 2026 roku wiąże się z szeregiem nowych zadań i odpowiedzialności. Oto najważniejsze z nich:

• montaż i kalibracja tachografu – każdy objęty obowiązkiem pojazd musi zostać wyposażony w inteligentny tachograf drugiej generacji (G2V2), który jest najnowszym tachografem. Montaż tachografu musi zostać wykonany w autoryzowanym serwisie, a następnie urządzenie musi być zalegalizowane i skalibrowane zgodnie z przepisami,
• wyrobienie kart do tachografu – przewoźnik musi uzyskać kartę przedsiębiorstwa, a każdy kierowca busa – indywidualną kartę kierowcy (do tachografu cyfrowego). W Polsce karty te wydaje Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych (PWPW),
• szkolenia z obsługi tachografu – zarówno kierowcy, jak i personel zarządzający transportem, muszą zostać przeszkoleni z zakresu prawidłowej obsługi tachografu, w tym logowania, wyboru aktywności (jazda, praca, odpoczynek) i reagowania na komunikaty,
• pobieranie i archiwizacja danych – przewoźnicy będą zobowiązani do regularnego zgrywania (sczytywania) danych z tachografu (co najmniej raz na 90 dni) oraz z kart kierowców (co najmniej raz na 28 dni) i przechowywania ich przez minimum 12 miesięcy,
• przestrzeganie norm czasu pracy – kierowcy busów zostaną objęci takimi samymi regulacjami czasu pracy kierowcy busa, przerw i odpoczynków, jak kierowcy samochodów ciężarowych. Oznacza to m.in. limity dziennego i tygodniowego czasu jazdy oraz obowiązkowe przerwy i odpoczynki,
• rozliczanie czasu pracy kierowców busów – firmy będą musiały prowadzić pełną ewidencję czasu pracy kierowców zgodnie z przepisami ustawy o czasie pracy kierowców, uwzględniając wszystkie aktywności rejestrowane przez tachograf.

Koszty i możliwości dofinansowania

Dostosowanie floty do nowych wymagań wiąże się z konkretnymi wydatkami. Szacunkowe koszty przedstawia poniższa tabela:

Istnieje jednak możliwość uzyskania wsparcia finansowego. W ramach Krajowego Planu Odbudowy (KPO) przewidziano dofinansowania dla przewoźników, które mogą pokryć część kosztów montażu tachografów G2V2. Maksymalna kwota dotacji to 3000 zł na pojazd, obejmująca maksymalnie 10 pojazdów w pierwszym naborze wniosków. Należy śledzić ogłoszenia Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR) i składać wnioski elektronicznie, gdyż decyduje kolejność zgłoszeń.

Brak tachografu – kary i ryzyka

Brak przygotowania firmy do nowych obowiązków związanych z tachografami w busach może oznaczać nie tylko problemy organizacyjne, ale też realne kary finansowe. W Polsce odpowiedzialność za naruszenia może dotyczyć kierowcy, przedsiębiorcy oraz osoby zarządzającej transportem, a wysokość sankcji wynika bezpośrednio z ustawy o transporcie drogowym oraz jej załączników (taryfikatora naruszeń). Oficjalne informacje o podstawach odpowiedzialności publikuje również Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD).
W praktyce oznacza to, że kary mogą być nakładane równolegle na różne osoby/podmioty uczestniczące w organizacji przewozu. Dla przykładu, w polskim taryfikatorze naruszeń znajduje się pozycja dotycząca wykonywania przewozu pojazdem niewyposażonym w wymagany tachograf — dla przedsiębiorcy wskazana jest kara 10 000 zł (załącznik nr 3), a dla kierowcy analogiczne naruszenie może skutkować grzywną 2 000 zł (załącznik nr 1).
Dodatkowo GITD przypomina, że co do zasady kierujący może podlegać grzywnie do 2 000 zł, a podmiot wykonujący przewóz drogowy karze pieniężnej (w granicach wskazanych w ustawie i taryfikatorze), dlatego błędna interpretacja przepisów albo brak wdrożonych procedur w firmie może szybko przełożyć się na kosztowną kontrolę.
Warto też pamiętać, że sankcje za naruszenia tachografowe w innych krajach UE nie są jednolite. Ich wysokość zależy od państwa i rodzaju naruszenia (np. brak prawidłowego użycia tachografu, brak kalibracji, manipulacja danymi). Komisja Europejska publikuje oficjalne zestawienia kar dla poszczególnych państw członkowskich (m.in. Niemiec i Francji), z których wynika, że oprócz kar finansowych mogą pojawiać się również poważniejsze konsekwencje administracyjne lub karne — w zależności od kwalifikacji naruszenia.
Dlatego najbezpieczniej potraktować temat nie tylko jako „montaż urządzenia”, ale jako pełne przygotowanie firmy: prawidłowy tachograf, karty, szkolenie kierowców, procedury zgrywania danych i bieżącą kontrolę poprawności rozliczeń. To właśnie te elementy najczęściej decydują o tym, czy firma przejdzie kontrolę bez problemów, a w codziennym zarządzaniu flotą pomocne mogą być również systemy telematyczne, takie jak NaviExpert Telematics.

Jak przygotować firmę na tachografy od 1 lipca 2026 r.?

Skuteczne wdrożenie nowych przepisów wymaga kompleksowego podejścia i odpowiedniego planowania.

1. Audyt floty – dokładnie sprawdź, czy pojazdy mają DMC powyżej 2,5 t do 3,5 t wraz z przyczepą lub naczepą, które wykonują przewozy międzynarodowe.
2. Planowanie montażu – nawiąż kontakt z autoryzowanymi serwisami tachografów i zaplanuj montaż tachografu G2V2 z wyprzedzeniem, aby uniknąć problemów z dostępnością i rosnącymi cenami.
3. Wnioski o karty – złóż wnioski o karty przedsiębiorstwa i upewnij się, że wszyscy kierowcy busów posiadają swoje karty kierowców do tachografów.
4. Szkolenia – zorganizuj obowiązkowe szkolenia dla kierowców i personelu zarządzającego z zakresu obsługi tachografu oraz przepisów dotyczących czasu pracy kierowców.
5. Procedury wewnętrzne – zaktualizuj regulaminy pracy, zasady pobierania i archiwizacji danych z tachografu (co 28/90 dni) oraz procedury rozliczania czasu pracy kierowców busów, zgodnie z przepisami.

Nadchodzące zmiany stanowią duże wyzwanie dla wielu firm, ale odpowiednie przygotowanie pozwoli nie tylko uniknąć kar, lecz także zwiększyć bezpieczeństwo i efektywność operacyjną. Wprowadzenie tachografów w busach to krok w kierunku uregulowania i profesjonalizacji segmentu lekkiego transportu międzynarodowego.