Trzy pytania, które zdeterminowały kierunki rozwoju naszej usługi dla flot w 2023 roku

Jak chcesz liczyć oszczędności we flocie, skoro nie masz kontroli nad kosztami? Jak zwiększyć kontrolę zużycia paliwa we flocie, bez konieczności wykorzystania urządzeń wymagających profesjonalnego montażu? Jak zwiększyć kontrolę nad sposobem wykorzystania pojazdów we flocie? To trzy najważniejsze pytania, które zdominowały naszą pracę nad usługą NaviExpert Telematics w ubiegłym roku. Zapraszamy na nasze podsumowanie roku!

Zanim przejdziemy do pytań, zacznijmy jednak od klasyki podsumowań, a więc statystyk. W 2023 roku:

Tyle w wielkich liczbach. 

Początek roku

W styczniu 2023 roku potwierdziliśmy z Zarządem Strategię rozwoju produktu. W wielkim skrócie wskazywała ona na to, by wzmocnić reason to believe naszego produktu. By dać Fleet Managerom namacalne dowody na to, że inwestycja w telematykę się opłaca. 

Kto nas zna, ten wie, że specjalizujemy się w analizie stylu jazdy. I jako specjaliści od stylu jazdy mamy świadomość tego, że poprawa go przekłada się na mniejsze spalanie i obniżenie szkodowości. Pierwotny pomysł: Jak najlepiej pokazać tę korelację na liczbach w systemie bardzo szybko ustąpił miejsca bardziej bazowemu problemowi, z którym zderzyliśmy się w rozmowach z Fleet Managerami, a który dotyczył uzyskania pełniejszej kontroli nad kosztami. Bo przecież:

Pytanie nr 1: Jak chcesz liczyć oszczędności we flocie… skoro nie masz kontroli nad kosztami?

Wraz z początkiem roku odnotowaliśmy zwiększone zaangażowanie w sekcję kosztów floty. Jak widać, spowolnienie gospodarcze, sprawiło, że firmy zaczęły uważniej przyglądać się kosztom związanym z pojazdami firmowymi. Mieliśmy więc idealne warunki do tego, by pochylić się nad tematem. Sprawdziliśmy, którzy klienci szczególnie są zaangażowani w analizę kosztów i się z nimi spotkaliśmy. By dowiedzieć się:

• czego szukają
• jak pracują
• co najbardziej przeszkadza im w pracy z kosztami
• co najbardziej by im pomogło
• jakie cele przed sobą stawiają/jakie cele stawiają im przełożeni
• i jak im możemy pomóc. 

7 dobrych, długich, szczegółowych i niezwykle wartościowych rozmów. 7 to mało? W badaniach jakościowych w zupełności wystarcza, by wyłapać najistotniejsze problemy, z którymi zmagają się klienci. 

Badania były strzałem w dziesiątkę. W ich wyniku stworzyliśmy nową odsłonę sekcji Koszty floty. W pełni konfigurowalną pod kątem analizowanych i porównywanych okresów i  zakresów analizowanych danych. 

Na co dziś pozwala sekcja Kosztów floty? M.in. na:

• dodawanie gotowych zestawień transakcji – zarówno od operatorów kart flotowych, jak i przygotowanych własnoręcznie w formie arkusza Excel,
• elastyczny wybór dat i porównywanie z innymi okresami
• możliwość wyboru typu kosztów, które chcemy analizować w odniesieniu do danych telemetrycznych 
• filtrowanie kosztów po działach, które te koszty generują
• prezentowanie danych w kwotach brutto/netto
• analizowanie trendów w zakresie kosztów całkowitych (lub wybranych typów kosztów) czy  pokonywanego dystansu z rozbiciem wartości na działy
• weryfikowanie kosztu relatywnego, który jest jedną z najlepszych miar kondycji floty – pokazuje, ile średnio kosztuje cię 1 km przejechany przez statystyczny pojazd we flocie z opcją zweryfikowania, jak ta wartość (kosztu relatywnego całkowitego lub kosztu relatywnego z danej kategorii kosztów) kształtuje się w poszczególnych pojazdach we flocie
• analizy wpływu stylu jazdy na spalanie, z uwzględnieniem kontekstu dodatkowych danych – jak liczba pojazdów, przejechany dystans, styl jazdy kierowcy lub pojazdu, zatankowane paliwo w litrach; wszystko z rozbiciem okresów na tygodnie, miesiące lub lata i oczywiście opcją porównywania danych z okresem poprzedzającym analizowany okres lub analogicznym okresem ubiegłego roku
• weryfikację rankingów dla:
  • pojazdów, które generują najwyższe koszty (całkowite lub określonego typu)
  • pojazdów wedle pokonywanych dystansów
  • pojazdów wedle wcześniej wspomnianego kosztu relatywnego (ile kosztuje cię 1 km pokonany przez dane auto)
  • rankingu stylu jazdy kierowcy, pojazdu i pojazdów wedle spalania

Każdy element elastycznego dashboardu kosztów – jak wykres czy ranking, po wcześniejszym  “wyklikaniu”, czyli np: rozbiciu na interesujące nas wartości (typy kosztów, działy, okresy), nałożeniu odpowiednich warstw danych kontekstowych i np. wyboru opcji porównania w czasie – możemy dodatkowo wyeksportować do pliku .csv.

Brzmi skomplikowanie? Nic bardziej mylnego. Poniżej przykładowe pytania, na które znajdziesz odpowiedź przeklikując się przez sekcję kosztów floty. Oczywiście,  o ile regularnie dodajesz pojedyncze koszty lub zestawienia transakcji z kart flotowych, lub własne:

• Ile kosztował mnie średnio 1 km pokonywany przez statystyczne auto we flocie na przestrzeni miesięcy w tym roku vs. rok ubiegły? W odniesieniu do wszystkich kosztów. W odniesieniu do kosztów paliwa?
• Które pojazdy generują wyższe koszty niż średnia?
• Z czego wynikają te koszty (paliwo, serwisy, coś innego?)
• Które pojazdy mają najwyższe spalanie? Jak bardzo ta wartość odbiega od średniej? I z czego wynika? 
• Które działy generują najwyższe koszty? Czy te same, które najwięcej jeżdżą?
• Co miało wpływ na zwiększone koszty? Niespodziewane wydatki, liczba pojazdów, przejechany dystans, styl jazdy, większe zużycie paliwa, a może podwyżki cen?
• Jak zmieniała się struktura kosztów i samej floty rok do roku?
• Czy wysokie spalanie pojazdu może wynikać z niskiego stylu jazdy kierowcy?
• Czy mam we flocie pojazdy, które nadają się do wymiany, bo zaczynają się często psuć i generować zawyżone koszty serwisu?
• Jak wzrosły rok do roku koszty ubezpieczenia mojej floty? 

Dashboard kosztów pozwala bardzo szybko namierzyć ewentualne nieprawidłowości i dotrzeć do ich przyczyn. Udało nam się stworzyć pierwsze rozwiązanie typu Business Intelligence dla flot umożliwiające sprawną analizę ogromnych zbiorów danych finansowych z kontekstem telemetrycznym. Jeśli interesuje Cię ten temat – koniecznie zarejestruj się na nasz webinar:

Pytanie nr 2: Jak zwiększyć kontrolę zużycia paliwa we flocie bez konieczności wykorzystania urządzeń wymagających profesjonalnego montażu?

Z tematem kosztów i możliwości ich analizy jest bezpośrednio powiązany drugi temat, nad którym pracowaliśmy  w ubiegłym roku – kontrola zużycia paliwa we flocie. Jego koszty stanowią bowiem jedną z głównych składowych TCO (total cost of ownership/use). Czy jednak korzystając głównie z urządzeń OBD możemy dać naszym klientom wartość w zakresie kontroli zużycia paliwa we flocie? No właśnie?

OBD czy CAN? Pytanie stare jak świat… flotowy 🙂 Jeden i drugi typ urządzeń ma swoich zwolenników i przeciwników. Stawiasz na elastyczność rozwiązania, prostotę montażu i późniejszych przekładek, niższy koszt  wejścia, brak ryzyka utraty gwarancji pojazdu – wybierasz OBD. Chcesz mieć dostęp do danych o paliwie, spalaniu, sposobie eksploatacji pojazdu… znów możesz postawić na OBD. I w minionym roku to udowodniliśmy. 

Lokalizatory wpinane do gniazda OBD w pojeździe mogą być różnego typu. Te, które wykorzystujemy to tzw. OBD OEM data reading, czyli urządzenia pozwalające na sczytywanie danych bezpośrednio z pojazdu/jego szyny CAN. Jakich? Np. o obrotach, poziomie paliwa, błędach diagnostycznych czy przebiegu. 

W ubiegłym roku postanowiliśmy wykorzystać potencjał tych urządzeń i oddaliśmy w ręce naszych klientów, kilka funkcji, które pozwalają zwiększyć kontrolę nad obrotem paliwa w firmie.  Wśród najważniejszych należy wymienić:

• Sekcja tankowania na karcie pojazdu. Zderza informacje o tankowaniach pochodzące z kart paliwowych z danymi o zatankowanym paliwie pochodzące z urządzeń OBDII. Zestawienie tych danych pozwala na weryfikację czy całe paliwo opłacone z karty flotowej trafiło do baku auta służbowego. Różnice w danych (np. mniejsza liczba litrów odnotowana przez urządzenie vs. wyższa liczba litrów paliwa opłacona z karty paliwowej) mogą wskazywać na nadużycia, które należy wyjaśnić z kierowcą (np. tankowanie do kanistrów lub innego pojazdu). 

• Sekcja spalanie na karcie pojazdu. Pozwala na weryfikację czy pojawiły się jakieś odchylenia od standardowego spalania mogące wskazywać np. na upusty paliwa. System umożliwia analizę spalania na bazie kart paliwowych, danych z urządzeń oraz modelu łączonego. 

• Dane o poziomie paliwa pod trasą. To dodatkowy element wizualny pozwalający na weryfikację (jeśli mamy takie podejrzenia), czy doszło do upustu paliwa. Wykres dla pojedynczej trasy lub zbiór tras z danego dnia prezentuje, jak kształtował się poziom paliwa wraz z postępem trasy. Wszelkie gwałtowne spadki poziomu paliwa będą powodem do tego, by przyjrzeć się sytuacji. 

• Raporty spalania i tankowań. To raporty, które pozwalają na zestawienie danych tożsamych jak w sekcjach spalanie/tankowanie, ale w formie zbiorczej, dla wybranych (lub wszystkich) typów pojazdów. 

• Sekcja kosztów floty pozwalająca na analizę: wpływu stylu jazdy na spalanie, koszty paliwa, jego zatankowaną ilość. Sekcja prezentuje dane z kontekstem liczby pokonanych przez pojazdy kilometrów, liczby pojazdów we flocie i pozwala na porównywanie tych danych w różnych okresach. Dodatkowo, dzięki filtrowaniu kosztów po ich typach (paliwo) prezentuje rankingi pojazdów generujących najwyższe koszty w tej kategorii. 

W wielkim skrócie – oddaliśmy w ręce naszych użytkowników funkcje, które pozwalają na zwiększenie kontroli nad zużyciem paliwa we flocie bez wykorzystywania urządzeń wymagających profesjonalnego montażu. Choć i z nich jesteśmy w stanie analogiczne informacje pozyskać.

Pytanie nr 3: Jak zwiększyć kontrolę nad sposobem wykorzystania pojazdów we flocie?

Jednym z celów, jakie Fotowcy  stawiają przed systemami telematycznymi jest zwiększenie zdalnej kontroli nad pojazdami. W 2023 roku i my postanowiliśmy zaoferować Fleet Managerom kilka nowości, które pozwalają na lepszy wgląd w sposób korzystania z pojazdów w firmie. Oto one. 

• Diagnostyka pojazdów – wykrywanie błędów DTC (Diagnostic Trouble Code). Każde auto, zaraz po uruchomieniu, przeprowadza błyskawiczną diagnozę wszystkich podzespołów. Urządzenia, które wykorzystujemy pozwalają na odczytywanie tych krótkich przekazów informacyjnych odnoszących się do określonego typu awarii wykrytej przez układ diagnostyczny samochodu. Jeśli w jakimś aucie pojawił się nowy błąd diagnostyczny – Fleet Manager widzi alert na liście pojazdów. Dodatkowo ma możliwość zweryfikowania kodu błędu wraz z jego opisem na karcie danego pojazdu. Powtarzające się błędy diagnostyczne, które kierowca widzi na desce rozdzielczej auta, ale je ignoruje, finalnie mogą doprowadzić do poważniejszej awarii. Z tego powodu tak ważne jest, aby  Fleet Manager mógł weryfikować, na ile sytuacja się powtarza i czy np. w przypadku kosztownej naprawy – można było jej uniknąć – gdyby kierowca błędów nie ignorował. 

Uwaga! Urządzenia wykrywają także błędy dotyczące np. napinaczy pasów czy poduszek powietrznych, wskazujące na to, że mogło dojść do kolizji lub wypadku. 

• A jeśli już o wypadkach, kolizjach, szkodach mowa… Wprowadziliśmy także protokoły stanu pojazdu. To kolejna funkcja, która pozwala na kontrolowanie tego, w jaki sposób są wykorzystywane pojazdy i jaki jest ich stan. Nowa funkcja umożliwiająca kierowcom sprawne dokumentowanie kondycji samochodu flotowego. Dzięki protokołom możliwe jest szybkie zgłaszanie wszelkich uszkodzeń pojazdu lub braków w jego wyposażeniu. Informacje i zdjęcia uzupełnione przez kierowcę są automatycznie przesyłane do administratora floty. 

Nowa funkcja w szczególności:

• usprawnia zarządzanie stanem pojazdów pulowych, które są używane przez więcej niż jednego kierowcę,
• digitalizuje proces audytowania stanu całej floty lub zwracania pojazdu przez konkretnego kierowcę, na przykład w przypadku wymiany pojazdu na inny lub zakończenia współpracy,
• przyspiesza i porządkuje procedury związane ze zgłaszaniem szkód ubezpieczeniowych.

Fleet Manager otrzymuje do dyspozycji sekcję ustawień, w której może zaznaczyć, jak często chce otrzymywać protokoły, czy są one obowiązkowe, czy kierowca przypisując się do pojazdu może je pomijać. Flotowiec może też wysyłać do kierowców tzw. protokoły na żądanie. Dodatkowo, na karcie każdego pojazdu otrzymuje możliwość podglądu złożonych protokołów oraz ich filtrowania ze względu na typ protokołu (szkodowy/standardowy)

• Przypisywanie do pojazdu za pomocą QR kodów.  Gdy na placu stoi kilka, lub nawet kilkadziesiąt aut, które odróżnia tylko cyferka w numerze rejestracyjnym, kierowca może się łatwo pomylić i przypisać do innego auta, niż to do którego w rzeczywistości wsiada. Z tego też powodu,  niedawno wprowadziliśmy nową funkcję w aplikacji dla kierowców – po zeskanowaniu kodu QR umieszczonego na desce rozdzielczej podejmowanego auta, kierowca zostanie do niego zalogowany bez konieczności szukania go na liście. Wyeliminuje to ryzyko pomyłki i sprawi, że po jego zeskanowaniu system zawsze przypisze kierowcę do właściwego pojazdu. Jest to szczególnie pomocne w przypadku dużych flot, posiadających wiele pojazdów pulowych o tej samej marce, modelu i specyfikacji.

• Dekodowanie VIN. To kolejna funkcja, która pozwala na zwiększenie kontroli nad flotą. Po pierwsze,  samo dekodowanie VIN pozwala Fleet Managerowi na dużo łatwiejsze, niemal automatyczne uzupełnienie danych o monitorowanych pojazdach, gdy zaczyna korzystać z naszego systemu. Po drugie, pozwala także na pozyskanie danych o normach i parametrach pojazdu, które następnie mogą wspierać analizy dot. eksploatacji pojazdu.

• Cel trasy widoczny na mapie floty. Z naszego systemu korzystają m.in. Fleet Managerowie, którzy pełnią również rolę Dyspozytorów. Sam cel trasy ustawia w aplikacji kierowca. Fleet Manager informację dotyczącą celów wyjazdów kierowców może pozyskać z raportu Ewidencji wyjazdów użytkownika pojazdu i Ewidencji przebiegu pojazdu. Dodana przez nas pod koniec ubiegłego roku funkcja pozwala dodatkowo  na weryfikację celów tras w czasie rzeczywistym. Aby włączyć to ustawienie, wystarczy wybrać interesującą nas opcję dostępną pod “zębatką” na mapie floty. Włączenie widoczności celu trasy umożliwi nam na bieżące wsparcie w zakresie zarządzania zadaniami w terenie dla monitorowanych pojazdów (np. jako Fleet Manager chcę zobaczyć lokalizację pojazdów z celem trasy, by sprawdzić, które z nich mają status “powrót do bazy”, ale są najbliżej miejsca, w którym  pojawiło się nowe zlecenie i mogłyby to zlecenie wykonać). 

Żyjemy w świecie, w którym dzieje się dużo. I dzieje się szybko. Początki roku są dobre, bo dzięki tradycji podsumowań, poniekąd wymuszają na nas, by na chwilę się zatrzymać i wrócić do tego, co udało się zrobić. Dopiero ta produktowa retrospekcja (a wciąż wydaje mi się, że o czymś zapomniałam),  pozwala spojrzeć na ogrom pracy włożonej w nasz produkt z odpowiedniej perspektywy. Dziś mogę z pełną świadomością powiedzieć, że to był dobry i bardzo owocny produktowo rok. Od naszych Klientów wiem, że nie tylko my tak sądzimy, bo zmiany, które wdrożyliśmy realnie ułatwiają im codzienną pracę. Ale nie spoczywamy na laurach. Trwający już 2024 rok zapowiada się niemniej ambitnie. Mam nadzieję, że przeżyjecie razem go z nami. 

Katarzyna Przybylska
Product Manager
NaviExpert Telematics