Planujesz inwestycję w telematykę? Uważaj na te 4 pułapki

Jeśli zainteresował Cię tytuł tego artykułu to istnieje duże prawdopodobieństwo, że stoisz właśnie przed wyborem rozwiązania do monitoringu służbowych aut lub zarządzania firmową flotą. 

Lektura dalszej części wpisu pomoże Ci uniknąć 4 największych pułapek czyhających na użytkowników tego typu systemów i uchronić się przed konsekwencjami nietrafionego wyboru, takimi jak sytuacje gdy:

• inwestycja w zakupiony system zamiast generować konkretne, wymierne oszczędności… staje się pustym kosztem, który nie tylko nie wzmacnia pozycji flotowca w firmie, ale wręcz osłabia ją w obliczu kryzysu i rosnących kosztów paliwa, części, ubezpieczeń itd.
• zamiast oszczędzać czas i zasoby flotowca oraz firmy, system generuje dodatkową uciążliwą pracę, związaną z obsługą kilku niekompatybilnych ze sobą narzędzi, ręcznym przenoszeniu danych pomiędzy nimi, oraz jeszcze większej ilości tabelek w excelu niż dotychczas, 
• pełne wykorzystanie możliwości systemu jest niemożliwe, ponieważ wywołuje sprzeciw samych kierowców, rodzi konflikty między pracownikami a kadrą zarządzającą, włącznie z groźbą odejścia kluczowych pracowników.

Jak temu wszystkiemu zapobiec?

Hardware? To dopiero początek

Łatwy czy ukryty montaż? Lepiej podpiąć pod gniazdo zapalniczki, czy może bezpośrednio pod akumulator? Na pewno nie możemy obejść się bez szyny CAN? Może sam GPS wystarczy? A urządzenia z Chin? Czy jednak lepsze będą te od europejskiego producenta? 

Wybór rozwiązania sprzętowego czasem pochłania tyle energii kupujących, że ich uwadze umykają z pozoru nieistotne szczegóły, od których w istocie zależy realny zwrot z inwestycji we flotową telematykę. 

Dzieje się tak szczególnie wtedy, gdy na biurka komitetu zakupowego trafiają oferty oparte o zupełnie różne, często trudno porównywalne ze sobą technologie – takie jak GPS, sondy paliwowe, magistrala CAN itp. 

Jednak to szczegóły niezwiązane z samym sprzętem, a z obsługującym go oprogramowaniem coraz częściej decydują o tym, czy wyposażenie floty w telematykę poskutkuje na koniec roku wymiernymi oszczędnościami, widocznymi czarno na białym w sprawozdaniu finansowym firmy.

Oczywiście sprzęt ma znaczenie – od jakości danych, które dostarcza, zależeć będzie wiarygodność analiz dokonywanych przez oprogramowanie. Z drugiej strony, dostęp do odpowiednio dopracowanych technologii jest obecnie bardzo łatwy i jakość sprzętu nie stanowi już rynkowo istotnego problemu. Nawet najprostszy nadajnik GPS dostarcza dziś wystarczającej ilości wiarygodnych danych, by obsłużyć potrzeby zdecydowanej większości flot poniżej 3,5 tony (przykład – WYWIAD: “Wiemy dokładnie, kiedy pracownik jeździ prywatnie za służbowe paliwo”).

Software zjada świat firmowych flot

Urządzenia do monitoringu wybrane? To jednak nie koniec drogi do mądrego i świadomego zakupu. Prawdziwy bieg z przeszkodami dopiero się zaczyna! Jest nim wybór rozwiązania zawierającego takie oprogramowanie, które w praktyce sprosta oczekiwaniom pokładanym w planowanej inwestycji. 

Podkreślę tutaj jeszcze raz słowa: w praktyce, oraz inwestycja. Tak – sam fakt, że software posiada jakąś funkcję w ofercie… czyli na papierze – wcale nie oznacza, że jego wybór poprowadzi flotowca prostą drogą do spodziewanych rezultatów i oczekiwanych oszczędności.

Co, jeśli aplikacja dołączona do lokalizatorów okaże się tylko swego rodzaju listkiem figowym, mającym przykryć hurtowe podejście do sprzedaży urządzeń?

Co, jeśli będzie tak wolno działać i często się zawieszać, że już sama myśl o zalogowaniu się do niej wywoływać będzie nieprzyjemny ból zębów?

Co, jeśli źle zaprojektowany interfejs będzie dostarczał więcej frustracji, niż ręczne wypełnianie dokumentów i wizyta w Urzędzie Skarbowym?

Co, jeśli przypadkowe dane generowane przez dziurawe algorytmy, zaczną powodować napięcia i nieporozumienia podczas spotkań z kierowcami?

Takich sytuacji znamy dziesiątki, a odpowiedź na powyższe pytania jest niestety prosta – w 9 na 10 przypadków trudności te skutkują rezygnacją z pełnego wdrożenia przez firmę pierwotnych planów dotyczących telematyki, rozczarowaniem inwestycją, brakiem spodziewanych oszczędności i na koniec przekonaniem, że monitoring aut w kontekście cięcia kosztów floty po prostu nie zdaje egzaminu.

Na szczęście negatywnego scenariusza można uniknąć, wybierając system telematyczny świadomie. Jak to zrobić? Za wszelka cenę unikać czterech najgroźniejszych pułapek – oto one:

1 .Liczy się tylko cena

Pierwsza pułapka raczej nie zaskakuje, a jednak z jakiegoś powodu tak wiele firm wciąż w nią wpada. Skutek zazwyczaj wygląda dokładnie tak, jak opisaliśmy to kilka akapitów wyżej. Czym zatem kierować się, jeśli nie ceną? Oto obszary, które koniecznie trzeba zweryfikować przed zakupem telematyki dla floty: 

• czy system/aplikacja zostały wyprodukowane w Polsce, czy może np. w Indiach?
• czy posiadają polskojęzyczny support dla użytkowników? Czy prowadzą go pracownicy, którzy znają swój produkt? A może podwykonawca w ramach call center i jego odpowiedź na każde pytanie sprowadza się do “proszę wyłączyć i włączyć urządzenie”?
• czy firma, która oferuje dany system/aplikację jest ich producentem? a może zajmuje się hurtową sprzedażą urządzeń i dołącza do nich przypadkową aplikację na licencji? albo jest firmą o zupełnie innym profilu działalności, takim jak np. ochrona fizyczna i sprzedaje monitoring GPS ze swoim logiem tylko jako pośrednik, by uzupełnić swoją ofertę?

2. Śledzenie zamiast monitorowania

Druga pułapka to ciągłe generowanie raportów, przeglądanie tras na mapie, pogadanki z kierowcami na temat ich wyników… takie aktywności to dokładne przeciwieństwo tego, co firmy chcą osiągnąć dzięki telematyce.

Jej rola to automatyzacja procesu zarządzania flotą, a nie dokładanie pracy managerom.

Standard, do którego warto aspirować, to system, który sam ocenia styl jazdy pracowników, oraz sam komunikuje im w jakich aspektach mogą i powinni się poprawić, pokazuje przykłady co mogą zrobić lepiej, oraz podpowiada jak to zrobić.

Zwykłe śledzenie aut bazuje na efekcie psychologicznym – po zamontowaniu nadajników kierowcy pilnują się na trasie, bo czują się obserwowani. Trwa to zazwyczaj… jakiś miesiąc. Potem wszyscy przyzwyczajają się do tego faktu i wracają do starych nawyków.

Aby utrzymać ten efekt dłużej, fleet manager musi wciąż wpatrywać się w raporty, w historię tras i wykonywać wszystko ręcznie. Zazwyczaj ma jednak zbyt wiele obowiązków, by “ścigać” kierowców i robić to odpowiednio często.

Gdy kierowca otrzymuje od systemu wskazówki po każdej przejechanej trasie, ma świadomość ciągłego, lecz miękkiego nadzoru, bez niezdrowej presji ze strony przełożonego. Sam może sukcesywnie poprawiać swój styl jazdy. A flotowiec? Wystarczy, że spojrzy w raport raz na 1-2 miesiące, aby ocenić postępy pracownika w dłuższym terminie.

3. Nowe obowiązki zamiast automatyzacji dotychczasowych

To pułapka/problem zarówno dużych flot, jak i tych mniejszych. W obu przypadkach aplikacja do zarządzania flotą często staje się kolejnym dodatkowym narzędziem, a tym samym kolejnym kłopotem, kolejnym obowiązkiem do upilnowania.

Oprócz excela, teczki z dokumentami, programu księgowego czy CRM-a trzeba obsługiwać jeszcze jeden odrębny system, pamiętać jeszcze jeden dodatkowy login i hasło, regularnie odhaczać jeszcze jeden punkt na sukcesywnie puchnącej checkliście zadań.

Niestety – to generuje mnóstwo pustych przebiegów i straconego czasu. Jak temu zapobiec na etapie planowania inwestycji? Mimo podobnej natury problemu, rozwiązania optymalne dla małych i dużych flot będą trochę inne.

Małe floty, od kilku do kilkudziesięciu aut, powinny postawić na jak największą wszechstronność systemu. Tak, aby automatyzował on jak najwięcej czynności związanych z obsługą floty – kontrolę kosztów serwisu i paliwa, kalendarz serwisów i przeglądów, automatyzację ewidencji do celów podatkowych itd. To pozwoli osobie zarządzającej flotą na ograniczenie ilości narzędzi/arkuszy do minimum, a tym samym sporą oszczędność czasu i energii. 

Dla dużych flot większe znaczenie powinna mieć możliwość integracji z narzędziami/systemami, które już w firmie funkcjonują, takimi jak system ERP, lub wcześniej wspomniany już CRM. Warunkiem takiej integracji może być np. punkt dostępowy API, odpowiednio przygotowany przez producenta oprogramowania telematycznego. Zamiast dublowania narzędzi, pozwoli on na automatyczny przepływ wybranych informacji pomiędzy systemami i uprości obsługę floty do jednego wybranego interfejsu.

System skuteczny to taki, który upraszcza pracę zamiast ją komplikować.

4. Cięcie przychodów, zamiast cięcia kosztów

Ostatnia pułapka jest bardzo często, lecz błędnie identyfikowana przez kupujących, jako wada typowa dla systemów telematycznych. 

Z jednej strony kupujący oczekują obniżenia kosztów paliwa, oraz zmniejszenia zużycia aut, które ma wpływ na koszty serwisu i kwotę dalszej ich odsprzedaży. 

Z drugiej strony niestety bywa tak, że po wdrożeniu monitoringu aut pracownicy którzy przynoszą firmie największe przychody, np. najbardziej skuteczni handlowcy, otwarcie buntują się przeciw tego typu rozwiązaniom, po prostu nie chcą być śledzeni i grożą odejściem z firmy, wraz z wypracowaną przez siebie bazą najbardziej dochodowych klientów.

Na szczęście tego typu nieprzyjemnych sytuacji można uniknąć już na etapie planowania inwestycji, wcale nie wykluczając systemów telematycznych, jako środka do osiągnięcia oczekiwanych oszczędności. 

Jednak w takich okolicznościach bardzo ważny staje się wybór rozwiązania, które zarówno analizę stylu jazdy kierowców, jak i wskazówki oraz sugestie do poprawy oddaje w ręce autonomicznego algorytmu, bez udzielania firmie i fleet managerom dostępu do danych na temat pozycji auta.