Jakie kary za brak sczytania danych z tachografu i karty kierowcy?

W sektorze transportu drogowego precyzyjne monitorowanie i dokumentowanie aktywności kierowców oraz parametrów pojazdów jest nie tylko kwestią bezpieczeństwa, ale przede wszystkim obowiązkiem prawnym. Centralną rolę w tym procesie odgrywa tachograf cyfrowy i karta kierowcy. Niewłaściwe zarządzanie danymi z tachografu i brak ich regularnego sczytywania może prowadzić do poważnych konsekwencji, w tym wysokich kar finansowych. Przedsiębiorcy i kierowcy muszą być świadomi ryzyk związanych z zaniedbaniem tych obowiązków, gdyż Inspekcja Transportu Drogowego (ITD) regularnie przeprowadza kontrole, zarówno na drogach, jak i w siedzibach firm. Zgodność z przepisami dotyczącymi tachografów jest kluczowa dla uniknięcia dotkliwych sankcji administracyjnych.

Obowiązki w zakresie pobierania danych

Zgodnie z obowiązującymi regulacjami przedsiębiorca transportowy ma jasno określone obowiązki w zakresie pobierania danych z urządzeń rejestrujących. Wynikają one przede wszystkim z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 w sprawie tachografów w transporcie drogowym, rozporządzenia (WE) nr 561/2006 dotyczącego czasu prowadzenia pojazdów i odpoczynków kierowców, a także z przepisów krajowych, w szczególności ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym. Są to terminy, których nieprzestrzeganie jest jedną z najczęstszych przyczyn nakładania kar podczas kontroli.

Oto kluczowe częstotliwości pobierania danych z tachografu i karty kierowcy:

• dane z karty kierowcy – muszą być sczytywane maksymalnie co 28 dni,
• dane z tachografu – muszą być sczytywane maksymalnie co 90 dni kalendarzowych.

Dodatkowo dane z tachografu cyfrowego oraz karty kierowcy należy pobrać w kilku szczególnych sytuacjach, niezależnie od standardowego harmonogramu. Dotyczy to m.in. przekazania pojazdu innemu podmiotowi, jego uszkodzenia (jeśli urządzenie nadal umożliwia pobranie danych), wycofania pojazdu z użytkowania czy też żądania ze strony uprawnionych organów kontrolnych, takich jak Inspekcja Transportu Drogowego lub Policja. Niesczytanie danych z tachografu lub z karty kierowcy w wymaganych terminach może skutkować nałożeniem kary finansowej zgodnie z taryfikatorem naruszeń określonym w ustawie o transporcie drogowym.

Najczęstsze naruszenia związane z tachografem

System kar w transporcie drogowym jest rozbudowany i dotyczy zarówno przedsiębiorcy, jak i kierowcy. Wysokość mandatów oraz kar administracyjnych zależy od rodzaju i wagi naruszenia. Podstawy prawne tych sankcji znajdują się przede wszystkim w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (art. 92a–92c oraz załącznik nr 3 – wykaz naruszeń i wysokości kar), a także w przepisach unijnych regulujących czas pracy kierowców i funkcjonowanie tachografów, czyli rozporządzeniu (WE) nr 561/2006 oraz rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 w sprawie tachografów w transporcie drogowym.

Poniżej przedstawiamy przegląd najczęstszych naruszeń oraz przykładowych konsekwencji wynikających z obowiązującego taryfikatora:

Warto pamiętać, że nawet jeśli kierowca przestrzegał norm czasu pracy, brak regularnego pobierania danych z tachografu lub kart kierowców może skutkować karą dla przedsiębiorcy. Zgodnie z taryfikatorem naruszeń określonym w ustawie o transporcie drogowym kara za brak terminowego pobrania danych wynosi 500 zł za każdy pojazd (tachograf) oraz 500 zł za każdego kierowcę (karta kierowcy). W przypadku stwierdzenia większej liczby naruszeń podczas kontroli kary mogą się sumować, jednak ich łączna wysokość dla przedsiębiorcy nie może przekroczyć 30 000 zł.

Kontrola ITD – jak sprawdzane są dane z tachografu?

Podczas kontroli drogowej inspektorzy Inspekcji Transportu Drogowego analizują dane zapisane na karcie kierowcy oraz w tachografie cyfrowym. W przypadku karty kierowcy najczęściej sprawdzany jest okres ostatnich 28 dni aktywności, natomiast dane z tachografu mogą być weryfikowane nawet do 12 miesięcy wstecz, ponieważ przedsiębiorca ma obowiązek ich archiwizacji przez co najmniej rok.
Kontrolerzy zwracają szczególną uwagę na przerwy w pobieraniu danych. Jeśli z zapisów tachografu wynika, że odczyt nie był wykonywany w wymaganym terminie – czyli co najmniej raz na 90 dni – stanowi to naruszenie przepisów. W praktyce takie sytuacje są łatwe do wykrycia, ponieważ historia odczytów jest zapisana w pamięci urządzenia.
Podobnie szybko identyfikowane są inne nieprawidłowości, takie jak jazda bez karty kierowcy, korzystanie z cudzej karty, brak danych z tachografu spowodowany jego uszkodzeniem czy brak ważnej legalizacji urządzenia.
Dlatego systematyczne pobieranie i archiwizowanie danych z tachografów oraz kart kierowców jest jednym z podstawowych obowiązków każdej firmy transportowej i kluczowym elementem przygotowania do ewentualnej kontroli drogowej.

Problemy z danymi z tachografu – najczęstsze sytuacje i rozwiązania

W praktyce transportowej zdarzają się sytuacje, w których dane z tachografu są niepełne lub niedostępne. Może to wynikać m.in. z zakupu używanego pojazdu, którego tachograf pozostaje zablokowany kartą przedsiębiorstwa poprzedniego właściciela. W takiej sytuacji konieczne jest jak najszybsze zablokowanie tachografu kartą przedsiębiorstwa nowego właściciela, najlepiej w autoryzowanym serwisie tachografów.
Jeśli mimo tego dostęp do danych jest utrudniony, zaleca się wykonanie odczytu w warsztacie posiadającym kartę warsztatową, która umożliwia dostęp do systemu urządzenia. Pozwala to odzyskać część informacji lub potwierdzić ich brak w sposób formalny.
Zdarza się również, że uszkodzeniu ulegają dane tylko z pojedynczego dnia. W takiej sytuacji eksperci zalecają wykonanie odczytu w dwóch częściach – przed i po dacie uszkodzenia danych. Dodatkowo warto uzyskać pisemne potwierdzenie z serwisu tachografów, że odzyskanie konkretnych plików nie było możliwe. Taki dokument może być ważnym argumentem w przypadku kontroli i ewentualnej próby nałożenia kary.

Inteligentne tachografy nowej generacji

W ostatnich latach wprowadzane są również inteligentne tachografy drugiej generacji (G2V2), które od sierpnia 2023 roku stają się standardem w nowych pojazdach. Urządzenia te oferują dodatkowe funkcje, takie jak automatyczna rejestracja lokalizacji GPS czy możliwość zdalnego odczytu danych.
Nowe rozwiązania mają usprawnić kontrolę czasu prowadzenia pojazdu oraz czasu pracy kierowców, a także zwiększyć przejrzystość w transporcie międzynarodowym. Jednocześnie oznacza to dla przedsiębiorców konieczność wdrażania nowych procedur oraz inwestycji w technologie umożliwiające sprawne zarządzanie danymi z tachografów.

Czy można odwołać się od kary za tachograf?

Choć system kar w transporcie drogowym jest rygorystyczny, przedsiębiorca ma prawo do odwołania się od nałożonej sankcji. W praktyce odwołanie składa się w terminie 14 dni od doręczenia decyzji administracyjnej lub przyjęcia mandatu, a jego skuteczność zależy od przedstawienia odpowiednich dowodów.
W odwołaniu można wskazać m.in. brak realnego wpływu przedsiębiorcy na naruszenie (np. celowe działanie kierowcy) lub wyjątkowe okoliczności, które doprowadziły do powstania nieprawidłowości. W niektórych przypadkach organy kontrolne mogą również uwzględnić jednorazowy charakter naruszenia.

Jak ograniczyć ryzyko kar w firmie transportowej

Najskuteczniejszym sposobem uniknięcia problemów podczas kontroli jest systematyczne zarządzanie danymi z tachografów i kart kierowców. W praktyce oznacza to regularne pobieranie danych, analizowanie aktywności kierowców oraz szkolenie personelu z obowiązujących przepisów.
Coraz więcej firm transportowych korzysta z nowoczesnych systemów telematycznych, które automatyzują ten proces i umożliwiają zdalne pobieranie danych z tachografów oraz kart kierowców. Rozwiązania takie jak NaviExpert Telematics pozwalają monitorować flotę w czasie rzeczywistym, automatycznie archiwizować dane oraz kontrolować terminy ich odczytu. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje większą kontrolę nad zgodnością z przepisami i może znacząco ograniczyć ryzyko kosztownych kar podczas kontroli.