Nowość w NaviExpert Telematics: Pełna kontrola nad stanem floty dzięki listom kontrolnym

Zarządzanie flotą to nie tylko monitoring tras, ale przede wszystkim dbałość o kapitał, jakim są pojazdy. W dynamicznym środowisku biznesowym każda minuta przestoju czy niedopatrzenie w wyposażeniu generuje koszty. Aby usprawnić procesy przekazywania aut i dokumentowania ich stanu, NaviExpert Telematics wprowadza nową funkcjonalność: w pełni konfigurowalne listy kontrolne w protokołach pojazdów.

Precyzyjna weryfikacja zamiast domysłów

Lista kontrolna (checklista) to cyfrowe narzędzie, które standaryzuje proces sprawdzania pojazdu. Kierowca, korzystając z aplikacji mobilnej, nie musi już polegać na pamięci czy tworzyć opisowych raportów. System prowadzi go krok po kroku przez kluczowe elementy wyposażenia i stanu technicznego, które zdefiniował Fleet Manager.

Dzięki temu proces raportowania staje się:

Przejrzysty – jasne punkty do „odhaczenia” eliminują nieporozumienia.
Bezpieczny – mniejsze ryzyko pominięcia ważnych elementów (np. gaśnicy czy dokumentów).
Błyskawiczny – proces zajmuje kilka sekund, co docenią kierowcy w codziennej pracy.

Jak to działa?

Nowa funkcja została zaprojektowana tak, aby dawać administratorowi floty maksymalną elastyczność przy jednoczesnej prostocie obsługi dla kierowcy.

1. Zarządzanie szablonami (Panel Fleet Managera)

W zakładce Ustawienia > Protokoły > Listy kontrolne administrator może tworzyć dowolną liczbę szablonów dopasowanych do specyfiki floty. Możesz stworzyć osobny zestaw do “odhaczenia” dla różnych typów pojazdów czy sytuacji, np. osobna checklista dla protokołu cyklicznego, protokołu szkodowego i protokołu wysyłanego przy zmianie kierowcy (podczas przypisywania do pojazdu).

Każdy szablon składa się z pól, które definiujesz samodzielnie. Przykładowe punkty kontrolne to:

Dokumenty: Dowód rejestracyjny, karta paliwowa.
Wyposażenie: Gaśnica, trójkąt ostrzegawczy, kamizelka, zestaw naprawczy do opon.
Akcesoria: Kluczyki, koło zapasowe.

2. Automatyzacja i reguły wysyłki

System pozwala na precyzyjne określenie, kiedy kierowca musi wysłać protokół:

Protokoły cykliczne: Możliwość wymuszenia wysyłki raportu w określonych odstępach czasu (osobno dla pojazdów pulowych i przypisanych na stałe).
Protokoły przejęcia pojazdu: System może wymagać od kierowcy potwierdzenia stanu auta w momencie logowania do pojazdu (opcja „za każdym razem musi dodać nowy protokół”). Checklista może zawierać więcej punktów związanych ze stanem wnętrza, np. czystość.

Protokoły szkodowe: Kierowca wypełniając standardowy protokół może zaznaczyć, że była szkoda (“Nowe uszkodzenie”). Wtedy system podmienia standardową checkliste na listą kontrolną szkodową (pod warunkiem, że takowa została zdefiniowana przez Fleet Managera). Checklista szkodowa może skupiać się na zewnętrznych uszkodzeniach pojazdu, typu zarysowania czy wgniecenia karoserii. W tym przypadku Fleet Manager może także otrzymywać powiadomienia (zgodnie z ustawieniami mail i/lub w panelu), gdy pojawi się nowy protokół ze wskazaniem szkody.

Do protokołów tak jak wspomniano powyżej mogą być podpięte zdefiniowane wcześniej listy kontrolne (checklisty) zawierające punkty dopasowane do potrzeb danego protokołu.

3. Aplikacja mobilna (Perspektywa Kierowcy)

Podczas tworzenia protokołu (np. przy przejmowaniu auta), kierowca widzi listę pól. Przy każdym z nich może:

Zaznaczyć obecność/poprawny stan zgodnie z listą kontrolną
Odznaczyć brak lub usterkę, co automatycznie staje się sygnałem dla managera o konieczności interwencji.
Dodać dokumentację zdjęciową, która stanowi niepodważalny dowód w przypadku uszkodzeń karoserii.
Dodać opis – jeśli potrzebny jest dodatkowy kontekst.

Kluczowe korzyści dla biznesu

Wdrożenie list kontrolnych w NaviExpert Telematics to realne usprawnienie operacyjne:

Eliminacja strat w wyposażeniu: Dzięki regularnej kontroli „znikające” karty paliwowe czy brakujące apteczki przestają być problemem. Odpowiedzialność jest jasno przypisana do ostatniego użytkownika.
Lepsze utrzymanie wartości rezydualnej: Systematyczne monitorowanie stanu karoserii i wnętrza pozwala na szybszą reakcję na usterki, co przekłada się na lepszy stan techniczny floty przy jej odsprzedaży.
Standaryzacja procesów: Niezależnie od tego, czy firma posiada 5 czy 500 aut, każdy proces przekazania wygląda identycznie. To ułatwia analizę danych i audyty.
Cyfrowy obieg dokumentów: Zapomnij o papierowych protokołach, które giną lub są nieczytelne. Wszystkie dane są bezpieczne w panelu NaviExpert Telematics.

Dla kogo jest ta funkcja?

Lista kontrolna to niezbędne narzędzie dla firm z dużą rotacją kierowców, operatorów logistycznych oraz przedsiębiorstw prowadzących wynajem krótko- i długoterminowy. Sprawdzi się wszędzie tam, gdzie transparentność i dbałość o standardy są fundamentem efektywnego biznesu.

Zadbaj o standardy w swojej flocie już dziś. Sprawdź nowe ustawienia protokołów w panelu NaviExpert Telematics!

Chcesz przetestować system w swojej flocie? Napisz na flota@naviexpert.pl