Posiadanie ważnego prawa jazdy jest absolutną podstawą dla każdego pracownika, którego obowiązki służbowe wiążą się z prowadzeniem pojazdu. Niezależnie od tego, czy jest to zawodowy kierowca, przedstawiciel handlowy, czy pracownik wykorzystujący samochód służbowy sporadycznie, na pracodawcy spoczywa odpowiedzialność za upewnienie się, że uprawnienia kierowcy są aktualne i kompletne. Zaniedbanie tej kwestii może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych, a także stanowić realne zagrożenie dla bezpieczeństwa w ruchu drogowym. Właściwa weryfikacja uprawnień kierowców to nie tylko obowiązek, ale i kluczowy element efektywnego zarządzania flotą i minimalizowania ryzyka.

Wstępna weryfikacja uprawnień – fundament zatrudnienia

Proces weryfikacji powinien rozpocząć się już na etapie rekrutacji. Zgodnie z przepisami prawa, a konkretnie Kodeksem pracy, pracodawca ma prawo wymagać podania określonych danych osobowych zarówno od kandydatów do zatrudnienia, jak i od obecnych pracowników. Jeżeli zatrudnienie na określonym stanowisku (np. kuriera, dostawcy, przedstawiciela handlowego) lub wykonywanie określonej pracy wymaga uprawnień do kierowania pojazdami, pracodawca ma prawo żądać przedstawienia dokumentu prawa jazdy w celu jego weryfikacji.

Sprawdzenie prawa jazdy a dane osobowe pracownika

Mimo że pracodawca ma prawo do wglądu w dokument prawa jazdy, przechowywanie jego kopii budzi pewne kontrowersje w kontekście ochrony danych osobowych. Z perspektywy RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) preferowanym rozwiązaniem jest, aby pracownik jedynie okazał dokument prawa jazdy „do wglądu”. Można wówczas poprosić o złożenie pisemnego oświadczenia potwierdzającego posiadanie aktualnych uprawnień do kierowania pojazdami, zawierającego numer blankietu prawa jazdy. Taka praktyka pozwala pracodawcy na późniejszą weryfikację w Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców (CEPiK) bez konieczności gromadzenia wrażliwych danych. Należy pamiętać, że dotyczy to nie tylko pracowników etatowych, ale również współpracowników B2B czy zatrudnionych na umowę zlecenie – jeśli prowadzenie pojazdu jest częścią ich obowiązków, pracodawca może weryfikować jego uprawnienia.

Jak sprawdzić, czy pracownik ma ważne prawo jazdy – rola CEPiK i portalu Gov.pl

Kluczowym narzędziem do bieżącej weryfikacji uprawnień jest Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców (CEPiK), dostępna publicznie. Najprostszym sposobem na sprawdzenie uprawnień kierowcy jest skorzystanie z e-usługi udostępnionej na portalu gov.pl.

Aby zweryfikować status prawa jazdy, wystarczy wejść na portal gov.pl i podać podstawowe dane kierowcy: imię, nazwisko oraz numer blankietu prawa jazdy. W odpowiedzi system udostępni kluczowe informacje:

• Rodzaj dokumentu oraz jego serię i numer.
• Datę ważności dokumentu.
• Status dokumentu (np. czy został zatrzymany, czy uprawnienia zostały cofnięte).
• Rodzaj i zakres uzyskanych uprawnień (kategoria prawa jazdy) wraz z datą ważności.

Co istotne, udostępniane dane są aktualne według stanu ewidencji z poprzedniego dnia, z codzienną aktualizacją. Brak informacji o dokumencie w CEPiK sygnalizuje jego brak. W przypadku, gdy uprawnienia zostały cofnięte lub orzeczono zakaz prowadzenia pojazdów, system pokaże dane z dokumentu, ale z informacją o konieczności jego dokładnego sprawdzenia. To bezpłatne narzędzie to najszybszy sposób, by sprawdzić na stronie, czy kierowca posiada aktualne uprawnienia do kierowania pojazdami.

Okresowa weryfikacja uprawnień kierowców – konieczność i zakres

Samo udostępnienie przez pracownika swojemu pracodawcy dokumentu prawa jazdy przy rozpoczęciu współpracy nie wyklucza utraty uprawnień przez kierowcę (lub czasowego zatrzymania prawa jazdy) w przyszłości. Stąd tak ważne jest, aby pracodawca mógł weryfikować uprawnienia kierowców okresowo. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) również wskazuje, że „gdy do obowiązków pracownika należy prowadzenie pojazdu służbowego, celowe może być okresowe weryfikowanie poprzez pracodawcę jego uprawnień w tym zakresie”.

Częstotliwość weryfikowania uprawnień kierowców powinna być jasno określona w wewnętrznym regulaminie firmy lub polityce flotowej. Może to być regularna kontrola co kwartał, pół roku, rok lub też zapis o konieczności przedstawienia uprawnień „na żądanie” pracodawcy. Dodatkowo, w polityce flotowej warto zawrzeć punkt o obowiązku kierowcy do niezwłocznego zgłaszania wszelkich zmian dotyczących jego uprawnień do prowadzenia pojazdów, takich jak utrata prawa jazdy, cofnięcie uprawnień czy orzeczenia zakazu prowadzenia pojazdów.

Co w przypadku utraty prawa jazdy przez pracownika?

Ci w sytuacji, gdy kierowca nie poinformuje pracodawcy o utracie prawa jazdy? Istnieją mechanizmy, które mogą o tym powiadomić firmę. Jeśli sąd orzecze zakaz prowadzenia pojazdów, a pracownik wykonuje czynności związane z prowadzeniem pojazdów zawodowo, sąd zawiadamia o tym pracodawcę, u którego skazany jest zatrudniony. W innych przypadkach, gdy pracownik nie jest kierowcą zawodowym, pracodawca musi polegać na własnej, okresowej weryfikacji.

Brak ważnych uprawnień do pracy na danym stanowisku stanowi poważne naruszenie obowiązków pracowniczych. Kierowca, którego prawo jazdy zostało zatrzymane lub cofnięto jego uprawnienia, a który nie powiadomił o tym pracodawcy, powinien liczyć się z możliwością zwolnienia dyscyplinarnego ze względu na utratę uprawnień wymaganych do pracy na zajmowanym stanowisku. Możliwe jest także rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem lub za porozumieniem stron. Działania pracownika, który mimo utraty uprawnień nadal pobiera świadczenia związane z prowadzeniem pojazdu (np. zwrot kosztów użytkowania samochodu prywatnego), mogą nosić znamiona wyłudzenia i stanowić podstawę do zgłoszenia sprawy do prokuratury.

Prewencja i badania psychotechniczne – holistyczne podejście

Flota pojazdów i uprawnienia do kierowania to obszar, gdzie prewencja odgrywa kluczową rolę. Flotowiec czy osoba zarządzająca pojazdami służbowymi może aktywnie zapobiegać utracie prawa jazdy przez kierowców.

• Monitorowanie zachowań kierowców: Wykorzystanie systemów telematyki GPS pozwala na identyfikację niebezpiecznych nawyków (np. przekraczanie prędkości, gwałtowne hamowanie), co może wskazywać na ryzykowne postawy na drodze.
• Kontrola punktów karnych i szkód: Monitorowanie liczby punktów karnych oraz udziału w kolizjach może pomóc w stworzeniu listy „zagrożonych” kierowców, którzy są blisko utraty uprawnień.
• Edukacja i szkolenia: Regularne szkolenia z bezpiecznej jazdy i przepisów ruchu drogowego zwiększają świadomość i umiejętności kierowców.
• Wewnętrzne regulacje: Jasno sprecyzowana polityka flotowa powinna zawierać zasady dotyczące posiadania ważnego prawa jazdy, obowiązków zgłaszania wszelkich zmian w uprawnieniach, a także konsekwencji ich zaniedbania.

Warto również pamiętać o badaniach psychotechnicznych, które są obowiązkowe dla kierowców, szczególnie tych zawodowych, ale także dla innych pracowników, którzy sporadycznie prowadzą pojazd w celach służbowych. Badania te mają na celu ocenę sprawności intelektualnej, procesów poznawczych, osobowości oraz sprawności psychomotorycznej, co jest kluczowe dla bezpiecznego kierowania pojazdami.

Kto musi wykonywać badania psychotechniczne?

• Pracownicy zatrudnieni na etacie kierowcy (kurierzy, dostawcy, kierowcy pojazdów uprzywilejowanych) oraz samozatrudnieni w transporcie drogowym.
• Pracownicy wykorzystujący samochód służbowy (lub prywatny do celów służbowych), nawet sporadycznie.
• Kandydaci na instruktorów i egzaminatorów nauki jazdy.
• Operatorzy maszyn i urządzeń (np. dźwigów, koparek).
• Osoby skierowane przez Policję, Prezydenta Miasta lub Starostę (np. po przekroczeniu 24 punktów karnych, wypadku, czy prowadzeniu pojazdu pod wpływem alkoholu).
• Motorniczy tramwaju.

Badania te są ważne przez określony czas (np. do 5 lat dla większości kierowców do 60. roku życia). Muszą być powtarzane, aby zapewnić ciągłą zdolność do bezpiecznego kierowania pojazdami. Dbanie o to, by każdy pracownik mający uprawnienia do kierowania pojazdami posiadał ważne prawo jazdy, to kompleksowe zadanie. Wymaga ono zarówno początkowej weryfikacji, regularnego sprawdzania CEPiK za pomocą portalu gov.pl, jak i jasnych wewnętrznych regulacji. Troska o uprawnienia do prowadzenia pojazdów to inwestycja w bezpieczeństwo, zgodność z prawem o ruchu drogowym i stabilność operacyjną firmy.