Część firm w Polsce nadal korzysta z modelu, w którym samochód prywatny w firmie wykorzystywany jest przez pracownika w celach służbowych. Użytkowanie samochodu prywatnego do celów związanych z działalnością firmy wymaga jednak odpowiednich procedur i dokumentacji. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy mamy do czynienia z podróżą służbową, jak i jazdami lokalnymi w obrębie miasta.

W takich przypadkach warto zawrzeć umowę o używanie samochodu prywatnego lub uregulować kwestie zwrotu kosztów na podstawie aktualnych przepisów. Dla wielu firm i pracowników oznacza to konieczność prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, rozliczania kilometrówek lub stosowania ryczałtu za używanie samochodu prywatnego. W świetle rozporządzenia ministra infrastruktury z dnia 25 marca 2022 r., pracodawca ma możliwość zwrotu kosztów ponoszonych przez pracownika, który korzysta ze swojego prywatnego auta do celów służbowych.

Ryczałt, kilometrówka i nowoczesne sposoby rozliczeń

W kontekście celów służbowych ważne jest, by system rozliczania kosztów używania pojazdów do celów zawodowych był przejrzysty i zautomatyzowany. Zwłaszcza przy rosnących kosztach paliwa, kosztach uzyskania przychodu oraz wzmożonych kontrolach podatkowych. W przypadku rozliczania używania prywatnego samochodu w celach firmowych, firmy mogą zastosować ryczałt (zależny od pojemności silnika, np. samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³) albo prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu do celów podatkowych.

Wielu przedsiębiorców i specjalistów ds. logistyki wybiera dziś wsparcie technologiczne. Rozwiązania telematyczne takie jak NaviExpert Telematics pozwalają na automatyczne rozliczanie samochodu prywatnego, precyzyjne rejestrowanie tras, monitorowanie używania pojazdu do celów służbowych oraz raportowanie danych niezbędnych do obliczenia zwrotu kosztów używania przez pracownika.

Nowoczesne zarządzanie flotą z prywatnymi autami

W praktyce wiele firm dopuszcza możliwość korzystania z prywatnego samochodu pracownika w codziennej działalności. Przykładowo, pracownik używający samochodu prywatnego do celów terenowych w branży serwisowej może zrealizować 10–15 wizyt dziennie. W takich przypadkach umowa o używanie auta określa ramy odpowiedzialności i zwrotu kosztów.

Dzięki wdrożeniu systemów takich jak GPS Tracking od NaviExpert Telematics, menedżerowie flot mogą dokładnie analizować używanie pojazdu prywatnego oraz kontrolować koszty związane z użytkowaniem prywatnego samochodu. To pozwala nie tylko zwiększyć przejrzystość, ale także ograniczyć nieuzasadnione wydatki oraz poprawić bezpieczeństwo. Monitoring samochodów osobowych w czasie rzeczywistym umożliwia kontrolę nawet w sytuacjach takich jak wyjazdy służbowe poza miejscowość, w trudnych warunkach lub w niestandardowych godzinach.

Prywatny pojazd w firmie – konkretne potrzeby, konkretne narzędzia

W wielu branżach używania prywatnego samochodu do celów firmy nie da się uniknąć. Pracownicy często deklarują używanie pojazdu prywatnego do celów służbowych na podstawie złożonego oświadczenia, a pracodawca rozlicza sposób dokonywania zwrotu kosztów używania według obowiązujących stawek.

W takiej konfiguracji niezwykle przydatne stają się funkcje takie jak automatyczne przypisywanie tras do konkretnego pracownika, wyodrębnianie celów prywatnych i służbowych, analiza kosztów użytkowania samochodu prywatnego oraz automatyczny raport ewidencji przebiegu. Skupiamy się na realnych potrzebach firm wykorzystujących auto prywatne do obsługi klienta, dostarczania usług czy realizacji innych celów służbowych.