Protokół przekazania samochodu to nieodzowny element odpowiedniej dokumentacji flotowej. Czym jest protokół? To kluczowy dokument, który pozwala zabezpieczyć interesy obu stron – zarówno przekazującego, jak i nowego użytkownika pojazdu. W praktyce jest to formalne potwierdzenie stanu technicznego auta oraz jego kompletności w chwili przekazania. Właściwie sporządzony dokument pomaga uniknąć nieporozumień, a także ewentualnych roszczeń przy późniejszym zwrocie pojazdu.

Co powinien zawierać protokół przekazania pojazdu?

Dokument ten powinien być dopasowany do indywidualnych potrzeb firmy, ale są elementy, które musi zawierać każdy protokół zdawczo-odbiorczy samochodu:

• Informacje dotyczące danych pojazdu: marka, model, numer VIN, stan licznika, numer rejestracyjny, rok produkcji,
• Dane osoby przejmującej pojazd, czyli użytkownika pojazdu,
• Dane osoby przekazującej pojazd,
• Data i miejsce przekazania, a także dane osób odpowiedzialnych,
• Opis stanu technicznego pojazdu, w tym poziom paliwa, aktualna usterka (jeśli występuje), czystość pojazdu zarówno z zewnątrz, jak i wewnątrz,
• Spis wyposażenia: komplet kluczyków, dowód rejestracyjny, apteczka, trójkąt, dokumenty, dodatkowe elementy, lokalizatory GPS,
• Zdjęcia jako dodatkowe potwierdzenie stanu auta,
• Miejsce na podpisy oraz uwagi – np. informacje o brakach w wyposażeniu lub innych zastrzeżeniach związanych z pojazdem.

Taki dokument powinien być gotowy do przedstawienia również w sytuacjach spornych, np. gdy zmienia się stan pojazdu – wraca z wynajmu lub z warsztatu po serwisie. Odpowiednia dokumentacja w formie elektronicznej (np. formularz PDF) usprawnia wewnętrzne procedury i zwiększa transparentność.

Telematyka – nowe możliwości dzięki nowoczesnym technologiom

Współczesne zarządzanie flotą pojazdów osobowych nie opiera się już wyłącznie na papierowych dokumentach. Nowoczesne firmy korzystają z nowoczesnych technologii, takich jak NaviExpert Telematics, które oferują rozbudowany monitoring pojazdów. Dzięki temu w chwili przekazania samochodu dostępne są aktualne dane pojazdu w czasie rzeczywistym.

System umożliwia m.in.:

• sprawdzenie lokalizacji GPS pojazdu i jego ostatniego miejsca postoju,
• weryfikację stanu licznika oraz historii użytkowania pojazdu,
• identyfikację zużycia paliwa i informacji o poziomie paliwa przy odbiorze,
• możliwość wysłania cyfrowego protokołu stanu pojazdu za pośrednictwem aplikacji mobilnej NaviExpert Telematics ze zdjęciami i notatkami,
• ustawienie za pośrednictwem systemu wymagań dotyczących przekazywania protokołów według indywidualnych potrzeb, np. przy każdym przekazaniu, co 2 tygodnie,  na żądanie.

Dodatkową zaletą jest ograniczenie ryzyka potencjalnych nadużyć oraz łatwiejsze dochodzenie odpowiedzialności przy naruszeniu warunków umowy. W razie potrzeby możliwe jest natychmiastowe odtworzenie informacji dotyczących każdej transakcji i każdego użytkownika, co usprawnia kontrolę nad flotą pojazdów. Podobnie w przypadku flot aut pulowych w firmie. Gdy z jednego auta może korzystać wielu kierowców, wysłanie cyfrowych protokołów z wygodnej aplikacji mobilnej powoduje, że nie ma wątpliwości kto jest odpowiedzialny za dany stan pojazdu.

Zautomatyzowane procesy oparte o dane z systemu NaviExpert Telematics pozwalają nie tylko skuteczniej dokumentować przekazanie auta, ale też budują kulturę odpowiedzialnego użytkowania floty. Zintegrowane lokalizatory GPS i monitoring pojazdów oraz elektroniczne protokoły stanu pojazdu dają pełną kontrolę nad tym, co dzieje się z pojazdem w trakcie użytkowania – nawet poza godzinami pracy.