Ewidencja przebiegu pojazdu – jak ją prowadzić i co powinna zawierać?

Dla każdego przedsiębiorcy korzystającego z samochodu do celów służbowych, ewidencja przebiegu pojazdu stanowi podstawowe narzędzie pozwalające nie tylko na kontrolę wykorzystania pojazdu, ale przede wszystkim na pełne odliczenie podatku VAT oraz ujęcie wydatków związanych z eksploatacją pojazdu w kosztach uzyskania przychodu. Czym jest ewidencja przebiegu i jak powinna wyglądać ewidencja przebiegu pojazdu prowadzona zgodnie z aktualnymi przepisami?

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu dla celów podatkowych?

Od 1 stycznia 2019 roku przedsiębiorcy wykorzystujący prywatny samochód w działalności gospodarczej nie mają już obowiązku prowadzenia kilometrówki dla celów PIT, aby zaliczyć wydatki związane z jego użytkowaniem do kosztów firmowych. Zmiana ta wynika z nowego sposobu rozliczania samochodów używanych w firmie. Warto jednak wiedzieć, jak obecnie rozlicza się prywatne pojazdy w działalności oraz kiedy prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu jest wymagane. 

Zgodnie z przepisami, aby ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT była  prowadzona prawidłowo, musi zachować zgodność z określonymi wytycznymi. Dokument ten powinien zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu,
• markę, model, oraz inne dane identyfikujące pojazd,
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na początku i na koniec danego okresu,
• datę rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• liczbę przejechanych kilometrów – każdy kilometr przebiegu pojazdu ma znaczenie,
• cel wyjazdu (czy były to trasy wyłącznie do celów związanych z działalnością),
• dane kierowcy – jeśli pracownik prowadzi ewidencję,
• podpis osoby kierującej pojazdem.

Są to wszystkie elementy, które umożliwiają prawidłowe ewidencjonowanie przebiegu pojazdu i jego wykorzystania. Dokumentacja ta stanowi podstawę do odliczania podatku VAT od zakupu samochodu, jego eksploatacji, a także do określenia wysokości zwrotu kosztów używania do celów służbowych.

Kiedy ewidencja jest obowiązkowa?

Obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu powstaje w kilku przypadkach – najczęściej w sytuacji, gdy pojazd firmowy wykorzystywany jest wyłącznie do celów związanych z działalnością gospodarczą i firma chce skorzystać z prawa do odliczenia 100% VAT. Wtedy też konieczne jest:

• złożenie formularza VAT-26,
• opracowanie wewnętrznego regulaminu wykorzystywania pojazdu,
• prowadzenie ewidencji przebiegu samochodu zgodnie z przepisami.

Jeśli przedsiębiorca nie spełnia tych warunków – ewidencja przebiegu pojazdu go nie dotyczy, a prawo do odliczenia zostaje ograniczone do 50%. Warto dodać, że prowadzenie kilometrówki może być także konieczne przy wypłacie zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, pracownikom, którzy używają pojazdu prywatnego na potrzeby działalności firmy.

Jak wygląda praktyka z NaviExpert Telematics?

NaviExpert Telematics automatyzuje proces prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdów, zgodnie z przepisami. System zapisuje wszystkie wymagane dane i generuje kompletne raporty jednym kliknięciem. Przebieg pojazdu do celów podatkowych i VAT jest rejestrowany automatycznie w czasie rzeczywistym, a karta przebiegu dostępna w formacie XLSX. Proces generowania kilometrówki w NaviExpert Telematics składa się z dwóch prostych kroków: 1. określenia celu wyjazdu: można go wybrać w aplikacji lub zachować ten z odgórnych ustawień ogólnofirmowych, Fleet Manager poprzez panel kontroluje cele wpisywane w aplikacji przez kierowców; 2. wygenerowania gotowego raportu w Excelu. Dzięki temu ewidencja przebiegu pojazdów jest kompletna i gotowa do przedstawienia urzędowi skarbowemu.

Dostosowanie do rzeczywistych potrzeb

Ewidencja przebiegu pojazdów służbowych może być uciążliwa, gdy należy prowadzić kilometrówkę dla każdego auta z osobna. Jednak z NaviExpert Telematics cały proces jest scentralizowany, a prowadzenia ewidencji pojazdu dokonuje się z poziomu jednego panelu. Ewidencja przebiegu pojazdu dla celów VAT nie musi oznaczać dodatkowych godzin pracy – wszystko odbywa się automatycznie, w tle codziennego zarządzania flotą.

Firmy, które zdecydują się na korzystanie z naszego systemu, mają gwarancję zgodności z art. 23 ust. 7 ustawy o PIT. -ewidencja przebiegu pojazdu musi być prowadzona zgodnie z przepisami i faktycznym stanem rzeczy, co minimalizuje ryzyko problemów przy ewentualnych kontrolach. Co więcej, dane z systemu mogą być wykorzystane do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą – np. do celów analitycznych, planowania kosztów czy oceny efektywności pracowników.

Niezależnie od tego, czy użyczasz pojazdu pracownikowi, czy korzystasz z pojazdu wyłącznie na potrzeby firmy – musisz prowadzić ewidencję, jeśli zależy Ci na odliczaniu pełnego podatku VAT oraz dokumentowaniu wydatku związanego z eksploatacją pojazdu. Z NaviExpert Telematics zyskujesz nie tylko prawidłowo prowadzoną ewidencję przebiegu, ale i narzędzie wspierające zarządzanie całą flotą.