1 minuta czytania
Koniec z bałaganem w dokumentach pojazdu. Właśnie wprowadziliśmy funkcję, która pozwala fleet managerom uporządkować i zarchiwizować wszystkie pliki w jednym miejscu.
System NaviExpert Telematics umożliwia teraz cyfrową archiwizację, porządkowanie oraz łatwy dostęp do dokumentów flotowych. Dzięki temu wszystkie informacje o pojeździe są zawsze pod ręką – bez przeszukiwania segregatorów czy skrzynki mailowej. W sekcji Dokumenty na karcie pojazdu fleet manager może dodawać pliki w formatach PDF, zdjęć oraz arkuszy kalkulacyjnych, przypisując im nazwę, opis oraz odpowiednią kategorię.
Dostępne są predefiniowane kategorie dokumentów:
- Dokumenty finansowe
- Dowody rejestracyjne i dokumenty pojazdu
- Mandaty i szkody
- Polisy i ubezpieczenia
- Przeglądy i badania techniczne
- Regulaminy i procedury
- Serwisy i naprawy
- Wyposażenie i akcesoria
Użytkownik może również tworzyć własne kategorie, edytować lub usuwać istniejące – co pozwala dostosować strukturę dokumentacji do wewnętrznych procesów firmy.
Każdy dodany dokument jest oznaczony nazwą, datą dodania i kategorią. Przy dodawaniu dokumentów można także dodać opis. Repozytorium dokumentów na karcie pojazdu umożliwia ich filtrowanie oraz szybkie wyszukiwanie, co znacząco ułatwia codzienne obowiązki administracyjne i zwiększa przejrzystość zarządzania flotą.
Dzięki cyfrowemu archiwum dokumentów możliwe jest zachowanie porządku, spójności i pełnej identyfikowalności plików związanych z każdym pojazdem. To rozwiązanie oszczędza czas, redukuje ryzyko błędów i wspiera zgodność z wewnętrznymi procedurami firmy.
W kolejnych etapach rozwoju systemu planujemy udostępnić współdzielenie wybranych dokumentów z kierowcami, co jeszcze bardziej usprawni komunikację i obieg informacji w organizacji.
Aby skorzystać z nowej funkcji należy przejść do karty wybranego pojazdu i następnie do sekcji: Dokumenty.
